Een hele goede methode is hier de workshop of conference-room-pilot methode te gebruiken.

Hierbij wordt bij u intern een proefopstelling geplaatst en de werkelijke situatie nagebootst.

We noemen drie grote voordelen:

• Iedereen is betrokken en mag zijn/haar zegje doen, waardoor sommige theorieën onderuit gaan en de praktijk recht wordt gedaan
   
• Het geeft een nog beter beeld in wat staat te gebeuren, waardoor een nog grotere betrokkenheid van alle partijen ontstaat
   
• De consultants / specialisten van de leverancier ontmoeten de gebruikers / specialisten in spe van de opdrachtgever, waardoor meer wederzijds begrip ontstaat. Hetgeen de projectvoortgang alleen maar kan bespoedigen.

Wees duidelijk!

Een goede voorbereiding is het halve werk. U heeft van uw kant, in open communicatie naar de leveranciers en naar de toekomstige gebruikers, vastgelegd wat u verwacht en wat uw eisen en wensen zijn. Dit is vertaald in de offerte van de leverancier.

Gekoppeld aan een projectplan waarin zowel de te ondernemen stappen als de tijdsplanning is opgenomen bent u in staat om de offerte te beoordelen. Staat alles opgenomen? Is alles duidelijk?

In de praktijk blijkt helaas te vaak dat tegenover een vraag van een opdrachtgever die gesteld is in algemene bewoordingen een offerte wordt geplaatst die alleen technische componenten vermelden. Als u vraagt naar een snelle responstijd, is 2 seconden dan snel of bedoelt u 0,2 seconden? En was dat per schermwisseling of voor de verwerking van 10 orderregels?

KSF en KPI

De wens ofwel de verwachting dat er 10 orderregels binnen 2 seconden verwerkt moeten worden is wellicht te zien als een KSF, een Kritische Succes Factor. Vervolgens kan deze KSF worden uitgesplitst in de componenten die hier invloed op hebben en die dus aan een norm moeten voldoen: schermwissel binnen 2 seconden, data-transmissie snelheid 0,2 seconden, gegevensverwerking binnen zus en zoveel tijd et cetera. Deze te meten indicatoren heten KPI, Kritieke Prestatie Indicatoren.

Probeer duidelijk mogelijk te zijn over wat het systeem moet doen om te voldoen aan uw verwachting.