De conceptueel ontwerpfase is de eerste fase (zie ook onderstaand figuur) om tot een volledig nieuw ingericht en operationeel magazijn te komen. Het doel is het selecteren van de beste oplossing, ofwel manueel dan wel met hoge mate van automatisering, rekening houdend met het toekomstige proces en de vooraf vastgestelde uitgangspunten.

Vijf stappen

Om te komen tot een realistisch conceptueel ontwerp dient u binnen deze fase de volgende vijf stappen te doorlopen:
 

  
1. Vaststellen van het toekomstige proces en uitgangspunten.
2. Vaststellen benodigde equipement en opstellen bloklay-out.
3. Selecteren gewenste oplossing.
4. Vaststellen van systeemimplicaties ontwerp.
5. Opstellen van een projectbegroting, business case en inschatting van het besparingspotentieel.

De aanleiding voor een magazijn (her)ontwerp is meestal om een aantal knelpunten op te lossen binnen het logistieke proces dan wel om een nieuwe vorm van logistieke ondersteuning te onderzoeken. De doelstellingen die u hier zou kunnen nastreven zijn onder andere een toename van de productiviteit, voorraadverlaging, doorlooptijdverkorting of verhoging van de leverbetrouwbaarheid. Het is verstandig het toekomstige proces en de bijbehorende eisen en wensen te bepalen vanuit het orderproces zoals dat zich binnen uw bedrijf afspeelt of dient af te spelen.

Een overkoepelend overzicht van de verschillende functies en activiteiten binnen het orderproces, en de wijze waarop deze worden uitgevoerd is hierbij van essentieel belang om een samenhangende en volledige lijst van ontwerpcriteria en uitgangspunten te verkrijgen. Daarnaast dient u ook rekening te houden met milieu (duurzaamheid), arbeid en veiligheidseisen van deze tijd. En om in de toekomst te voldoen aan veranderende specificaties met betrekking tot inslag, opslag en uitslag dient u ook rekening te houden met maximale flexibiliteit binnen het ontwerp. In alle gevallen wordt aangeraden om een nulmeting uit te voeren om vast te stellen waar het bedrijf nu staat.

Nadat het toekomstige proces beschreven is, de interne goederenstroom is vastgesteld en de ontwerpcriteria en uitgangspunten in kaart gebracht zijn, kan begonnen worden met het maken van de eerste schetsen van een blok lay-out. Alvorens er gestart wordt met het opstellen van de blok lay-out dient u de volgende vier punten onderzocht te hebben;
 
1. De beschikbare ruimte.
2. Bepalen van de vaste obstakels (kolommen, muren, deuren, ontruiming, enz.).
3. Bepalen van facilitaire vereisten (kantoren, laadperrons, ruimte voor tijdelijke opslag en inspectie, enz.).
4. Vaststellen van productspecificaties bestaande uit:

• Aantal producten dat opgeslagen dient te worden (belangrijk voor het vaststellen van het aantal benodigde grijplocaties).
• De omloopsnelheid (actueel en target) om benodigde opslagcapaciteit bulk te bepalen.
• Aantal uitgeslagen orderregels (tijdens piek) om benodigde capaciteit en mate van technologie / automatisering te bepalen.
• Opslag en replenishment requirements per productsoort / groep.

Nadat bovengenoemde punten onderzocht zijn, kan een start gemaakt worden met het genereren van verschillende alternatieven die in lijn zijn met de vooraf opgestelde uitgangspunten en ontwerpcriteria. Het evalueren van de voorgestelde initiatieven gebeurt op basis van een gedegen investeringsvoorstel. Om hiertoe te komen dienen de kosten inzichtelijk te worden gemaakt van de ruimte (benodigde m2), eventueel onderverdeeld naar de verschillende functionele gebieden, arbeid (in FTE's) en kapitaal. Kortom de output van het conceptueel ontwerp is een lay-out die de bouwdimensies en benodigd materiaal weergeeft, ondersteund met een globaal investeringsvoorstel.

Nadat de alternatieven en de benodigde investeringen per alternatief bekend zijn, kan er snel gekomen worden tot een juist en passend alternatief. Aangeraden wordt dan ook te kijken naar de jaarlijkse kosten, rekeninghoudend met de kosten van arbeid, ruimte en afschrijvingskosten met betrekking tot het benodigde kapitaal. Het uiteindelijke doel van deze stap is de beste oplossing te selecteren: ofwel manueel, dan wel met een hoge mate van automatisering waarbij de jaarlijkse kosten tot een minimum beperkt worden.
 

Als de specificaties van het ontwerp vaststaan, kan een (Fit-Gap) analyse gemaakt worden wat de consequenties zijn van het ontwerp op de logistieke operatie en eventueel benodigde logistieke automatisering. Past de gekozen oplossing niet of deels, dan wordt er gekeken welke concessies dan wel aanpassingen er gemaakt dienen te worden of worden de stappen (deels) opnieuw doorlopen, totdat de juiste keuze is gemaakt.

Het opstellen van een business case is eigenlijk de finale stap voor het afsluiten van de 1e fase. In deze stap wordt er met behulp van het gekozen alternatief, benodigde investering de terugverdientijd en NPV (Net present Value) berekent. Een belangrijk onderdeel van de business case is echter het opstellen van een projectbegroting. Deze begroting komt tot stand doordat er in deze stap ook gekeken wordt naar het toekomstbeeld en er dus gezorgd dient te worden voor een concreet en realistisch implementatieplan. Na het afronden van deze laatste stap bent u automatisch belandt in de 2e fase die van het "Gedetailleerd

Ontwerp".
 

De eerste fase bestaat uit vijf stappen waarmee succesvol tot een conceptueel ontwerp voor een magazijn gekomen kan worden. Een fout die vaak gemaakt wordt, is om al meteen te beginnen met de invulling van het magazijnontwerp, nog voordat duidelijk is wat de uitgangspunten zouden moeten zijn.

Allereerst dient u een begin te maken met het nadenken over de processen, taken en deelgebieden binnen het magazijn op een hoger abstractieniveau om vervolgens vanuit hier toe te werken naar een optimaal ontwerp. Uiteraard zijn er altijd nog veel meer mogelijkheden, maar belangrijk blijft dat u op een kritische manier blijft kijken naar het ontwerp en de uitgangspunten.

Op deze manier zorgt u er als logistiek manager voor dat u daadwerkelijk op zoek gaat naar een zo effectief en efficiënt mogelijk ontwerp die geschikt is voor uw proces en past binnen de kaders van uw organisatie.