blog

E-mailterreur: hoe lossen we dat op?

Home

Stel dat u als logistiek manager aan het eind van de dag zou kunnen bepalen hoeveel zinvolle e-mailberichten u kreeg? Zijn dat er vijf of misschien wel tien? Hoe krijgen we voor elkaar? Jan Vieveen wil e-mail op de agenda.

E-mailterreur: hoe lossen we dat op?

Diverse onderzoeken in binnen- en buitenland komen met angstwekkende cijfers over e-mail. Of eigenlijk: elektronische communicatie want de moderne mens (lees: jonge mensen) vinden e-mail te traag en zijn massaal over gestapt op whats-app, MSN, Skype, ..

Gemiddeld besteden mensen twee tot drie uur per dag aan e-mail, komt uit diverse onderzoeken. Als men naar jonge mensen kijkt, is dit vaak nog veel meer. Elektronisch communiceren dient voor hen vaak geen doel, het is een doel op zich. Mijn eigen kinderen konden op vakantie bij iedere gratis hotspot probleemloos een uur heftig tikkend op het scherm bezig zijn om vele honderden berichten uit een onzinnig groepsgesprek weg te werken. En passant wat grappige foto’s te posten die ze kort daarvoor gemaakt hadden.

 

Stel dat u als logistiek manager aan het eind van de dag zou kunnen bepalen hoeveel zinvolle berichten u kreeg? Zijn dat er vijf of misschien wel tien? In hoeveel berichten bent u ingekopieerd, ‘want dan weet u het ook’? Of hoeveel berichten kreeg u van partijen die u eigenlijk helemaal niet wilde hebben en waar u liever nooit meer mail van krijgt? Of nog erger: leuk bedoelde berichten met een foto?

 

In een IT-tijdschrift stond een onderzoek waaruit bleek dat diverse organisaties volgelopen e-mailservers heeft, vooral veroorzaakt door het herhaaldelijk versturen van grote bijlagen (hetzelfde excelsheet kwam vaak voor bij tientallen mensen) of leuke filmpjes of foto’s. Zinvolle berichten namen minder dan 5 procent van de ruimte in.

 

Maak aantal e-mail openbaar

Zet e-mail op de agenda. Het is jammer dat e-mail versturen gratis is, maar u het aantal wel bijsturen. Hoe minder e-mail u zelf verstuurd, des te minder mail u automatisch ontvangt. En hou bijvoorbeeld intern bij hoeveel iedereen ontvangt en verstuurt. Maak dit wekelijks zichtbaar en toon dit aan iedereen. U zult in hele korte tijd zien dat de stroom e-mail indikt tot verstandige proporties. En voor u en uw mensen scheelt dat al gauw meer dan een uur verwerking per dag. Doe dan een uur zinvol werk of ga gewoon eens een uurtje eerder naar huis. Beide alternatieven zullen u vast aanspreken?!

 

 

Een 5-punten-plan om e-mail te verminderen van Arjan Zuidhof:

Stop met het voeren van discussies via de e-mail. E-mail is een soort digitale versie van de papieren brief.  Gooi je gedachtenspinsels voortaan op in bijvoorbeeld een samenwerkingsomgeving die daarvoor bestemd is.


Stuur nooit meer een bijlage via de mail. Gewoon niet doen. Zet het document in 1 van de vele systemen die hier voor zijn (ook in jouw organisatie, heus, zoek uit wat er is. Al is het een gedeelde netwerkschijf) en stuur de link.

Stuur je nog CC’s? Stop er mee. WINST: hoeveel procent van je mail bestaat uit CC? Daar is je winst!

Hou je e-mail kort en stel slechts 1 vraag, aan 1 persoon. Langere e-mails met meerdere vragen gericht aan meerdere mensen lopen een kwadratisch grotere kans te blijven liggen.

Kies het juiste middel voor je boodschap Bellen, Skypen, instant messaging? Of langslopen, je collega zit toch 2 deuren verder.

 

T

Reageer op dit artikel