blog

Frauderende logistiek medewerkers: hoe te handelen?

carrière & mensen

Hoe moet u handelen als er sprake is van vermoedens van diefstal of fraude in het distributiecentrum? Wat mag wel en wat mag niet? En wie gaat dat onderzoek naar de fraude betalen? Expert Epke Spijkerman zet het op een rijtje aan de hand van een praktijkvoorbeeld.

Frauderende logistiek medewerkers: hoe te handelen?

De kantonrechter in Amsterdam heeft onlangs zeven voormalig werknemers (onder andere een chauffeur, een bijrijder en een laadploegmedewerker) van een landelijk opererende elektro-speciaalzaak veroordeeld tot betaling van de onderzoekskosten die het bedrijf had moeten maken om de door hen gepleegde verduistering opgehelderd te krijgen.

Uitspraak Kantonrechter Amsterdam

Eind 2009 kreeg de winkelketen de indruk dat apparaten verdwenen binnen haar distributiecentrum op Schiphol. Dit vermoeden werd bevestigd door een intern onderzoek van haar rechercheafdeling. Daarop schakelde de onderneming de politie in. De politie gaf aan dat op dat moment echter onvoldoende bewijs bestond voor een strafrechtelijk onderzoek. Vervolgens zette men het onderzoek in overleg met de politie voort en werden – vanwege de omvang van het onderzoek en de beperkte capaciteit en expertise van de interne recherche-afdeling – ook externe deskundigen ingeschakeld. Er werden onder meer observaties gehouden en verborgen camera’s ingezet. Uiteindelijk gaven de meeste werknemers toe dat zij zich schuldig hadden gemaakt aan (het medeplegen van) verduistering. De onderneming ontsloeg hen op staande voet en deed aangifte bij de politie.

De onderneming start verder een procedure tegen de (dan inmiddels) ex-werknemers. In deze procedure vordert zij dat de voormalige medewerkers hoofdelijk worden veroordeeld tot betaling van € 87.043,96 voor gemaakte onderzoekskosten. De kantonrechter overweegt dat vaststaat dat alle ex-werknemers zich schuldig hebben gemaakt aan het (mede)plegen van verduistering van apparatuur en dat zes van de zeven werknemers hiervoor ook strafrechtelijk zijn veroordeeld. Zij zijn volgens de rechter dan ook aansprakelijk voor de schade die de onderneming heeft geleden. Volgens de kantonrechter is aannemelijk dat de onderneming aanvankelijk niet wist wie voor de grootschalige verduistering verantwoordelijk was. Verder staat vast dat het onderzoek duidelijkheid over de aansprakelijkheid van de ex-werknemers heeft gegeven. Het onderzoek is tevens noodzakelijk geweest om verdere schade te beperken. De kosten voor het onderzoek zouden dan ook niet gemaakt zijn indien de ex-werknemers niet zouden hebben verduisterd. Het onderzoek is bovendien als gevolg van het onrechtmatig handelen van elk van hen in gang gezet en heeft uitgewezen dat iedere ex-werknemer zich schuldig heeft gemaakt aan het medeplegen van verduisteringen en dus onrechtmatig heeft gehandeld tegenover de onderneming. De kantonrechter komt tot de conclusie dat de voormalig werknemers hoofdelijk aansprakelijk zijn voor een bedrag van € 57.578,36.

Onderzoek: zorgvuldigheid is erg belangrijk

Talloze bedrijven worden geconfronteerd met misstanden en het daarmee gepaard gaande spanningsveld tussen het vergaren van bewijs door de werkgever en het recht op privacy van de werknemer(s). Waarop moet een werkgever in dat geval op letten, wil hij geen scheve schaats rijden; wat zijn de wettelijke kaders? Er is diverse wet- en regelgeving van toepassing: het Europees Verdrag van de Rechten van de Mens, de Grondwet, Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek en de Wet Bescherming persoonsgegevens (Wbp). Wordt een particulier recherchebureau ingeschakeld, dan komen daar de Wet particuliere beveiligingsorganisaties (Wpbr) en de Privacygedragscode voor de particuliere onderzoeksbureaus (PPO) bij. Op grond van deze bepalingen dient een werkgever bijzonder zorgvuldig te opereren binnen het genoemde spanningsveld. Hieronder worden twee aspecten nader toegelicht, te weten onderzoek met behulp van verborgen camera’s en inschakeling van een extern onderzoeksbureau.

Onderzoek: verborgen camera

In principe is heimelijk onderzoek, dus zonder medeweten van de betrokken werknemers, niet toegestaan. Uiteraard is het informeren van verdacht personeel over cameratoezicht in een lopend onderzoek niet erg handig. Verborgen cameratoezicht zonder mededeling daarvan, is in veel gevallen juist de aangewezen methode om achter de waarheid te komen. Inzet van verborgen camera’s is echter alleen toegestaan in gevallen waarin een concreet vermoeden van strafbare feiten bestaat en waarbij dat vermoeden alleen door middel van de verborgen camera kan worden bewezen. De verborgen camera mag bovendien alleen in incidentele gevallen en voor een korte periode worden ingezet; een laatste redmiddel dus, concreet ingezet op de specifieke case.  Alleen dan valt het recht op de inbreuk van de privacy van de verdachte werknemer te rechtvaardigen.

Onderzoek: extern onderzoeksbureau

Een ander middel om wangedrag van personeel op te sporen is de inzet van een particulier recherche- of detectivebureau. Ook hierover moet het personeel in principe worden geïnformeerd. Alleen in zeer bijzondere omstandigheden kan dat anders zijn en ook hierbij valt te denken aan serieuze, concrete verdenkingen van een ernstig delict. Bovendien komen de Wbpr en de PPO om de hoek kijken. In de Wbpr staan onder andere de (algemene) eisen die worden gesteld aan een beveiligingsbedrijf of recherchebureau, de waarborgen voor de betrouwbaarheid en opleiding van het personeel en de afstemming met het werk van de politie. De PPO geeft specifieke normen voor de diverse onderzoeksmethoden en –middelen, zoals heimelijke observatie, verborgen camera’s, telefoontaps en het onderscheppen van e-mails.

Verhalen van onderzoekskosten

Kan een ondernemer gemaakte onderzoekskosten verhalen indien blijkt dat sprake is van fraude? Dit is het geval wanneer de rechter oordeelt dat de kosten ter vaststelling van de schade en aansprakelijkheid in redelijkheid zijn gemaakt, ook voor wat betreft de omvang ervan en dat deze aan de betrokken werknemer(s) kunnen worden toegerekend. Uiteraard dient de werkgever de kosten te specificeren en te bewijzen, bijvoorbeeld aan de hand van de nota’s van de ingeschakelde derden.

Het is vaker voorgekomen dat met succes is geprobeerd onderzoekskosten op voormalig werknemers te verhalen. Zo oordeelde de kantonrechter Amsterdam in 2003 in een ontslagprocedure van een frauderende medewerker van Albert Heijn dat hij de factuur van het door AH ingeschakelde onderzoeksbureau diende te vergoeden. Ook de Kantonrechter Delft liet in december 2007 de onderzoekskosten van het door Transport en Logistiek Nederland ingeschakelde onderzoeksbureau ten laste van de werknemer komen. In dat geval betrof het niet zozeer een stelende werknemer, maar een medewerker die TLN had misleid door arbeidsongeschiktheid voor te wenden. En in 2007 werd een beveiligingsmedewerker van CSU Security Services veroordeeld tot betaling van circa € 20.000,- aan door CSU gemaakte onderzoekskosten wegens diefstal van sigaretten door de medewerker bij een opdrachtgever van CSU.

Samenvatting fraude-verdenking

In geval van verdenking van fraude door een werknemer ontstaat vaak een spanningsveld tussen het vergaren van informatie en feiten door de werkgever en het recht op privacy van de werknemers. Op grond van diverse wet- en regelgeving geldt dat een werkgever hierbij bijzonder zorgvuldig moet opereren. Inzet van verborgen cameratoezicht is alleen toegestaan in gevallen waarin een concreet vermoeden van strafbare feiten bestaat en waarbij dat vermoeden alleen door middel van de verborgen camera kan worden bewezen. De verborgen camera mag bovendien alleen in incidentele gevallen en voor een korte periode worden ingezet. Alleen dan is het recht op de inbreuk van de privacy van de verdachte werknemer te rechtvaardigen. Ook ten aanzien van het inzetten van een particulier recherche-/detectivebureau geldt dat het personeel hierover moet worden geïnformeerd, tenzij sprake is van zeer bijzondere omstandigheden zoals een serieuze, concrete verdenkingen van een ernstig delict. Het verhalen van de aantoonbaar gemaakte onderzoekskosten op de (ex)werknemer is mogelijk, indien komt vast te staan dat deze in redelijkheid zijn gemaakt, het kostenplaatje redelijk is en een en ander is toe te rekenen aan de (ex)werknemer.

Reageer op dit artikel