De potentiële verbeteringen moeten worden vastgelegd in het logistiek concept.  Dat is de basis voor de juiste inrichting van het WMS-systeem.
 

Logistiek concept leidend
Het logistieke concept is leidend voor de WMS-implementatie.  Dat wil niet zeggen dat het WMS-systeem het huidige logistieke proces precies zo moet ondersteunen. Als het huidige proces zo goed verloopt, waarom heb je dan een nieuw WMS nodig?  Er is ongetwijfeld een reden geweest om een WMS-systeem in te gaan voeren. De efficiëntie moet verbeterd worden of de kwaliteit van het logistieke proces moet verhoogd worden. Meestal beiden. Deze verbeteringen moeten worden vastgelegd in het logistiek concept.
  

Wat is het Logistiek concept?
Het logistiek concept bevat onder andere een:
- omschrijving van alle goederenstromen, zowel hoofdstromen als bijstromen
- een beschrijving van alle  werkprocessen  en methoden
- een kwantificering van alle logistieke processen
- een beschrijving van de fysieke basis-inrichting van het magazijn
- een lay out tekening
 
Aan de hand van het logistiek concept moet een duidelijk en volledig beeld worden verkregen van het gewenste logistieke proces in het magazijn.

  
Verbetertrajecten
Om de verbeteringen  te realiseren moeten de logistieke processen worden aangepast.  De voordelen komen niet zomaar tevoorschijn.  Het hele logistieke proces, vanaf ontvangst van de goederen  tot en met het sluiten van de deuren van de uitgaande vrachtwagen, moeten worden geëvalueerd en geoptimaliseerd.  De grootste voordelen doen zich meestal voor door het gehele traject te beschouwen; als men zich te veel richt op een deelgebied, leidt dit vaak tot verkokering en suboptimalisatie.
 

Eenduidig vastleggen gewenste logistieke concept
Het gewenste logistieke concept moet  eenduidig en duidelijk  worden vastgelegd.  Hierbij moet worden aangegeven hoe het WMS-systeem het proces ondersteunt.  Tevens  moet worden  vastgelegd, hoe vaak een bepaald proces voorkomt, hoe belangrijk dit is voor de efficiëntie en/of de kwaliteit en welk voordeel dit oplevert. Om misverstanden te voorkomen en om er voor te zorgen dat iedereen hetzelfde beeld heeft, moeten de processen op papier worden vastgelegd. Pas als het eenduidig op papier staat, gaan mensen  reageren.
 

Objectieve blik op logistieke proces
Om  een goed logistiek concept op te stellen, is een gestructureerde aanpak nodig. Probeer voldoende afstand te nemen en kijk met een objectieve helikopter view naar het logistieke proces. Maar hoe doe je dat? Dat lijkt eenvoudiger dan dat het is. Zeker als je iedere dag geconfronteerd wordt met vele operationele problemen en deze maar op moet zien te lossen. Op tot het juiste resultaat te komen is een logistieke engineering aanpak nodig.

Aanpak Logistiek Engineering Project
Een methode die hierbij kan helpen is de SHA/SLA methode van Muther, ook wel de PQRST-methode genoemd. Deze bestaat uit de volgende stappen: 

• Classificatie van alle goederen, goederenstromen en processen
• Kwantificeren van alle stromen en deelprocessen
• Genereren van alternatieve oplossingen en werkmethoden
• Kwantificeren en detailleren van alternatieven
• Evaluatie en keuze voor werkmethode
   

Classificatie goederenstromen
Als eerste stap moeten alle stromen en processen worden uitgeschreven en zichtbaar worden gemaakt. In het dagelijkse proces zijn er veel "vergeten" stromen en activiteiten; taken die min of meer automatisch worden uitgevoerd en die zeer logisch lijken. Deze moeten wel worden meegenomen bij de selectie van een WMS-pakket en de implementatie partner moet  goed worden geïnformeerd wat er gebeurd; dat is iets anders dan de mensen rondleiden en "wat bijpraten". Alle stromen en processtappen moeten worden vastgelegd.
 

Kwantificering noodzakelijk
Om de juiste keuzes voor verbeteringen te maken, zullen alle goederenstromen moeten worden gekwantificeerd. Zeker leidinggevenden overdrijven de uitzonderingen en bijstromen vaak; zij worden er namelijk de gehele dag mee geconfronteerd.  Tevens moeten de processtappen worden gedetailleerd, om de benodigde FTE's en ruimte te kunnen bepalen. Als de kwantiteiten en processtappen bekend zijn, wordt vanzelf duidelijk welke activiteiten cruciaal zijn en welke activiteiten klein van omvang zijn.

Genereren alternatieven op basis van nieuwe in zichten.
 
Als de processen zijn uitgedetailleerd en gekwantificeerd, komen de voorstellen voor efficiëntere en betere werkmethoden  vaak vanzelf  naar boven.  Dit zijn vaak logische vervolgstappen op de classificatie en kwantificering van de goederenstroom analyse. Door eerst bovengenoemde stappen te volgen, worden andere en betere keuzes gemaakt.
 

Detaillering en kwantificering
Het genereren van efficiëntere en betere werkmethoden is vaak leuk en de mooiste ideeën worden bedacht. Op conceptueel niveau is er veel mogelijk. Bij de uitwerking en doorberekening van de gevolgen voor andere processen  of randvoorwaarden, komen de moeilijkheden echter  naar voren.  Gewoon uitschrijven hoe het alternatieve proces loopt, er van uitgaande dat je op een pallet, doos of order regel zit en nagaan wat er allemaal moet gebeuren. Vervolgens ook nog narekenen hoe vaak iedere activiteit plaats vindt komt  en hoeveel tijd het kost. Dan blijken veel oplossingen weer af te vallen.
 

Evaluatie en keuze werkmethode
Door de alternatieve methoden te detailleren en te kwantificeren, komen de beste werkmethoden vanzelf naar voren. Dit zijn dan de werkmethoden  die ondersteund moeten worden door het WMS. De uitdetaillering van de gekozen werkmethoden  vormen vervolgens de basis voor het eisenpakket voor de selectie van het WMS-systeem.
 

Logistiek concept bepaalt keuze standaardpakket
Er zijn nog steeds aanzienlijke verschillen tussen de pakketten. Ieder pakket heeft zijn eigen sterke en zwakke punten, zijn eigen complexiteit en zijn eigen prijskaartje.  De keuze voor het juiste pakket is daarom nog steeds van groot belang. Om de keuze te maken,  moet je uit gaan van het gewenste logistieke concept. Als het proces goed is gedetailleerd en gekwantificeerd, dan vormt dit de basis voor de juiste pakketkeuze. Er is immers bekend wat de belangrijkste criteria zijn. Tevens wordt hierdoor duidelijk wat de  "uitzonderingen" zijn.  Een pakket wordt niet gekozen op basis van de uitzonderingen.
 

Conformeren aan standaard
Als het pakket is gekozen dat het beste aansluit bij het eisenpakket, dan moet men zich vervolgens  conformeren aan het  standaard pakket. Doel is dan namelijk om het standaard pakket zo standaard mogelijk in te voeren.  Als er maatwerk nodig is, kan op basis van de reeds uitgevoerde analyse en kwantificering worden aangegeven hoeveel voordeel dit oplevert. Dit voorkomt vervolgens maatwerk voor uitzonderingssituaties.

Dos' en dont's in Warehouse Design
De invoering van een WMS-pakket start daarom met een logistiek (re-) engineering project. Tijdens de WMS-dag zal in de lezing "Dos' en Dont's  in Warehouse design" worden ingegaan op de aanpak van een logistiek engineering project. Welke stappen worden onderscheiden, waarom zijn deze  nodig en wat zijn de valkuilen. Waarom gaat het nog zo vaak mis? Wat is er bij die implementaties  fout gegaan? Het zijn helaas  juist de open deuren die voor de grootste problemen zorgen.