blog

De theorie en de weerbarstige praktijk

Distributie

Er wordt vaak veel geld uitgegeven voor ritplanningsoftware waar in de praktijk lang niet alle mogelijkheden van benut worden of soms zelfs helemaal onbenut blijft. Hoe komt dat toch?

Het komt nog steeds voor, distributieritten samenstellen door eindeloos afleverbonnen en/of vrachtbrieven op de juiste volgorde leggen en vervolgens er mee de loods in om de wagen te gaan laden aan de hand van het stapeltje bonnen.  Dan zijn er nog de handige planners die de postcodekaart goed in het hoofd hebben en met behulp van een spreadsheet het al wat gemakkelijker maken en inmiddels hebben er ook aardig wat ontdekt dat je met een relatief goedkope routeplanning (of gratis van internet geplukt) de ritvolgorde snel op efficiency kunt beoordelen.

 

Kiezen

Maar inmiddels is er al aardig wat keuzemogelijk op het gebied van de professionele ritplanningsoftware waar met wisselend genoegen en succes mee gewerkt wordt. Ik stel met nadruk wisselend genoegen en succes.  De bedrijven die zich goed georiënteerd hebben en laten voorlichten, hun mensen die er mee moeten gaan werken betrokken hebben bij de keuze en voldoende praktijkgerichte begeleiding bij de implementatie kregen zijn over het algemeen tevreden gebruikers die niet meer terug naar de oude werkwijze zouden willen.

 

De moeilijkheid zit bij de bedrijven die wel tienduizenden Euro’s uitgaven aan zo’n mooi stuk software maar onvoldoende tijd en geld vrijmaakten voor de implementatie.  In de afgelopen paar jaar ben ik bij meerdere bedrijven (logistiek dienstverleners en eigen vervoerders) geconfronteerd met planners die veronderstelden dat ze door dat systeem overbodig zouden worden, een gebrekkige interface met het TMS of een onvolledige input van de ladinggegevens. Maar het grootste euvel was de intensiteit van de begeleiding van de mensen die er mee moesten gaan werken. Dat was vaak niet eens aan de leverancier van het pakket te wijten, er was toch duidelijk een x aantal uren voor in de overeenkomst opgenomen.

 

Theorie en praktijk

Maar de theorie sloot niet aan op de praktijk. De consultant van de softwareleverancier kende het product van haver tot gort en wilde er graag alles over vertellen en het voordoen. En naast hem zat de door de wol geverfde planner, nog niet doordrongen van de noodzaak van al dit nieuws, constaterend dat die consultant er niets van snapte hoe moeilijk het in "zijn" afdeling wel niet was met al die veeleisende klanten. Intussen ging de waan van alledag ook nog door, de telefoon rinkelde onophoudelijk en er moest nog begonnen worden met de planning voor morgen! En de leverancier? Was z’n afspraken nagekomen, netjes het aantal afgesproken uren er aan besteed en ging.  Beetje herkenbaar?

 

Moraal van het verhaal

Bezint eer ge begint. Voer intern overleg net zolang tot consensus bereikt is dat die investering voor iedereen beter is en verplaats degenen die echt niet willen naar een beter passende functie. Zorg voor een nulmeting, gemiddeld aantal huidige kilometers/uren per vervoerde pallet/m3/ton of drop/collectie. Zorg dat er bij de implementatie minimaal twee mensen beschikbaar zijn die al redelijk goed op de hoogte zijn van de mogelijkheden van het nieuwe planningpakket, maar die ook de mores van het bedrijf goed kennen. Probeer met de leverancier keiharde afspraken te maken m.b.t. te bereiken resultaat in kilometer/uren besparing en spreek af dat hij niet eerder van het toneel verdwijnt dan dat de betrokkenen aangeven voldoende geïnformeerd te zijn en zich capabel achten om er goed werk mee te kunnen verrichten.

Reageer op dit artikel