blog

Het belang van een goede onderbouwing btw-nultarief

Distributie

Het belang van een goede onderbouwing btw-nultarief

Ondernemers weten vaak niet dat zij zelf verantwoordelijk zijn voor een goede onderbouwing van het btw-nultarief. Bedrijven moeten kunnen aantonen dat goederen het land uit zijn. In dit artikel van Pieter Tra en Harmke Monster de ins en outs.

Een adequate onderbouwing van het btw-nultarief is bij grensoverschrijdende leveringen van groot belang. De Belastingdienst kan bij onvoldoende onderbouwing 19% Nederlandse btw naheffen en tevens boetes opleggen. Wat ondernemers vaak niet weten is dat zij zelf verantwoordelijk zijn voor een goede onderbouwing van dit btw-nultarief. Dit houdt in dat ondernemers moeten kunnen aantonen dat de goederen daadwerkelijk Nederland hebben verlaten in het kader van een levering aan een ondernemer.

Transportbedrijven spelen hierin een belangrijke rol omdat zij over de transportdocumenten beschikken waarmee de vervoersbeweging naar een ander land kan worden aangetoond. Deze benodigde documenten voor toepassing van het btw-nultarief bij grensoverschrijdende leveringen zullen hieronder besproken worden.

Uitvoer naar land buiten Europese Unie

Als een ondernemer goederen verkoopt en deze naar een land buiten de EU worden vervoerd, dan is de levering in beginsel onderworpen aan het btw-nultarief. De ondernemer moet echter ter onderbouwing van het nultarief aantonen dat de goederen daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Een zogeheten ‘confirmation of exit’ is in dit kader een uiterst belangrijk document; hiermee kan namelijk worden aangetoond dat goederen daadwerkelijk de EU hebben verlaten. Indien een ondernemer niet over een ‘confirmation of exit’ beschikt, dan kan ook met een combinatie van alternatieve bewijsstukken de uitvoer worden aangetoond. Dit kan bijvoorbeeld met vrachtbrieven, facturen van vervoersondernemers, invoerbewijzen van het land van bestemming, correspondentie met buitenlandse afnemers, certificaten van uitvoer en afgegeven documenten. Een ondernemer heeft echter vooraf geen zekerheid dat de Belastingdienst op basis van deze bewijsstukken zal instemmen met een toepassing van het btw-nultarief.

Intracommunautaire levering binnen de Europese Unie

Indien goederen naar een ander EU-land worden getransporteerd, is er sprake van een intracommunautaire levering. Voorwaarde voor toepassing van het btw-nultarief in deze situatie is dat de leverancier het vervoer van de goederen naar een ondernemer in een ander EU-land aantoont aan de hand van zogeheten ‘boeken en bescheiden’. Het ondernemerschap van de afnemer kan in beginsel worden aangetoond aan de hand van een (geldig) btw-identificatienummer.

De Nederlandse Hoge Raad heeft bepaald dat een leverancier in elk geval voldoet aan de bewijslast voor vervoer indien de volgende bescheiden in zijn administratie aanwezig zijn: kopie van de factuur die op de transactie betrekking heeft, cmr-vrachtbrief, pakbonnen, betalingsbewijs, kopiefactuur waarop voor ontvangst is getekend en een verklaring van de vervoerder. Bij het verzamelen van bescheiden is het van belang dat een ondernemer alle commerciële bescheiden die het grensoverschrijdende karakter van de levering ondersteunen bewaart en dat hij nagaat of de combinatie van de beschikbare bewijsstukken de toepassing van een btw-nultarief rechtvaardigt. Op basis van de Nederlandse btw-wetgeving dient de leverancier over een geldig btw-identificatienummer van zijn afnemer te beschikken om het btw-nultarief toe te kunnen passen.

De geldigheid van een btw-identificatienummer kan worden gecontroleerd op de site van de Europese Commissie. Europese jurisprudentie biedt echter de mogelijkheid om bij het ontbreken van een btw-identificatienummer van de afnemer onder bepaalde voorwaarden tóch het btw-nultarief toe te passen. Dan moet het ondernemerschap van de afnemer op een andere wijze worden aangetoond.

Aanvullende bewijsplicht in Duitsland

Tot op heden was het voor toepassing van het btw-nultarief op intracommunautaire leveringen vanuit Duitsland voldoende dat een schriftelijk bewijs van de ingeschakelde vervoerder kon worden overgelegd, waarin deze aangaf de goederen naar het buitenland te hebben vervoerd. Per 1 januari 2012 is in Duitsland echter dwingend voorgeschreven dat voor toepassing van het btw-nultarief bij intracommunautaire leveringen bewijs wordt geleverd dat de goederen daadwerkelijk in het andere EU land zijn aangekomen. Dit houdt in dat de afnemer in het land van aankomst de leverancier schriftelijk bevestigt dat de goederen hem bereikt hebben en wanneer.

Gebreken in stukken kunnen leiden tot naheffing van Duitse btw bij de leverancier. Indien de gebreken zijn toe te rekenen aan door de vervoerder gehanteerde foutieve verklaringen, dan kan de ontstane (btw-) schade mogelijk ook op deze vervoerder worden verhaald. Nederland stelt het hebben van een dergelijke verklaring niet als voorwaarde voor de toepasbaarheid van het btw nultarief bij intracommunautaire leveringen. Nederlandse afnemers en vervoerders kunnen echter wel met deze Duitse verplichting te maken krijgen indien zij zaken doen met Duitse ondernemers.

Afhaaltransacties

Als goederen ‘af fabriek’ of ‘af magazijn’ worden geleverd aan een EU-ondernemer, dan is het voor de Nederlandse leverancier lastig om te bewijzen dat de goederen daadwerkelijk naar een ander EU-land zijn vervoerd. In beginsel is op deze leveringen dan ook het algemene 19% btw-tarief van toepassing. In Nederland is echter goedgekeurd dat het btw-nultarief tóch mag worden aangepast, indien sprake is van een vaste afnemer die de goederen bij een Nederlandse leverancier afhaalt. De leverancier mag dan voor de toepassing van het btw-nultarief – naast de commercieel gebruikelijke bewijsstukken – volstaan met een zogeheten (ondertekende) afhaal- of vervoersverklaring.

Zeven jaar bewaren

Als internationaal opererende ondernemer is het van groot belang zorgvuldig te handelen om zo naheffingsaanslagen en boetes te voorkomen. Zorg ervoor dat u uw administratie op orde heeft en alle bewijsstukken ter onderbouwing van het btw-nultarief bij grensoverschrijdende goederentransacties gedurende tenminste zeven jaren bewaart.

 

Lees ook

Buitenlandse werknemers: zes wijzigingen 30-procent-regeling(Dossier, 12 mrt 2012)

Denkt u aan uw buitenlandse dieselaccijns?(Dossier, 25 jan 2012)

Reageer op dit artikel