blog

Verander uw logistieke operatie met een TMS

Distributie

Veel organisaties brengen hun kosten terug door de inzet van een Transport Management Systeem (TMS). Volgens Jan Heijblom, director sales bij RedPrairie, zorgt zo’n systeem niet alleen voor meer efficiency, maar kan het ook bijdragen aan een betere klantenservice.

Het vervoeren van producten is kostbaar. De Council of Supply Chain Management Professionals heeft vastgesteld dat in 2008 de transportkosten 4,7 procent van de omzet opslokten. De totale logistieke kosten, inclusief voorraadbeheer, warehousing, administratie en klantenservice, kwamen bij een gemiddelde onderneming uit op 9,3 procent van de omzet. Met deze hoge kosten is het voor logistiek en supply chain managers zaak de kosten zo laag mogelijk te houden en daarbij nog steeds aan de verwachtingen van de klant te voldoen. Geen wonder dat volgens AMR Research investeringen in Transport Management Systemen de komende vijf jaar met maar liefst 26 procent zullen toenemen.

  

Of het nu gaat om het plannen van complexe wereldwijde leveringen of alleen het bedienen van een lokale markt, een TMS speelt in op elke behoefte op het gebied van transportbeheer. Een gecoördineerde aanpak van inkoop, vrachtplanning, consolidatie, carrierselectie, routeoptimalisatie, vrachtafhandeling en samenwerking zorgt voor lagere kosten en betere service. Zo wist een van onze klanten na implementatie van een TMS 75 procent van alle activiteiten zonder menselijke tussenkomst af te handelen. Deze klant kreeg meer grip op de 430 tot 470 dagelijkse intramodale vrachten naar verschillende locaties. De klantenservice verbeterde doordat de tijdige aflevering uitkwam op 99 procent en ook just-in-time levering binnen handbereik kwam.

 

Het optimale plan

Overigens begint het behalen van de grootste waarde van een TMS lang voordat een vrachtwagen wordt geladen. De eerste stap is namelijk het realiseren van de beste prijs voor de vervoervariant op basis van een gestructureerd inkoopproces. Truckload (TL), less-than-truckload (LTL) en zeevervoer zijn in verschillende transportscenario’s te modelleren, zodat voor elke variant de beste carrieroptie te kiezen is. Een TMS kiest de optimale carrier op basis van tarief, modus, vooraf geboekte capaciteit, leveringsbeperkingen et cetera.

 

Bij het creëren van het optimale plan kan rekening worden gehouden met het maximaliseren van de inzet van de eigen of speciaal toegewezen vervoermiddelen. Op basis van geconsolideerde routing kunnen er bij de planning zowel inkomende als uitgaande vrachten worden meegenomen, zodat het aantal ‘lege’ kilometers tot een minimum wordt beperkt. Bij ongebruikte capaciteit kan er meteen worden vastgesteld of het verstandig is om te wachten op meer vracht, of dat transport direct nodig is om een leveringsafspraak na te komen.

   

Een TMS kan ook bepalen of het verstandig is om vracht in ‘pools’ op te slaan, of dat het gebruik van een externe carrier nodig is om aan contractafspraken te voldoen. Verder is grensoverschrijdend transport automatisch op te nemen in de routeplanning, waarbij het systeem alle noodzakelijke documenten vooraf print.

 

Efficiency en inzicht tot in de ‘last mile’ zijn minstens zo belangrijk. Daarom is het nodig om de planning en executie voor vervoer over lange afstanden te combineren met lokale transportbewegingen. Met fleet management zijn de dagelijkse routes van eigen vrachtwagens en die van derden te optimaliseren. Daarnaast zorgen load balancing en stop assignments voor een efficiënt gebruik van de beschikbare capaciteit. Daardoor zijn meer klanten per dag te bedienen en kan het aantal actieve vrachtwagens gereduceerd worden. Actuele prestaties zijn te monitoren met GPS of andere ingebouwde monitoringapparatuur om zo een optimale controle te hebben.

 

Coördinatie met partners

Het internet biedt een ideaal platform voor communicatie tussen partijen. Daarbij kan een portal vervoerders, leveranciers, carriers, klanten en locaties onderling verbinden. Via een portal kunnen vrachten worden aangeboden en geaccepteerd, is tracking en tracing van vrachten mogelijk, tijden worden afgesproken voor de levering en de afleveringsbevestigingen worden verkregen.

 

Voor verkopers en leveranciers ondersteunt een portal de aanvragen voor inbound routes voor douaneartikelen en door de verkoper vooraf betaalde inbounds. Retaildistributiecentra kunnen een TMS inzetten voor het roosteren van leveringsafspraken met leveranciers en het oplossen van bottlenecks bij de goederenontvangst. Winkels kunnen voorraden met elkaar uitwisselen en retouren afhandelen. Met behulp van event management is het mogelijk om gebruikers of klanten te waarschuwen voor verstoringen en zijn, indien nodig, alternatieve plannen te maken.

 

Betalingen

Wanneer een vracht is afgeleverd, kan een TMS ervoor zorgen dat de financiële afhandeling geautomatiseerd plaatsvindt door ‘match-and-pay’ of zelffacturering. Bij ‘match-and-pay’ vergelijkt het systeem facturen met afleveringen. Wanneer deze overeenkomen, volgt betaling of komt er een melding voor verder onderzoek. Bij zelffacturering is betaling mogelijk op basis van leveringsdossiers waarbij een carrierfactuur niet nodig is. Beide benaderingen besparen tijd en kosten, en garaderen een juiste betaling. Ook zijn rapportages te genereren over rendabele en onrendabele klanten.

 

Hoe is een TMS te implementeren?

De functionele reikwijdte van een TMS mag dan erg complex zijn, dat geldt beslist niet voor de implementatie. Deze systemen zijn beschikbaar als volledig geïntegreerde totaaloplossingen of in componenten die los inzetbaar zijn. Het is mogelijk om een TMS op locatie te hosten of als Software-as-a-Service af te nemen. In welke sector een bedrijf ook actief is, er is altijd een passend TMS te vinden, dat de logistieke kosten kan verlagen en tegelijkertijd een betere klantenservice biedt.

Reageer op dit artikel