nieuws

Meeste bedrijven aan de slag met digitalisering douaneprocessen

Distributie 655

Een meerderheid van de bedrijven is van plan om zijn douaneprocessen te digitaliseren of heeft alvast de eerste stappen daartoe gezet. Een gebrek aan expertise, financiële middelen en steun van het management zorgt echter voor vertraging.

Meeste bedrijven aan de slag met digitalisering douaneprocessen

Dat blijkt uit het jaarlijkse onderzoek van softwarebedrijf AEB in samenwerking met de Duale Hochschule Baden-Württemberg (DHBW) in Stuttgart. Meer dan 35 procent van de 435 respondenten (435) meldt dat zijn bedrijf tenminste één digitaliseringsproject op het gebied van douaneprocessen heeft uitgevoerd. Bijna net zo veel bedrijven heeft zo’n project in de planning of inmiddels opgestart.

Digitalisering heeft prioriteit

Een derde van de respondenten geeft aan dat digitalisering van douaneprocessen een hoge prioriteit heeft binnen het bedrijf. Dat is veel gezien het feit dat douaneafdelingen vaak klein zijn en om de schaarse middelen moeten strijden met grote afdelingen zoals inkoop, verkoop of productie. “Onze aanname is dat de media-aandacht over het groeiende aantal handelsconflicten de interesse van het management in digitalisering van douaneprocessen een flinke impuls heeft gegeven. Bedrijven hebben efficiënte, gestandaardiseerde processen nodig om tijd vrij te maken voor hun douanespecialisten. Die hebben die extra tijd nodig om problemen op te lossen en aan strategisch belangrijke opdrachten te werken”, zegt dr. Dirk Hartel, hoogleraar logistiek en supply chain management aan de DHBW en coauteur van dit onderzoeksrapport.

De ondervraagden zien de centralisatie van douane management als het belangrijkste voordeel van digitalisering (61 procent). Zij noemen centrale archivering (49 procent) en verbeterde IT-communicatie met douaneautoriteiten (43 procent) als andere resultaten. De respondenten hechten in het bijzonder veel waarde aan digitalisering op terreinen als ‘exportmanagement’, ‘exportcontroles’ en ‘oorsprong & preferenties’.

Als douaneprocessen niet worden gedigitaliseerd, groeit de douaneafdeling uit tot een groot bottleneck

Minder personeelskosten

Een meerderheid van de ondervraagden verwacht dat de personeelskosten van de douaneafdeling dalen als resultaat van digitalisering. Maar liefst 73 procent rekent op een kostendaling van meer dan tien procent. Slechts 7 procent van de bedrijven is daadwerkelijk van plan om de komende drie jaar te snijden in het personeelsbestand van hun douaneafdeling. De reden voor dit opvallend lage cijfer is het tekort aan gekwalificeerd personeel. “Bedrijven zoeken naar efficiënte middelen om de grote werklast met de huidige bezetting beter af te handelen, niet zozeer om daadwerkelijk de douaneafdeling in te krimpen. De capaciteit van bedrijven is alleen schaalbaar met een digitale strategie. Als douaneprocessen niet worden gedigitaliseerd, groeit de douaneafdeling uit tot een groot bottleneck”, verklaart dr. Ulrich Lison, lid van de raad van bestuur van AEB en eveneens coauteur van het onderzoeksrapport.

Obstakels

Digitalisering van douaneprocessen stuit op veel obstakels binnen bedrijven. Van alle ondervraagden klaagt 36 procent over een gebrek aan expertise op het gebied van digitalisering, 35 procent over het gebrek aan steun van het management en 33 procent over het gebrek aan middelen. Ondanks al deze obstakels overheerst optimisme: 7 procent vindt dat zijn bedrijf erg goed is voorbereid op toekomstige uitdagingen op het gebied van digitalisering, 62 procent beschouwt zijn bedrijf als redelijk goed voorbereid. Hooguit 10 procent van de bedrijven kan worden geschaard in de categorie van digitale experts. Nog eens 33 procent behoort tot de categorie gevorderden, terwijl 36 procent in ieder geval enige ervaring met digitalisering heeft opgedaan (‘beginners’). 21 procent heeft nog geen enkele ervaring.

“Bedrijven moeten snel en simpel aan de slag om ervaring op te doen. Ze moeten zich in eerste instantie focussen op eenvoudige, kleine projecten die snel resultaat opleveren – denk aan automatisering van exportmanagement of een dashboard met data over internationale handel”, adviseert Lison. Een betere IT-integratie met douaneagenten is ook zo’n project. Van de deelnemende bedrijven vertrouwt 27 procent grotendeels of geheel op douaneagenten. Van deze bedrijven gebruikt 63 procent email of telefoon voor communicatie met douaneagenten. Niet meer dan 26 procent beschikt over een IT-interface voor gestructureerde data-uitwisseling. “Geïntegreerde communicatie tussen IT-systemen is een basisvoorwaarde. Anders leidt uitbesteding alleen maar tot meer werk als gevolg van overbodige handelingen en potentiële misverstanden. Dat resulteert uiteindelijk in een hogere total cost of ownership”, waarschuwt Hartel.

Download hier het volledige onderzoek Clear the track for Digital Customs Management

Lees ook: Venlo biedt douane declaranten opleiding met baangarantie

 

 

 

 

Reageer op dit artikel