blog

Tien tips bij het sluiten van logistieke contracten

Home

In een discussie op Logistiek Link met als onderwerp ‘Contracten zonder einddatum, een utopie?’ stelde ik dat iedere samenwerking gebaat is bij heldere en goed vastgelegde afspraken. Dat voorkomt simpelweg misverstanden en gedoe, en draagt bij aan een plezierige samenwerking. Jack van der Veen daagde me uit om dit eens te vertalen in een aantal do’s and don’ts van het contracteren. Die uitdaging heb ik aangenomen en ik presenteer u hier mijn tien tips.

Tien tips bij het sluiten van logistieke contracten

Tien tips bij het sluiten van logistieke contracten:

Tip 1: Zorg voor een goede basis

Diverse belangenorganisaties (o.a. Fenex, SVA, TLN) geven algemene voorwaarden en bijbehorende modelcontracten uit. Deze vormen vaak een prima basis voor het uiteindelijke contract. De verschillende voorwaarden en modellen lijken in veel opzichten op elkaar, maar zijn toch wezenlijk verschillend. Het is verstandig om zorgvuldig na te gaan welke set het beste aansluit bij uw activiteiten en specifieke wensen. Uw organisatie is die van uw buurman immers niet.

Tip 2: Algemene voorwaarden juist toepassen

De keuze voor de juiste algemene voorwaarden is één, maar als u de voorwaarden niet goed van toepassing verklaart of niet goed overlegt, dan heeft u er weinig aan.

Tip 3: Duidelijkheid boven alles

Veel juridische geschillen vinden hun oorsprong in misverstanden en interpretatieverschillen. Een open deur, maar bespreek goed wat u van de ander verwacht en wat hij van u kan verwachten. Als het om belangrijke punten gaat, dan is het verstandig deze in het contract te benoemen. Een mooi voorbeeld vind ik gebrekkige afspraken over palletzendingen. Niet zelden gaat de afzender er zonder meer vanuit dat hij pallets retour zal krijgen, terwijl menig logistiek dienstverlener hier zonder expliciete opdracht en vergoeding geen verantwoordelijkheid voor wil nemen. Dit zijn kostbare misverstanden.

Tip 4: Benoem begin en einde van dienstverlening

Het is lang niet altijd duidelijk wanneer de verantwoordelijkheid van de logistieke dienstverlener aanvangt en wanneer deze eindigt. Hier worden regelmatig rechtszaken over gevoerd. De problemen die ontstaan vloeien voort uit onduidelijkheid. Goede afspraken doen hier wonderen.

Tip 5: Maak afspraken over opzegging

Komt een samenwerking ten einde, dan vergt dit altijd enige aanpassing. Veelal zullen er alternatieve oplossingen moeten worden gezocht of moet de capaciteit worden afgebouwd. Partijen hebben er dus belang bij tijdig te weten waar zij aan toe zijn. Regelt u niets over opzegging, dan is het uitgangspunt dat een contract voor onbepaalde tijd kan worden opgezegd, maar dat er wel een ‘redelijke opzegtermijn’ in acht genomen moet worden. Over die vage norm wordt heel veel geprocedeerd, niet in de laatste plaats vanwege de potentieel hoge schadevergoedingen. De kosten en de onzekerheid die gemoeid zijn met zo’n procedure kunt u besparen met een heldere opzegregeling.

Tip 6: Maak afspraken over automatische verlenging

Gaat u een contract voor bepaalde tijd aan, dan eindigt het in principe door het verstrijken van de einddatum. De praktijk is weerbarstiger en menig samenwerking wordt stilzwijgend voortgezet. Het is verstandig om op te nemen wat er gebeurt als die situatie zich voordoet. Doet u dit niet, dan zal het contract vaak voor onbepaalde tijd voortgezet worden.

Tip 7: Let op jaarlijkse prijsaanpassingen

Het komt regelmatig voor dat samenwerkende partijen jaarlijks over de prijzen onderhandelen, maar verder gewoon op dezelfde voet verder gaan. Het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden oordeelde recent over een dergelijke kwestie: het moest niet worden gezien als een reeks van losse jaarcontracten, maar als een overeenkomst voor onbepaalde tijd. De verlader in kwestie had dus een redelijke opzegtermijn in acht had moeten nemen.

Tip 8: Wees bewust van de invloed van wettelijke regelingen

De rechten en verplichtingen tussen partijen worden niet alleen bepaald door wat zij hebben afgesproken. Hun relatie wordt ook ingekleurd door wetten en verdragen. In hoeverre afgeweken kan worden van de wettelijke bepalingen verschilt per logistieke dienst. Zo is het mogelijk om aansprakelijkheid voor schade tijdens opslag verregaand te beperken, maar dit kan weer niet voor schade tijdens CMR-vervoer.

Tip 9: Zorg dat uw verzekering aansluit op uw contract

Een dienstverlener zal de risico’s die op zijn bordje liggen met een (aansprakelijkheids-)verzekering willen afdekken. In de praktijk zien we regelmatig dat ook risico’s worden verzekerd waarvoor de verzekerde dienstverlener niet aansprakelijk is. Zonde, want dit leidt tot een onnodige hoge premie. Het is dan ook verstandig om goed met uw verzekeringsadviseur af te stemmen of het contract en de verzekering goed op elkaar aansluiten.

Tip 10: Neem een rechtskeuze en forumkeuze op

Met name wanneer de dienstverlening een internationale component heeft is het van belang om een rechtskeuze (bijvoorbeeld Nederlands recht) en een forumkeuze (bijvoorbeeld de rechtbank in uw vestigingsplaats of arbitrage bij Stichting TAMARA) op te nemen in het contract.

Recht continu in beweging

Tot slot merk ik op dat het recht continu in beweging is. Gaat het niet om nieuwe wetten en regels, dan heeft er wel een rechtbank een interessante uitspraak gedaan. Vanaf vandaag zal ik met enige regelmaat een bijdrage schrijven voor Logistiek.nl. Mocht u een interessante juridische vraag of een aansprekend onderwerp hebben, dan kijk ik graag of ik daar eens aandacht aan kan besteden.

Logistiek Link

Lees hier de reacties van Jack van der Veen en Jurgen Kappert in de Logistiek Link discussie ‘Contracten zonder einddatum, een utopie’ en discussieer mee!

Reageer op dit artikel