artikel

4.1 Stappen bij de selectie van boordcomputers

Distributie Premium

Stel dat u het plan heeft boordcomputers te gaan invoeren. Het is dan belangrijk niet lukraak wat leveranciers te gaan bellen of een goede collega om advies vragen. Werk gestructureerd en vind in korte tijd de leverancier met het systeem dat in uw situatie het beste past. Dit hoofdstuk beschrijft de stappen die u uit kunt voeren om dat te bereiken.

a. Projectplan boordcomputers 

Het selecteren van een boordcomputer is niet slechts het kiezen van een kastje of het kiezen voor een aardige verkoper. Het is het veranderen van uw interne proces. Indien u slechts het automatiseren van uw urenregistratie voor ogen heeft doet u uzelf tekort. Het registreren van uren kan een eerste stap zijn, maar het mag niet de laatste zijn.

 

De eerste stap is dan ook te kijken naar de in het vorige hoofdstuk genoemde aantal functies en te bedenken welke en in welke volgorde u die wilt uitvoeren.

Bedenk ook welke impact dit gaat hebben voor uw organisatie:

  • hoe moet u de huidige werkwijze aanpassen,
  • welke procedures moeten worden aangepast,
  • welke faciliteiten moeten worden aangepast,
  • welke investeringen,
  • welke deskundigheden heeft u nodig,
  • welke van uw bestaande leveranciers.

Beschrijf deze stappen in een implementatieplan. Dat begint met twee A4tjes hoofdlijnen, maar het moet een plan worden dat door ieder lid in het managementteam in uw organisatie (en indien aanwezig ook uw commissarissen) ondertekend moet worden.

Het is een traject dat u gezamenlijk uitvoert en dat vrijwel iedere discipline en functie raakt. Is er twijfel of onzekerheid bij een van de leden dan kan dat een belemmering zijn de doelstellingen te behalen. Overleg daarna ook met de afdelingshoofden: zij moeten overtuigd zijn van het traject, de doelstellingen en de aanpak. Neem hen twijfels of suggesties ter harte, het implementatieplan wordt er beter van. Uiteindelijk moet u 10-20 vellen A4 hebben: een plan dat duidelijk is en door iedereen ondersteund wordt. Laat u eventueel helpen met het schrijven van het plan, de doorlooptijd moet niet langer zijn dan 2-3 maanden. Een langere tijd geeft verslapping van de ambitie en aandacht.

 

Doelstellingen
In uw projectplan staan uw doelstellingen. Door hier goed over nagedacht te hebben kunt u een lijst maken van leveranciers die binnen uw doelstellingen passen. Een alternatief is een samenvatting van uw plan te maken en dit naar enkele leveranciers te sturen als een ‘request for information’. Vaak zal blijken dat veel leveranciers menen alles te kunnen aanbieden, maar dat er veel verschil zit in de details en de doelstellingen zoals u die voor ogen heeft. Laat u ook eventueel hierbij adviseren. Het doel is uiteindelijk te komen bij een lijst van twee tot vier leveranciers. Beschrijf voor hen een situatie die in uw organisatie veel voorkomt. Beschrijf ook enkele lastige situaties die volgens u problemen kunnen geven bij het werken van de boordcomputer.

 

Denk bijvoorbeeld aan het werken met dubbele bemanning, (retour) emballage registratie, registratie van getrokken materieel, specifieke wensen van uw opdrachtgevers –  alles wat nu veel last in de organisatie geeft en u graag geautomatiseerd zou hebben.

 

b. Demonstraties boordcomputerleveranciers 

De leveranciers nodigt u nu uit voor een sessie van twee uur, liefst zoveel mogelijk op één dag. Na een korte introductie over hun organisatie en producten is het zaak zo goed mogelijk de door u opgestelde case te demonstreren.

 

Omdat het uw situatie is kunt u veel beter beoordelen of dit voldoet aan uw wensen en de standaarddemonstratie die niet op uw situatie is geschoeid. Zorg voor 4-5 mensen van uw organisatie uit alle gelederen: planning, personeelszaken, administratie etcetera. Ieder van deze leden kijkt vanuit het eigen perspectief naar de mogelijkheden en problemen van de case.

 

Na de demonstraties zult u zien dat u een eerste gevoel hebt opgebouwd. Maar ook veel nieuwe vragen hebt gekregen: twijfels of uw plan wel voldoende is. Praat met de leden over hun ideeën en wensen. Vaak is er een partij die voor iedereen afvalt. Laat alles een paar dagen bezinken en werk eventueel uw projectplan bij. Beleg dan een tweede sessie maar specifiek gericht op de vragen die gerezen zijn.

 

Bespreek in deze sessie ook de opzet voor een totale uitrol aan kosten:

  • eenmalige aanschaf,
  • onderhoud,
  • toekomstige uitbreiding,
  • projectuitvoer.

U kunt dan een begin maken van het totale kostenplaatje: eenmalig en per jaar. U zult zien dat dit aanzienlijk kan verschillen. Leveranciers met een vergelijkbaar product kunnen qua kosten een factor 2 schelen. Of het aanschafbedrag is hoger, maar de totale kosten zijn lager. Soms zijn er mogelijkheden om de servers van de leverancier te gebruiken. Dit alles kan het plan aanzienlijk beïnvloeden. Bespreek ook een pilot met de leveranciers: ga uit van minimaal 3 auto’s maar liever meer indien u meerdere typen transport heeft.
 

c. Pilotfase nieuwe boordcomputers

Het werken naar een pilot is niet alleen een test of een boordcomputer functioneert in de cabine: dat doet het bij andere collega’s ook wel dus daar hoeft u niet voor te testen. Een pilot is feitelijk een pre-implementatie waarbij u al zoveel mogelijk uw situatie implementeert alsof u de hele vloot heeft uitgerust.

 

U kunt dan zien of de boordcomputer (op zeer kleine schaal) uw doelstellingen realiseert. En of de boordcomputer en de gekozen leverancier in staat zijn uw proces voldoende te ondersteunen. Veel leveranciers willen een pilot doen met vrijwel standaard software. Werk echter zoveel mogelijk naar een situatie dat u minimaal 90% van uw doelstellingen op bescheiden schaal implementeert. Als u voor de hele vloot tekent en dan nog de software moet laten aanpassen aan uw doelstellingen loopt u grote risico’s dat uw wensen achteraf toch niet goed of geheel worden geïmplementeerd. Als u een goede pilot draait betekent dit veel voorbereiding maar bij een goede pilot is de uitrol over de hele vloot een fluitje van een cent.

 

Het beschrijven van de pilot met een of meer leveranciers is tijdrovend: uw potentiële leverancier(s) moeten meedenken met de wensen die u heeft. Gebruik zoveel mogelijk standaard functionaliteit maar waak er wel voor dat u uw verbeteringen realiseert. Na een aantal slagen liggen er waarschijnlijk twee voorstellen wat u gaat doen, wat aangepast moet worden (ook voor andere systemen, bijvoorbeeld uw TMS of huidige urensoftware). Bespreek ook wat u doet als u de pilot niet wenst voort te zetten. Indien een leverancier er duidelijk bovenuit steekt kunt u ervoor kiezen 1 pilot te doen. Doe anders twee pilots, wetende dat er waarschijnlijk toch 1 zal afvallen.

 

Denk vooraf ook goed na hoe de vragenpaden eruit gaan zien. Het vragenpad zal bepalen hoe de boordcomputer gaat reageren, welke informatie aan de chauffeur getoond word en wat u terug zult krijgen. De wijze waarop dit gebeurt kan aanzienlijk verschillen tussen de verschillende leveranciers.

 

U bent nu gereed voor een implementatie, welke begint bij een pilot. Zorg dat u deze fase formeel afsluit en dat iedereen in de organisatie weet dat u naar de (voorlopige) selectie afsluit.

Reageer op dit artikel