nieuws

NedTrain lost tegenvallende service op met Kaizen

Warehousing

NedTrain-logistiek kon vorig jaar niet voldoen aan de eisen die ze zichzelf had opgelegd. Allerlei bedachte maatregelen sorteerden niet het gewenste effect. En zo werd onder leiding van Theo Walbeek, manager logistiek bij NedTrain besloten om verantwoordelijken van drie afdelingen drie dagen bij elkaar te zetten en aan de hand van een Kaizen-deskundige op zoek te gaan naar de ware aard van de problemen.

NedTrain lost tegenvallende service op met Kaizen
Theo Walbeek logistiek manager NedTrain

Bij NedTrain zijn er een aantal kerncijfers aan de hand waarvan het serviceniveau wordt vastgesteld, en er zijn verschillende afdelingen die er samen voor moeten zorgen dat het serviceniveau op peil blijft. Een van de belangrijkste cijfers om de servicegraad te meten is het maximaal aantal bakken –ook wel rijtuigen genoemd – dat niet inzetbaar mag zijn als gevolg van een gebrek aan onderdelen of als gevolg van een uitgelopen servicebeurt. NedTrain stelde zichzelf ten doel dat het aantal niet inzetbare rijtuigen als gevolg van gebrek aan onderdelen in 2006 maximaal dertig mocht zijn. Dat aantal leek tot na de zomer bij lange na niet te worden gehaald. Er was een verhoogde behoefte aan onderdelen door extra aandacht voor kwaliteit. grbrek aan onderlinge afstemming tussen de afdelingen maakte dat daar niet goed op werd ingespeeld. Maar die oorzaak kwam eigenlijk pas boven water nadat de werknemers drie dagen lang bij elkaar hebben gezeten en van elkaar hoorden hoe ze werkten en in hoeverre dat werk hier of daar overlap vertoonde.

 

[fotoalbum]

 

Doel ruimschoots gehaald

Uiteindelijk werd eind 2006 dat aantal van dertig bakken wél gehaald, ruim zelfs. Voor 2007 is het doel aangescherpt tot maximaal negentien bakken. Theo Walbeek: “We zagen in de loop van 2006 het aantal bakken maar niet dalen, we bleven steken op 48. Toen heb ik persoonlijk maar een beetje crisis gemaakt en alle uitvoerenden in één hok gezet gedurende drie dagen. Daarbij hebben we de NedTrain-werknemers die net waren opgeleid tot Kaizen-experts bij die bijeenkomst betrokken.” De drie groepen die werden uitgenodigd voor de bijeenkomst waren de logistieke werknemers op de productielocatie, de werknemers die zich bezighouden met het afhandelen van de onderdelentekorten en de inkoopplanners die zich onder andere bezighouden met het aanvullen van de voorraden.

 

Drie dagen bij elkaar

“Elk van de drie dagen had een duidelijke opzet. De eerste dag zijn we op zoek gegaan naar het probleem en de oorzaken, op die dag vielen er voldoende harde woorden, misverstanden kwamen aan de orde, het was een emotionele dag. Dag twee stond in het teken van het zoeken naar oplossingen, toen hebben we de werknemers op papier laten zetten wat hun eigen proces inhield, hier zat de Kaizen-facilitator ook bij. Op dag drie zijn we met de gevonden oplossingen aan de slag gegaan en na afloop van die drie dagen heeft iedereen een paar thema’s opgepakt om die toe te passen op zijn eigen werk. En  vijf weken later hadden we al een waanzinnige delta in de servicegraad behaald van twintig bakken”, aldus Walbeek. De logistiek manager zegt zich ervan bewust te zijn dat met een driedaagse sessie als waarvoor is gekozen, niet alle problemen de wereld uit kunnen worden geholpen. “Maar, ondanks dat is het een geweldige vooruitgang dat mensen meer rekening gaan houden met elkaars belangen. Met als gevolg een beter eindresultaat.”

 

Niet te vergelijken met andere servicegerichte bedrijven

NedTrain werkt voornamelijk voor het NS-bedrijf. Maar daarnaast onderhoudt NedTrain ook treinen van andere vervoerders waaronder die van Syntus en Connection. “En daarnaast leveren we service aan goederenvervoerders als Railion, Rail4Chem’ers, etc. En zeker in die laatste categorie vervoerders begint wat concurrentie te ontstaan met andere serviceverleners en treinenbouwers. Zij bieden ook steeds vaker aan om het onderhoud aan treinen te doen.” Mede daardoor zegt Walbeek de servicegraad te willen verhogen naar maximaal tien bakken. Op de 38 locaties waar NedTrain nu in Nederland actief is zou simpelweg meer voorraad neergelegd kunnen worden zodat onderdelen altijd beschikbaar zijn, maar dat is volgens de logistiek manager niet de bedoeling. Het past niet binnen de Kaizen gedachte, die toch dicht tegen de lean-werkwijze aanschurkt en zo min mogelijk voorraad predikt.

 

Verleggen van de focus

NedTrain heeft, mede als gevolg van de positieve ontwikkeling, besloten om de term servicegraad waar het om prestatie gaat voortaan te beschouwen als de term voor het beoordelen van interne prestaties. Het aantal bakken dat maximaal stil mag staan is vanaf dit jaar de externe prestatiefactor. “Met die veranderingen proberen we vooral duidelijk te maken dat het belang van klanten voor ons een stuk groter is geworden. En omdat we het belang van klanten op een hoger niveau wilden brengen hebben we dit maar direct doorgetrokken in het hele bedrijf. Vandaar dat er nu lichtbakken hangen op iedere locatie. Daarop kunnen de werknemers de prestatie van die dag lezen. Die kan -1 zijn, als er een bak te weinig is klaargezet, of + 2 als er twee bakken meer zijn geleverd dan in het contract met de vervoerder is vastgelegd. En iedereen die dat wil kan elke dag een of twee smsjes ontvangen met daarop de tussenstand. Verder worden de prestaties ook op het intranet bijgehouden. Met die actuele cijfers willen we het bewustzijn van de medewerkers opkrikken.”

 

Moderniseringsslag

NedTrain is naast het verhogen van de service ook bezig met een moderniseringsslag. Het huidige Baan Triton 3.1 ERP wordt niet meer ondersteund en er wordt volgens Walbeek gekeken naar vervangende ERP-systemen. Aan het ERP hangt al wel een Advanced Planning Systeem (APS) van Click Commerce, dat voornamelijk door de afdeling spare parts planning wordt gebruikt. Het gebruikte APS is een oplossing die speciaal voor de service-industrie is ontwikkeld. Op de servicelocaties krijgen de werknemers inmiddels PDA’s in gebruik waarop ze real-time inzicht hebben in de voorraad én via de PDA zijn ze ook in staat om gebreken door te geven zodat daar snel op kan worden ingesprongen. In de loop van 2007 zal meer duidelijk worden over de mogelijke aanschaf van een nieuw ERP. Voor de ICT-infrastructuur werkt NedTrain aan de ontwikkeling van een SOA-platform om zodoende meer communicatiestromen – zoals die van de PDA’s – aan elkaar te kunnen knopen.

 

Over het bedrijf NedTrain

Sinds 1839 verzorgd NedTrain het onderhoud van railvoertuigen. Eén van de grote vestigingen waar handen uit de mouwen worden gestoken is Tilburg, daar zit NedTrain al bijna 140 jaar net ten noorden van het NS station. NedTrain verzorgt onderhoud, reiniging en revisie van rollend treinmaterieel. Daarnaast verzorgt het revisie van componenten als draai- en wielstellen, motoren of complete treinen. Verder moderniseert het treininterieurs en bouwt het gecompliceerde veiligheidssystemen in. Het verhelpen van schade, hersporen, technisch onderhoud en oplossen van storingen behoort ook tot de taken van het bedrijf.

 

Lees ook:

 

Reageer op dit artikel