• Risico (noodzakelijk kwaad)
  Risico is de meest defensieve drijfveer om een WMS-systeem aan te schaffen. "Het systeem" wordt als een noodzakelijke voorwaarde gezien voor het behoud van het bedrijf. Een voorbeeld dat regelmatig voorkomt: de leverancier stopt met het huidige pakket. Ondanks dat het systeem voldoende functionaliteit biedt zal men toch naar iets anders moeten.
   
• Kostenreductie
  Kostenreductie kan een reden zijn voor de investering in een (nieuw) WMS. Dit kan door:
  
  
  • Verbetering van de aansturing van processen. Door het invoeren van een WMS kunnen operationele processen beter ondersteund worden. Zo kunnen moderne systemen het aantal meters dat zonder last wordt gereden minimaliseren. Dit levert een directe besparing op de personeelskosten;
  
  
  
  • Vermindering van administratief werk. Door verbeterde interface mogelijkheden kan administratief werk worden geëlimineerd.
  
  
• Verbetering Customer Service
  Van een meer "offensieve" benadering is sprake wanneer u kansen ziet om met een nieuw WMS uw Customer Service niveau naar een hoger plan te brengen, waardoor het bedrijf zich op een bedrijfseconomisch verantwoorde manier klantgerichter en slagvaardiger kan opstellen.
  Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan:
  
  
  • Verbetering van leverbetrouwbaarheid
  
  
  • Verkorting van levertijden
  
  
  • Vergroting van de flexibiliteit
  
  
  Het WMS zelf is een enabler. Er zijn structurele wijzigingen in de bedrijfsvoering nodig, die doorgaans leiden tot ingrepen in de organisatie én de informatievoorziening.
  
  
• Wijziging van de bedrijfsvoering
  Nieuwe processen vragen om nieuwe ondersteuning. Om allerlei redenen wijzigen bedrijven hun producten- en dienstenportfolio en passen hun processen hierop aan. Wanneer deze gewijzigde processen niet of te beperkt ondersteund worden door het bestaande informatiesysteem, kan dit aanleiding zijn om op zoek te gaan naar een nieuw pakket.

Een combinatie van voldoende elementen uit onderstaande lijst vormt een goede argumentatie voor het starten met WMS.

• U wilt de operationele processen ondersteunen door middel van een sturend i.p.v. een registrerend systeem
  
• U wilt volledig inzicht hebben in de voortgang van processen zodat u tijdig kunt bijsturen
  
• U wenst dat mutaties van systeeminformatie gelogd kunnen worden, om gemaakte fouten te kunnen traceren en in de toekomst te voorkomen
  
• U hebt er genoeg van om allerlei gegevens in meerdere deelsystemen in te moeten voeren en proberen gelijk te houden
  
• U wilt gegevens in het systeem kunnen importeren en exporteren: dit scheelt invoerwerk en maakt het leven voor leveranciers en klanten eenvoudiger
  
• Een goede gebruikersdocumentatie en helpfuncties vindt u belangrijk en u wilt wanneer nodig mensen op cursus kunnen sturen, zodat de kennis over het gebruik van het systeem niet verwatert

  
Functioneel zoekt u naar de volgende voordelen:
  

• Integratie tussen systemen
  
• Goede rapportagemogelijkheden
  
• Standaard functionaliteiten binnen het systeem die het u mogelijk maken snel te schakelen
  
• Goede mogelijkheden tot voortgangsregistratie
  
• Mogelijkheid tot efficiënte nacalculaties (vooral voor logistiek dienstverleners);

Een investering in WMS is omvangrijk. Naast de hard- en software zijn veel dagen van de eigen mensen gemoeid met het gehele traject. Schattingen zijn hierover moeilijk te geven omdat veel bedrijven deze tijd niet afzonderlijk registreren. Ons advies is om dat wel te doen, zodat het duidelijk is of de gewenste resultaten zijn behaald.

Over de daadwerkelijke projectuitgaven (out-of-pocket kosten) bestaat uiteraard veel meer duidelijkheid. Deze zijn grofweg te verdelen in:

1. Selectie
   Oriënterende gesprekken en demonstraties zijn kosteloos. Wanneer men er voor kiest om een bepaald systeem meer in de diepte te toetsen door middel van een bedrijfscase (zie hoofdstuk 5) wordt door de leverancier vaak een bijdrage in de kosten gevraagd. Afhankelijk van de omvang van de workshop bedraagt deze bijdrage enkele duizenden euro's.
   


2. Aanschaf
   We onderscheiden de volgende kostencomponenten:
   • Software: database, systeemsoftware, standaardmodules, opties, koppelingen, rapportagetools
   • Hardware: server(s) + terminals en evt. aanpassingen in de werkstations
   • Implementatie

Een belangrijke bepalende factor voor de prijs van de software is het aantal gelijktijdige gebruikers, d.w.z. het maximaal gebruikers die gelijktijd het systeem gebruiken. De meeste systemen hebben hun licentiestructuur hierop gebaseerd.

De grootste posten zijn de software en de implementatie. In veel gevallen zijn de implementatiekosten tenminste gelijk aan de kosten van de software. In complexere situaties kan dit oplopen naar het dubbele.

Als vuistregel hanteren wij dat de totale out-of-pocket kosten voor de middelgrote en grote systemen tussen de € 5.000,- en € 10.000,- per gelijktijdige gebruiker bedraagt. Voor de kleine systemen voor Kleine Ondernemingen kan dit bedrag lager uitvallen.


3. Implementatie
    
4. Onderhoud