artikel

Implementatie van TAS-TMS brengt Tielbeke rust en stabiliteit

Distributie Premium

Implementatie van TAS-TMS brengt Tielbeke rust en stabiliteit

Tielbeke in Lemelerveld implementeerde TAS-TMS van Transwide, voorheen bekend als TAS, een op de logistiek dienstverlener toegesneden Transport Management Systeem. De implementatie is onderdeel van een hele reeks aan IT-oplossingen. De keuze voor TAS-TMS was geen snelle beslissing, wel een goed doortimmerde.

– tekst komt van de leverancier –

“Het feit dat we hier zowel transport- als distributieactiviteiten uitvoeren, waarbij het kunnen verwerken van grote aantallen zendingen belangrijk is, leidde ons naar Transwide”, vertelt sales manager Hessel Jonkman.

 

Tielbeke had met de reeks implementaties een duidelijk doel voor ogen. De logistiek dienstverlener wilde een basis leggen voor de komende jaren, een platform waarmee het efficiënter dan de concurrentie zou kunnen inspelen op klantvragen. Vandaar ook de keuze voor TAS-TMS, waarmee het op detailniveau zowel de transport- als de distributiewerkzaamheden kan afhandelen. En eigenlijk voldeed het oude systeem volgens Jonkman ook behoorlijk bij het bedienen van de beide typen  goederenstromen. “Maar de opeenstapeling van functionaliteiten, zorgde uiteindelijk voor een te complex systeem. Het werd steeds lastiger om te zien welke functionaliteiten we nog wel en niet meer gebruikten. Het was tijd voor de selectie van een nieuw TMS-pakket.”

Bedienen van transport én distributie
De zoektocht naar een nieuwe transport management oplossing werd serieus opgezet. “Met een brede projectgroep wilden we direct draagkracht creëren voor de nieuwe software. Het selectieteam bestond uit vijftien mensen, het TMS is immers het hart van onze organisatie, het systeem waar alles op draait”, aldus Jonkman. Enerzijds ging Tielbeke op zoek naar een standaardpakket, anderzijds moest dit dus kunnen inspelen op het bedienen van zowel transport als distributie. “Dat zijn echt twee hele verschillende zaken. Bij de meeste leveranciers zagen we niet de gewenste mogelijkheid tot het indelen in trajecten dan wel ritten van zendingen. En daarbij zijn de meeste TMS-pakketten niet gericht op de aantallen zendingen die wij verwerken. Dat zijn er tot 2.500 per dag.”

Communicatie tussen TMS en boordcomputers
Toen het aankwam op het maken van een leverancierskeuze, gingen de voorkeursstemmen van de operationele werknemers van de logistiek dienstverlener uit Lemelerveld naar Transwide TAS -TMS. “Met name de grafische weergave en de functionaliteiten gaven de doorslag.” In de zomer van 2009 werd de knoop doorgehakt en sloot Tielbeke de implementatiedeal. Kort daarna sloot het bedrijf ook een overeenkomst met boordcomputerleverancier Transics om zich ervan te verzekeren dat de communicatie tussen beide oplossingen optimaal zou verlopen. Alle 150 auto’s van het bedrijf zijn voorzien van nieuwe boordcomputers die een koppeling hebben met het TMS. “We hebben bij collega vervoerders te vaak de communicatie tussen systemen mis zien gaan, dat wilden we graag voorkomen.”

Grondige voorbereiding met beschrijving procedures Tielbeke
De implementatie van het TMS verliep soepel, mede dankzij de gekozen opzet van Tielbeke met de brede projectgroep. Anderzijds was de samenwerking met het implementatieteam ook prima. Maar de basis voor de succesvolle uitrol lag volgens Jonkman toch vooral in de grondige voorbereiding. Daarbij werden alle procedures van de onderneming beschreven die direct en indirect raakvlakken hadden met transport management. “We hebben tijdens de implementatie continu getest en daardoor hadden we al voor de livegang een goed beeld van het pakket. De livegang zelf was daardoor een stuk minder spannend dan vaak wel het geval is. Uiteraard moesten onze mensen er wel een beetje aan wennen, maar hectisch is het nooit geworden die eerste dagen en dat was best prettig.” 

Logische koppelingen met andere bedrijfsoplossingen
De introductie van het Transwide TAS-TMS maakte deel uit van een brede IT-transformatie bij Tielbeke, een waarbij de onderneming zoveel mogelijk oplossingen op een logische manier aan elkaar wilde koppelen. Het maakte de orderinvoer eenvoudiger, stapte over op barcodescanning, het werkt toe naar een nieuwe webportal. De voordelen hiervan zijn duidelijk; het levert een betere integratie op van de beschikbare systemen. Maar de koppeling van oplossingen vereiste wel de aanleg van de nodige interfaces. Zo werden er onder andere koppelingen aangebracht tussen TAS -TMS en de boordcomputers, met het planpakket, met Office-programma’s en met de salarisoplossing voor de chauffeurs. Ook werd er een link gelegd tussen TAS-TMS en de scanoplossing voor afleverbevestigingen.  “Het leggen van al deze koppelingen ging redelijk eenvoudig”, aldus Jonkman. 

Het toegenomen inzicht in de lopende zaken biedt Tielbeke de mogelijkheid om efficiënter te werken. Overigens is het volgens Jonkman niet eenvoudig om de gestegen efficiëntie in percentages of cijfers uit te drukken. “Een groepagenetwerk is nogal dynamisch. Maar over het algemeen is de rust op de planning sterk toegenomen en dat heeft weer zijn invloed op het rendement.”

Monitoren van transportsystemen
Het zijn die rust en de stabiliteit die Jonkman het meest waardeert in het nieuwe TMS. “We zijn nu in staat om de huidige koppelingen tussen  TAS-TMS en de overige systemen te monitoren. Vastlopende oplossingen zijn nu echt verleden tijd.” Tielbeke implementeerde  de oplossing niet omdat het per sé meer gebruikersgemak zocht, het vorige TMS was immers geheel op de gebruikers toegesneden. “Toch hebben we nu wel een paar stappen vooruit gezet op het gebied van grafische vormgeving. Daarbij zijn de controlemogelijkheden en het overzicht flink verbeterd en dat laatste is erg belangrijk voor het juist kunnen plannen van ritten. Onze planners zijn hierover erg te spreken.” De track en trace mogelijkheden zijn voor Tielbeke eveneens toegenomen en Jonkman stipt de eenvoudige zoekfunctie in TAS-TMS aan als een erg handige functionaliteit. En de alerts die Tielbeke via maatwerk had laten ontwikkelen in het oude TMS-pakket, zijn als standaard in de oplossing verwerkt. “Bovendien gaat er nu bij een wijziging in een zending automatisch vanuit ons nieuwe TMS een melding naar de ontvanger toe. Dat is toch een stukje onmisbare service. Het maakt daarbij niet uit of het positief of negatief nieuws betreft, duidelijkheid staat bij Tielbeke bij alles voorop.”

Reageer op dit artikel