In het te vormen projectteam zullen de geledingen van het bedrijf op de juiste wijze vertegenwoordigd moeten zijn. Van het projectteam moet verwacht worden dat deze een breed inzicht heeft in het gehele bedrijfsproces, de verwachtingen van het nieuwe systeem kent, en kan inschatten wat de organisatie "aankan". Regelmatig overleg met het managementteam is vereist om de noodzakelijke committent van het management te krijgen en te behouden.

De aanleiding voor de selectie en de te bereiken doelstellingen worden vastgelegd. Vaak gebeurt dit in de vorm van een lijst met op te lossen knelpunten en nieuwe vormen van ondersteuning. Sommige bedrijven kiezen ervoor om doelstellingen op het gebied van kosten, doorlooptijd-verkorting of verhoging van leverbetrouwbaarheid te formuleren. In dat geval is een nulmeting nodig om vast te stellen waar het bedrijf nu staat.

Tijdens het selectieproces zal regelmatig op de doelstellingen worden teruggekomen om prioriteiten van bepaalde functiegebieden te kunnen vaststellen.

Doelstellingen voorbeeld.pps
 

Het programma van eisen en wensen is de basis voor de selectie. De eisen zijn die functionaliteiten waarin het pakket absoluut moet voorzien teneinde een effectieve ondersteuning te bieden voor de gestelde bedrijfssituatie. De wensen zijn minder hard, waarbij tevens rekening gehouden moet worden met de prijs die voor de betreffende functionaliteit betaald moet worden. Nadruk moet hier liggen op het definiëren van een realistisch eisen- en wensenpakket, dat enerzijds recht doet aan wat het bedrijf zou willen en anderzijds wat binnen redelijke tijd realiseerbaar is.

De eisen en wensen richten zich op de volgende aspecten:

• Functionaliteit van het pakket
• Technische pakketkenmerken (onder andere het netwerkbesturingssysteem, de gebruikte database-technologie en programmeertaal, interface-mogelijkheden, etc.)
• Prijs versus beschikbare investeringsruimte en exploitatiekosten
• Achtergrond en ervaring van de leverancier
   

Zie Excelsheet: Index eisen en wensen  

Op basis van het programma van eisen en wensen wordt een shortlist opgesteld van drie tot maximaal vijf passende pakketten. Hiervoor worden zoveel objectieve informatiebronnen gebruikt (zie hoofdstuk 8).

De leveranciers op de shortlist geven elk een demonstratie van een dag / halve dag. De demonstratie wordt gehouden voor een afvaardiging van uw bedrijf, veelal bij de leverancier.

Voorkom allerlei ‘demo-effecten' en waarborg dat alle voor u essentiële functionaliteiten goed aan bod komen.
 

Gebruik een van tevoren opgestelde checklist, zodat ieder zich aan de hand van die checklist op vergelijkbare wijze een oordeel kan vormen over de demonstraties. De checklist wordt door de leverancier ook als leidraad voor zijn demonstratie gehanteerd. U vraagt offertes aan bij de leveranciers van de shortlist. Op basis hiervan stelt u een vergelijking op tussen de pakketten, die zal leiden tot een principekeuze.

Het gaat bij het invoeren van een informatiesysteem om meer dan functionaliteit, het gaat om functionerende werkplekken. Het is in deze fase van het traject belangrijk om contact te zoeken met bedrijven die ervaring hebben met het systeem. Het gaat dan uiteraard bij voorkeur om bedrijven met een vergelijkbare problematiek die een onafhankelijke mening kunnen geven.
 

De doelstelling van de workshop is om na te gaan of het pakket werkelijk past in uw bedrijfssituatie, en welke functionaliteiten eventueel met behulp van maatwerk ingebracht moeten worden. Daartoe ‘speelt' u uw eigen bedrijfsprocessen na met een vereenvoudigde set eigen bedrijfsgegevens, die zijn beschreven in een bedrijfscase. Deze case beschrijft de belangrijkste processen in de vorm van scenario's.

De workshop duurt, afhankelijk van de bedrijfsgrootte en -complexiteit, één tot drie dagen.
Resultaat van de workshop is een verslag op welke wijze het pakket voorziet in het programma van eisen en wensen. De functionaliteit kan daarbij standaard geleverd worden, via (zelf) te maken bedrijfsspecifieke overzichten met behulp van een rapport- of lijstgenerator, of kan als maatwerk in het contract opgenomen worden. In het uiterste geval kan op dit moment besloten worden om alsnog een alternatief pakket in meer detail te bekijken, wanneer de resultaten van de workshop teleurstellend blijken.

Al voor aanvang van de workshop is genoeg informatie beschikbaar om de contractonderhandelingen te starten. De feitelijke afronding daarvan kan uiteraard pas na de workshop plaatsvinden. Het contract moet de volgende elementen bevatten:

1. Software (inclusief operationele software, database, third party software en eventueel maatwerk)
   
2. Hardware (server en eventueel aanvullende werkstations, printers en netwerk)
   
3. Implementatie (vanaf opstellen projectplan tot en met inbedrijfstelling)
   
4. Onderhoud

Essentieel in het contract is de stelling dat met de geboden totaaloplossing de gewenste werkwijze, zoals vastgelegd in de workshop, uitgevoerd kan worden. Daarnaast dienen er acceptatiemomenten afgesproken te worden ter controle (beslissingsmomenten met restitutiemogelijkheden).

In sommige gevallen is het mogelijk de opdracht af te spreken op "fixed date and fixed price". Hiervoor wordt wel een premie betaald en hierdoor ligt de controle van het project bij de leverancier!

We pleiten ervoor om met één leverancier een totaalcontract af te spreken, die als hoofdaannemer optreedt.

Zie Word-bestand: Inhoud WMS contract