blog

Eindejaarssurprise: Cycle Counting

Home

Eindejaarssurprise: Cycle Counting
Cycle Counting

Kerst, sinterklaas, het eind van het jaar is de tijd van surprises. Maar natuurlijk is het niet de bedoeling dat ook de eindejaarstelling van de voorraden surprises opleveren. Toch gebeurt dat bij veel bedrijven. Bij de telling duiken elk jaar weer allerlei artikelen op die eerder zoek waren. Dat kan natuurlijk ook anders.

 

Het is weer zover: het jaar moet financieel worden afgesloten, dus het is tijd voor de magazijntelling. In veel dc’s gebeurt dat tussen kerst en nieuwjaar. Er wordt dan een paar dagen niets uitgeleverd en het magazijn is als het ware gesloten.

 

Zo ook bij een groothandel in prullaria. Het is een bedrijf met een sterk seizoenspatroon: in de aanloopmaanden naar de feest- en cadeaudagen verdubbelt de omzet, waarna het halverwege december weer rustig wordt. Tussen kerst en oud en nieuw is het zelfs zo stil dat het magazijn gerust twee dagen dicht kan voor de grote telling. En elk jaar is het hetzelfde liedje. Altijd weer duiken er talloze ‘zoekgeraakte’ artikelen op. Het zijn de goederen waarvoor eerder klantenorders zijn geannuleerd omdat ze onvindbaar waren. Na de kerst hoeven ze natuurlijk niet meer te worden uitgeleverd, want de klanten zijn inmiddels voorzien. En volgend jaar is de mode anders, dus verkoopacties hebben ook geen zin meer. Het gevolg: veel van de ‘bovengekomen’ artikelen worden weggegooid en afgeschreven als incourant.

Eigenlijk is deze situatie op deze manier bijna onvermijdelijk. De fouten worden als het ware een jaar lang opgebouwd. Vergissingen bij de ontvangstcontrole, de inslag of de uitlevering leiden ertoe dat de administratieve voorraad gaat afwijken van wat er fysiek ligt. Als er dan geen continue hertelling of controle van de voorraad plaatsvindt, ontstaan er cumulerende afwijkingen.

Aan de andere kant is het natuurlijk niet voor niets dat de voorraadtelling overal juist aan het eind van het jaar plaatsvindt. Ten eerste moet dan bekend zijn hoeveel er in het magazijn ligt, zodat de waarde kan worden opgenomen op de balans. Ten tweede is het tellen van de voorraad geen sinecure. Tijdens de telling mogen er namelijk geen bewegingen plaatsvinden. Maar om nu het magazijn tussendoor een paar dagen te sluiten, is meestal geen optie. Er is vaak maar één moment waarop dit wel kan: tussen kerst en nieuwjaar.

Toch kan het anders. Er is ontheffing mogelijk van de plicht het magazijn jaarlijks volledig te hertellen. Wat men daarvoor nodig heeft, zijn een betrouwbare voorraadregistratie en een ‘Cyclecounting plan’. Dit houdt in dat er een plan is om gedurende het hele jaar op rustige momenten alle artikelen en alle locaties op een eenvoudige manier te tellen. Er zijn verscheidene betrouwbare voorraadregistratiesystemen die men daarvoor kan inzetten, zoals warehouse management systemen met radio frequency terminals.

Het pluspunt van dergelijke systemen is dat de grote jaarlijkse telling niet meer nodig is. Nog belangrijker is echter dat de voorraadbetrouwbaarheid beter is. Hierdoor hoeft men tijdens een periode van topdrukte geen onterechte nee’s te verkopen. Daarnaast kan men – met tussentijdse verkoopacties – beter bijsturen op artikelen waarvan de voorraden te groot zijn. Driedubbel voordeel dus: geen grote eindejaarstelling; tevreden klanten en lagere kosten omdat er minder voorraad hoeft te worden afgeschreven als incourant. Kortom, met een goed voorraadsysteem geen vervelende surprises.

Reageer op dit artikel