13 veelgehoorde “uitdagingen” voor, tijdens en na ERP implementaties…en hoe ze te overwinnen!

13 veelgehoorde “uitdagingen” voor, tijdens en na ERP implementaties…en hoe ze te overwinnen! 

DEEL 2: De implementatie

Uitdaging #1: Onderschat niet de impact van een implementatie
In dit stuk praten we over ERP, een compleet geintegreerd systeem dat al uw bedrijfsprocessen stroomlijnt en zorgt dat u ten alle tijde inzicht heeft in hoe uw bedrijf ervoor staat en u de kans geeft bij te sturen waar nodig. Een dergelijk systeem brengt met zich mee dat implementatie geen sinecure is.

De vraag is natuurlijk: “Hoe kom ik erachter wat mijn tijdsinvestering is voor mijn bedrijf en voor de consultant? We hebben namelijk ook onze normale werkzaamheden waar we WEL geld mee verdienen!”

Tip 1: Deel de software door 100!
De eerste grove regel die u kunt gebruiken is de software investering te delen door 100. Stel, u heeft een investering in software van € 20.000,-. Deel dat bedrag door 100 en u komt op 200 uur implementatie, ofwel 25 dagen. Dit kan per systeem wat kleine verschillen geven en houdt u in de gaten dat we in dit stuk praten over ERP en niet over een “facturatiesysteem”. We gaan in dit geval uit van een totale implementatie voor al uw bedrijfsprocessen.

Tip 2: Consultancy dagen * 3
De dagen die een gecertificeerde consultant bij u op het bedrijf spendeert kunt u met 3 vermenigvuldigen wanneer u de impact op uw organisatie wilt inschatten. Voor elke dag dat een consultant bij u op kantoor is, zal uw organisatie 3 dagen moeten investeren in het  uitwerken en opvolgen van die dag.

Uitdaging #2: Zitten de juiste mensen in het projectteam?
Vaak wordt er niet voldoende nagedacht over welke personen binnen de onderneming betrokken moeten zijn  bij het ERP-traject. Uiteraard wilt u niet iedereen betrekken maar probeert u zeker ook niet met een minimaal aantal personen de taak te volbrengen.

ERP implementaties zijn vaak de meest ingrijpende trajecten voor een onderneming en derhalve kunnen dit soort trajecten snel ontsporen als niet de juiste medewerkers betrokken zijn. Draagvlak is hier het toverwoord.

Tip 1: Who are the champions?
Zorg dat u vanuit elke afdeling binnen uw bedrijf een “champion” aanwijst die als afgevaardigde van de betreffende afdeling deelneemt aan de projectgroep. Zorg dat dit iemand is die door de afdeling als betrouwbaar en “gevolmachtigd” wordt aangezien. Uw voordeel: Medewerkers die actief betrokken zijn bij dit traject zullen het ook als hun eigen verantwoordelijkheid voelen om het project tot een goed einde te brengen. 

Uitdaging #3: Hebben we alle prioriteiten op een rijtje? (…en in de juiste volgorde?)
Wanneer u een nieuw systeem implementeert zijn het minimaliseren van vertraging en het momentum houden in het project  de belangrijkste zaken om rekening mee te houden. Veel vertraging komt voort uit het feit dat verschillende personen steeds bezig zijn met wisselende taken. Dit is voor mensen de voornaamste reden waarom het tempo van werken omlaag gaat en het overzicht wordt verloren.

Tip 1: Set your priorities straight
Zorg dat u vanaf het begin de prioriteiten voor ogen heeft. Een goed en stevig fundament bestaat niet uit details, maar uit stevige vaste onderdelen. Uiteraard komen details aan bod maar begin met het fundament. Daar wordt het huis op gebouwd.

Uitdaging #4 : Niet voldoende training.
Het succes staat of valt vaak met de manier hoe er met het systeem gewerkt wordt. Wanneer medewerkers niet weten hoe iets werkt…gebruiken ze het niet. Er zal dus, naast het feit dat het systeem gebruikersvriendelijk moet zijn, ook goed getraind moeten worden.

Tip 1: Train the trainer
Zorg dat u met uw partner afspreekt dat zij extra aandacht besteden aan de zogenaamde “champions” van de afdelingen. Naast eindgebruikers training kunnen zij een verdiepingsslag maken en zorgen dat intern er ook trainingen gegeven kunnen worden. Zo waarborgt u kennis en wordt het systeem echt een systeem van u en uw bedrijf.

Tip 2: Maak uw eigen handleiding
Uiteraard worden er verschillende handleidingen aangeboden waarin u alles kunt nalezen maar wat echt helpt: Uw eigen handleiding.

Er zijn tegenwoordig allerlei mooie manieren om film van het scherm op te nemen, screenshots te maken, noem maar op. Uw plaatselijke “champion” kan hiervoor zorgen. Het inwerken van een nieuwe medewerker wordt hiermee nog meer kinderspel.

Uitdaging #5: Garbage in = Garbage out
Uw nieuwe systeem wordt zo goed als de (hoeveelheid en kwaliteit) data die ingevoerd is.

 

Tip 1: Doe een opschoonactie

Wanneer u aan het implementeren bent en data uit uw oude systeem komt ter sprake, kunt u het beste een opschoonactie beginnen. Daarmee bent u er zeker van dat oude data die niet meer gebruikt wordt, uit het systeem verwijderd blijft en dat data die wordt geïmporteerd correct is. De meeste ERP systemen van tegenwoordig kunnen eenvoudig Excel lijsten importeren. 

Er zijn nog veel meer onderdelen binnen een implementatie die om aandacht vragen maar bovenstaande zijn wel enkele zeer belangrijke.

Succes met uw traject! 

Chris Nugteren