blog

Verslik u niet in uw gegevens

Distributie

Het merendeel van ICT-beheerders heeft behoorlijke problemen om de opslag van data binnen de perken te houden, bleek uit recent onderzoek bij 1.000 bedrijven. Van alle data bestaat 95 procent uit ‘losse’ data in e-mails, Word, Excel, PDF etcetera. Slechts 5 procent van de data is gestructureerd in (meestal) databases en dat bleken voornamelijk transport management data en administraties.

Verslik u niet in uw gegevens
logistiek data

Als u dit goed op zich in laat werken, betekent het dat er 20 maal zoveel ongestructureerde data rondzwerft, meestal persoonlijk. U zult het wel kennen: de medewerker die vertrekt en een reeks mappen achterlaat die zo omvangrijk en complex zijn dat niemand er iets in kan vinden. En net als dat belangrijke document noodzakelijk is, is het niet te vinden.

     

Bovendien lopen schijven vol, met alle vervelende problemen van dien. Schijfruimte is niet duur, maar veel schijfruimte wordt complex en dus wel kostbaar. Opslag op lokale harde schijven is een alternatief, maar bij een crash betekent het vaak verlies van data. Laptops die gestolen worden met lokale data zijn eveneens niet zelden een bron van dataverlies, los van het verlies van belangrijke bedrijfsgegevens.

    

Wat is hier nu aan te doen?

  

  1. Stel richtlijnen op over het opslaan van data.
  2. Maak een centraal systeem met mappen waar iedereen de weg in kan vinden
  3. Stuur nooit files via de e-mail, maar stuur een link waar de data staat. Dat scheelt onnodige verspreiding van kopieën via de mail en volle postbussen.
  4. Nog beter: koop een eenvoudig content management programma waarin de mappen aangemaakt worden en ook rechten beheerd kunnen worden (geen rechten, alleen lezen of lezen en schrijven). In zo’n programma worden vaak ook oude versies bijgehouden en wordt bijgehouden wie welke wijzigingen heeft doorgevoerd. Tip: er zijn complexe systemen te koop maar ook relatief eenvoudige die u zelf kunt onderhouden. Veel goedkoper en het scheelt u veel kostbare ondersteuning en irritaties.
  5. Laat uw beheerder met een klein programma de opslagruimte analyseren: hoeveel data heeft iedereen nodig, waarvoor en welke files zijn dubbel? Dat ruimt vaak al flink op. 
  6. Voorkom eilanden: mensen die een afdeling op zichzelf zijn. Iedereen moet weten waar wat staat, zodat ook tijdens ziekte of vakantie de documenten goed te vinden zijn.

 

Bovenstaande punten lijken erg simpel, maar in de praktijk kunt u er een serieus project van maken. Doe het stap voor stap en groei hier langzaam in. Het kopen van een duur en complex beheerssysteem is vaak een stap te ver en een grote en kostbare mislukking. U kunt er beter stap voor stap naar toe groeien.

   

Hoe zijn uw data opgeslagen? Of heeft u goede aanvullende tips?

Reageer op dit artikel