De feitelijke afronding daarvan kan uiteraard pas na de workshop plaatsvinden. Het contract moet de volgende elementen bevatten:

• software (inclusief operationele software,database, third party software en eventueel maatwerk);
• hardware (scanners, antennes?, maar ook server(s) en eventueel aanvullende werkstations, printers en netwerkcomponenten);
• implementatie (vanaf opstellen projectplan tot en met inbedrijfstelling);
• onderhoud.

Het is gebruikelijk dat er een gefaseerde betaling wordt afgesproken:

• een deel bij aanvang van het project, onder andere voor de bestelling van de hardware;
• delen per gereedkomen van de software, na oplevering en na testen
• na oplevering en aftekenen van de acceptatie formulieren

Essentieel in het contract is de stelling dat met de geboden totaaloplossing de gewenste werkwijze, zoals vastgelegd in de workshop, uitgevoerd kan worden. Daarnaast dienen er acceptatiemomenten afgesproken te worden ter controle (beslissingsmomenten met restitutiemogelijkheden).

In sommige gevallen is het mogelijk de opdracht af te spreken op "fixed date and fixed price". Hiervoor wordt wel een premie betaald en hierdoor ligt de controle van het project bij de leverancier!.

Het is aan te raden om met één leverancier een totaalcontract af te spreken, die als hoofdaannemer optreedt.