artikel

Zo kan een WMS pakket moeiteloos meegroeien

Warehousing Premium 710

Zo kan een WMS pakket moeiteloos meegroeien

Traditionele WMS-pakketten hebben moeite met alle veranderingen die vandaag de dag bedrijven doorlopen. Er is echter een nieuwe generatie software op de markt, die wel flexibel is, snel te implementeren en met de tijd meegaat. Deel 2 van een korte serie expertartikelen.

Pakketten die vijf of tien jaar geleden werden geïmplementeerd, voldeden toen prima. Om aan de toenmalige eisen te voldoen, werden ze met allerlei bedrijfsspecifiek maatwerk uitgebreid. Alhoewel er in opvolgende jaren nieuwe versies van de WMS software verschenen, werden geïnstalleerde pakketten zelden ge-upgrade. Het vele maatwerk zorgde ervoor, dat inspanningen voor upgrades naar nieuwe versies vergelijkbaar waren met complete implementaties. Daar zat niemand op te wachten. Noodgedwongen bleven bedrijven op oude versies doormodderen en was men voor iedere wijziging op de leveranciers aangewezen. Dat kon behoorlijk in de papieren lopen.
Inmiddels is er een nieuwe generatie WMS-pakketten op de markt die veel flexibeler is. Deze pakketten onderscheiden zich van traditionele pakketten op drie punten:

  • Configuratie
  • Implementatie
  • Actualisatie

Configureren op eigen wijze

Omdat ieder magazijn anders is, stoppen leveranciers diverse werkwijzen en besturingsregels in hun pakketten. Bij de implementatie kies je welke van deze opties je wilt gebruiken. Wil je één order tegelijk verzamelen of liever meerdere orders? Wil je orders tijdens de pickronde uitsorteren (sort-while-pick) of achteraf (pick-and-sort)? Wellicht wil je enkele pickmethoden naast elkaar gebruiken en het WMS laten beslissen welke methode per geval het beste is.
Dergelijke opties heeft de pakketaanbieder vooraf in een WMS ingebouwd. Traditioneel kun je opties inschakelen door tijdens de implementatie vinkjes te zetten in het pakket. Toch zul je zien dat je een werkwijze eigenlijk net iets anders zou willen doen of dat je andere criteria wilt hanteren in beslisregels. In traditionele WMS-pakketten wordt er dan maatwerk gebouwd of doet men concessies aan de manier van werken.
Moderne pakketten pakken het anders aan. Je kunt de werkwijze in het magazijn zelf vormgeven in het pakket. Via workflows bepaal je in welke volgorde processtappen doorlopen moeten worden en wat de criteria zijn voor overgang naar een volgende stap. Verder staan pakketten je toe om gebruikersdialogen op RF-schermen vrij in te richten, onnodige handelingen weg te laten en alleen informatie te tonen die relevant is. Via opties voor personalisatie en autorisatie kun je bovendien individuele gebruikers op hun eigen wijze laten werken.
De beslissingen die het pakket her en der moet nemen, definieer je via business rules in plaats van het aanvinken van besturingsregels die vooraf door de leverancier bedacht zijn. Business rules zijn logische formules die je zelf samenstelt. Bovendien heb je de mogelijkheid om kenmerken aan orders, artikelen, voorraden en dergelijke toe te voegen, die standaard niet beschikbaar zijn in het WMS. Dat geeft vrijheid. Sommige pakketten gaan verder en bieden technieken voor business process modeling, waarbij je de procesgang op grafische wijze vormgeeft via schema’s van blokjes en lijntjes. Ten slotte zijn er pakketten die je toestaan om zelf programmeercode te ontwikkelen binnen het WMS. In tegenstelling tot traditioneel maatwerk zit deze code ingebakken in het WMS, zodat het eenvoudig meegaat naar nieuwe software-versies.wms
Uiteraard zijn er verschillen tussen pakketten. Online softwarevergelijker wms-software.eu onderzocht 17 moderne pakketten. Deze tabel geeft aan welke zaken gebruikers zelf kunnen doen in het WMS. Pakketten bieden veel mogelijkheden. Alleen het ontwikkelen van maatwerk moet je veelal aan de leveranciers overlaten.

Implementeren en optimaliseren

Ook zien we dat pakketten tegenwoordig op een andere manier geïmplementeerd worden. Traditioneel zet de leverancier eerst de gewenste werkwijzen op papier. Vervolgens richt het team het WMS in en bouwt de leverancier het benodigde maatwerk. Ten slotte wordt alles getest, krijgen gebruikers een training en – als alles naar wens verloopt – wordt het pakket in gebruik genomen. Deze aanpak staat bekend als watervalmethode, omdat de verschillende fases elkaar als een waterval opvolgen. Nadeel is dat je veel tijd steekt in het vooraf ontwerpen van processen en dat je daarna  weinig vrijheid hebt om nieuwe inzichten te verwerken.
De laatste jaren is de scrummethode populair in softwareprojecten. Scrum is erop gericht om in korte sprints van één of twee weken een werkend softwareproduct op te leveren zonder vooraf in detail te specificeren hoe het eruit moet zien. Een sprint beperkt zich doorgaans tot een enkel deelproces, bijvoorbeeld goederenontvangst of orderverzamelen. Leveranciers hanteren vooraf ingerichte templates om snel een werkend prototype op te leveren. Gebruikers kunnen na afloop van de sprint de software gelijk uitproberen. Mochten hier nieuwe wensen uit volgen, dan worden die in een volgende sprint meegenomen. De praktijk leert dat de scrummethode aanzienlijk sneller gaat dan de watervalmethode en tot passender oplossingen leidt.
De cijfers in deze grafiek laten zien dat de watervalmethode nog steeds populair is, maar dat moderne methoden langzaamaan de overhand krijgen. Aangezien pakketten tegenwoordig flexibeler zijn, hoef je ze niet gelijk voor de volle 100 procent in gebruik te nemen. Je kunt met een eenvoudige inrichting starten en daarna stapsgewijs optimaliseren. Dit maakt dat je sneller implementeert en je voorkomt allerlei complexe aanpassingen die je achteraf eigenlijk niet nodig blijkt te hebben. Spreek wel duidelijk af dat latere optimalisaties zullen volgen. Vaak zijn gebruikers bang dat van uitstel afstel komt waardoor ze zoveel mogelijk zaken willen meenemen tijdens de implementatie en het project nodeloos complex maken.

Actualiseren met upgrades

Leveranciers vernieuwen hun pakketten en voegen voortdurend nieuwe features toe. Dit kunnen zowel functionele als technische aanpassingen zijn. Een functionele aanpassing is bijvoorbeeld de introductie van een nieuwe orderverzamelmethode of extra ondersteuning voor opslag van gevaarlijke stoffen. Een technische aanpassing is bijvoorbeeld een overgang van een pakket naar de cloud of de introductie van grafische gebruikersschermen op RF terminals. Op deze manier zorgt de leverancier ervoor dat het pakket niet alleen aan de hedendaagse logistieke eisen voldoet, maar ook technisch actueel blijft.
Hoe zorgen leveranciers vervolgens dat geïmplementeerde pakketten bij gebruikers actueel blijven? Hier verschillen de filosofieën. Sommige pakketaanbieders stellen upgrades naar nieuwe versies verplicht, terwijl anderen het aan gebruikers overlaten. Er zijn ook leveranciers die upgrades slechts na iedere twee of drie jaar verplichten. Op zich klinkt het aanlokkelijk als je zelf mag kiezen of je wel/niet overgaat naar nieuwe versies. Echter leveranciers die upgrades verplicht stellen, zijn doorgaans beter uitgerust om ze daadwerkelijk te realiseren. Vrijwillige upgrades worden in de praktijk zelden uitgevoerd.wms

Deze grafiek laat zien dat er onder leveranciers verschil van inzicht is. Nog ongeveer een kwart van de leveranciers staat toe dat gebruikers voor onbepaalde tijd op een oude versie blijven werken.

Moderne pakketten zijn een stuk flexibeler dan voorheen, maar natuurlijk is niet ieder pakket even flexibel. Als je investeert in WMS, verzeker je er dan van dat je nieuwe WMS in de toekomst met je mee kan groeien. Een goede check is om de leverancier te vragen naar de principes voor configuratie, implementatie en actualisatie.

Lees ook deel 1: Digitalisering jaagt investeringen in WMS flink op

 

 

Reageer op dit artikel