Over het algemeen werden magazijnen beheerd met behulp van kaartenbakken en (later) door middel van applicaties als Excel. Geleidelijk ontstaat er meer en meer druk op de kwaliteit van de door het magazijn geleverde diensten. Ook moet de uitvoering efficiënter. Een extra complicerende factor is de opslag van goederen van meerdere klanten in één magazijn, in het bijzonder bij logistieke dienstverleners.

Eind jaren tachtig zien we daarom de ontwikkeling van uitgebreidere functionaliteit van warehouse managementsystemen: WMS.

Het WMS omvat in principe functionaliteit voor het beheren en aansturen van goederenstromen binnen het magazijn en zal daardoor ook altijd in combinatie met een orderverwerkingssysteem (ERP, TMS) worden ingezet. De meest eenvoudige configuratie ziet er als volgt uit:

Opdrachten worden vanuit het ordermanagementsysteem aangereikt en door het WMS uitgevoerd. Transactie-informatie gaat vervolgens vanuit het WMS terug naar het ERP systeem.

In de praktijk is de situatie vaak complexer en ziet de configuratie er als volgt uit:

Het WMS maakt voor de aansturing van magazijn equipement gebruik van "onderliggende systemen" die via middleware aan het WMS gekoppeld zijn.

Zoals altijd bestaan er op alle regels uitzonderingen. Een aantal "business suites" omvatten ook WM functionaliteit. Het kan dan gaan om business suites met ERP functionaliteit, ontstaan uit productieomgevingen (SAP, Infor), maar ook om pakketten voor transportbedrijven die zijn uitgebreid met WM functionaliteit (FourSoft). Ook zijn er WM pakketten die zijn ontstaan uit systemen voor aansturing van transportmiddelen gecombineerd met generieke WM functionaliteit (Egemin, Vanderlande).

Een WMS is primair bedoeld om te zorgen voor de informatievoorziening rond de operationele afhandeling van goederen binnen een magazijn omgeving. Het gaat dan om alle informatie van inkomende tot uitgaande goederen.

Daarnaast zijn er een aantal aanpalende taken die gerekend worden tot de kerntaken binnen een magazijn die min of meer door ieder WMS worden afgedekt. Dit zijn functionaliteiten op het gebied van:

• Voorraadbeheer, -administratie
• Inventarisatie
• Opdrachtverwerking
• Ordervrijgave
• Managementinformatie

Additioneel zijn er een aantal functionaliteiten te benoemen die niet door ieder WMS worden afgedekt en die afhankelijk van de omgeving waar het WMS wordt ingezet van belang zijn:

• Charge- / partij- / Serienummer registratie
• THT datum (houdbaarheidrestricties)
• VMI (Vendor Managed Inventory)
• Multi client / Multi site / multi depot
• Administratie van ladingsdragers en emballage
• Afwikkeling van retour gekomen goederen
• Beheer en aansturing van transportmiddelen
• Geavanceerde aansturing interne transportmiddelen
• Dock- / Yardmanagement
• Capaciteitsplanning
• VAS (Value-added Services)
• Dubbeldiepe, meervoudig diepe opslag
• Douane
  

Grofweg zijn er drie typen organisaties waar WMS een toegevoegde waarde biedt:

• Voorraadhoudende warehouse operaties
  Dit zijn alle warehouse operaties waar de focus van de organisatie ligt op de opslag van goederen. 
   
• Warehouse operaties met waarde toevoeging
  Dit zijn alle warehouse operaties waar (lichte) productieachtige activiteiten worden uitgevoerd. Het kan hierbij gaan om simpele activiteiten zoals het labellen van goederen tot meer complexe activiteiten zoals het assembleren van producten op basis van de daadwerkelijke klantorder.
   
• Groupage / cross-docking operaties
  Dit zijn alle operaties waar de focus ligt op de snelheid van handelen. Goederen komen al dan niet aangekondigd binnen en moeten op basis van hun eindbestemming worden herschikt. Focus van de organisatie ligt in het bijzonder op het flexibel kunnen reageren op wisselingen in de vraag.

WMS-systemen kunnen steeds meer; er blijven echter verschillen bestaan in de focus, de functionaliteit en gebruikersgemak. We noemen een aantal trends:

• Inzet van bedrijfsbrede suites
  Leveranciers van ERP systemen hebben ingezien dat voor een aantal klanten het afdekken van de basis functionaliteit m.b.t. het WMS voldoende is. Op deze manier wordt het aantal (lastige) interfaces verminderd. Het is bij deze oplossing wel van belang om eerst vast te stellen of alle operationele activiteiten voldoende worden afgedekt door de WM functionaliteit binnen een ERP systeem. Wat functionele afdekking betreft bieden WM systemen nog steeds meer dan de WM modules van ERP systemen.
   
• Uitbreiding scope van warehouse management systemen
  Een aantal WM leveranciers is de traditionele scope van warehouse management systemen aan het oprekken. Een aantal voorbeelden:
   
  
  • Orderallocatie: traditioneel wordt orderallocatie afgehandeld binnen een ERP systeem. Voor bedrijven die voornamelijk via het internet verkopen is dit niet meer van toepassing. Orders worden direct vanuit de orderapplicatie (internet) doorgezet naar het WMS van waaruit de order geleverd wordt;
  
  
  
  • Supply chain management: van oudsher concentreert een WMS zich op de goederenstromen binnen de 4 muren van een magazijn. WM leveranciers bieden echter ook functionaliteit om inboundstromen te managen. Afhankelijk van de vraag worden inkomende goederen naar het juiste distributiecentrum gedirigeerd.
  
  
• Capaciteitsplanning
  Aangezien magazijnomgevingen snel moeten kunnen inspelen op wisselende vraag is het van groot belang om snel een inschatting te kunnen maken van de benodigde capaciteit. WMS kunnen steeds beter op basis van werkelijke bewerkingstijden een inschatting maken van de benodigde capaciteit.
   
• Transportmanagement
  Uiteraard is in een (groot) aantal gevallen de aansluiting van de magazijnorganisatie met de distributieorganisatie van groot belang. Steeds meer warehouse management systemen bieden functionaliteit op het gebied van rit & routeplanning en wagenparkbeheer.