blog

Weg die ideeënbus! Op naar de Wall of Fame!

Home

Weg die ideeënbus! Op naar de Wall of Fame!
Weg die ideeënbus! Blog van Hessel Visser

Vandaag was ik op bezoek bij een vooraanstaand bedrijf op het gebied van de logistiek. Daar viel me op dat er, in de koffieruimte, een brievenbus aan de muur hing.

Het bleek de ideeënbus te zijn. Er hing een groot instructieformulier bij. Voor de goede orde deel ik met u graag een deel van de inhoud van dit formulier:

 

De procedure?

Ideeën kunnen gedeponeerd worden in de ideeënbus, op het intranet of kunnen ingeleverd worden bij het directiesecretariaat. Wanneer je een idee hebt gedeponeerd ontvang je binnen twee weken een bevestiging van de ontvangst van je idee. In deze brief staat ook de datum aangegeven wanneer je een terugkoppeling op je idee tegemoet kunt zien. Het idee zal beoordeeld worden door het MT en door de leidinggevende van de desbetreffende afdeling en vervolgens teruggekoppeld worden. Wanneer het idee uitgewerkt en uitgevoerd zal gaan worden zal de inzender vanzelfsprekend nauw betrokken worden bij dit traject.

 

Wat levert het op?

Indien je idee geschikt is, wordt dit uitgevoerd en ontvang je een passende beloning.

 

Hoe vaak gebruikt men de ideeënbus?

Door deze informatie werd ik geprikkeld om de betreffende manager te vragen hoe het met de ideeën stond in zijn bedrijf. Hij zei dat het best goed ging, want er waren dit jaar wel dertig ideeën van de vloer gekomen. Daar stond ik wel even van te kijken, want de tekst op de ideeënbus is toch niet zo uitnodigend. Even doorvragend kwam er veel meer duidelijkheid. Via de ideeënbus bleek er het afgelopen jaar helemaal geen enkel idee binnengekomen te zijn. Ja zult u zeggen: met zo’n tekst is dat ook niet zo’n wonder. Op zich heeft u hier helemaal het gelijk aan uw zijde. De vraag is echter: is een ideeënbus nog iets van deze tijd?

 

Waarom is de ideeënbus geen goed idee?

Het gebruik van de ideeënbus stamt nog uit de tijd dat het top down denken in was. De afstand tussen de leidinggevenden was zodanig dat de medewerkers nauwelijks direct durfden te communiceren. De ideeënbus zou derhalve drempelverlagend zijn. Maar wat bleek: deze uitvinding had bij de meeste instellingen juist het tegenovergestelde effect. Het idee moest eerst langs allerlei afdelingen. Dan kwamen daar nog eens de nodige managers aan te pas. Tenslotte was de beloning vaak een lot uit de loterij, die vaak veel te laat werd uitgekeerd. Daarnaast waren er dan ook nog de verliezers. Van wie kwam het idee eigenlijk? Daar werd ook vaak over geruzied. Per saldo kwam het er op neer dat de ideeënbus vaker problemen dan verbeteringen opleverde. Wat demotiverend! Slopen dus die handel!

 

Hoe krijgen we die ideeën dan boven tafel?

Om ideeën boven tafel te krijgen moet er een sfeer zijn waarbij de motivatie van medewerkers voorop staat. Uit gemotiveerde medewerkers komen vanzelf goede ideeën als er maar alert op gereageerd wordt. Door actief beleid kan daar veel aan gedaan worden. Bij een ander bedrijf was de volgende ladder van autonomie te vinden:

1. Op opdrachten wachten

2. Om opdrachten vragen

3. Voorstellen, overleggen en dan doen

4. Doen en dan informeren

5. Meer doen dan verwacht

 

Dat wil zeggen dat de medewerkers wordt geleerd dat ze van stap 1 naar stap 5 kunnen en zelfs moeten groeien om bij het bedrijf te blijven passen. De baas die dicteert is daarbij verleden tijd. De baas verandert meer in een coach die motiveert en stimuleert. Dan hoeft de baas ook geen branden meer te blussen en zal de medewerker zich verantwoordelijk voelen om ideeën aan te dragen en uit te voeren. Dit alles verhoogt weer de span of control en maakt het mogelijk met minder lagen in de organisatie te werken. Zo komen ideeën weer sneller in de top en wordt het steeds beter.

 

Maar krijgen we het dan allemaal gedaan?

Om meer dan gemotiveerde ideeën te krijgen zullen we actieve betrokkenheid van het management moeten realiseren. Al eerder heb ik het idee van terug naar de werkvloer aan de orde gesteld. Daarnaast moeten we de ideeën in de schijnwerpers zetten. Verbeterprocessen dienen zichtbaar gemaakt te worden voor collega’s en anderen. De directiekamer moet open staan en er dient een luisterend oor te zijn. In het beoordelingsgesprek dienen medewerkers ook beoordeeld te worden op de ladder van de autonomie.

 

Wall of fame

Een goed idee dat ik zag,  is om de gerealiseerde verbeterprocessen te showen door  het bouwen van een ‘Wall of Fame’. Dat houdt in dat de verbeteringen getoond worden op bijvoorbeeld een muur door de oude situatie te vergelijken met de nieuwe. Dat kan gelardeerd worden met ‘facts, figures and fun’. Zo bouw je niet alleen een blijvende herinnering op, maar ook een uitnodiging aan anderen uit de organisatie. Dat kan de inspiratiebron vormen voor andere ideeën die bij andere afdelingen gerealiseerd kunnen worden. Moge het zo werken als een sneeuwbaleffect. En denk er vooral aan om deze victorie te vieren. Mijn vraag aan u tenslotte is: wat voor tips heeft u om het ideeën genereren en echt realiseren verbeterprocessen nog werkbaarder te maken.

Reageer op dit artikel