artikel

Waarom investeren in WMS?

Warehousing 1652

De aanschaf van een WMS kan zowel vanuit management perspectief als vanuit de praktijk worden bekeken. In dit hoofdstuk zetten we de argumenten op een rij. Daarnaast geven we een indicatie van de kosten die de aanschaf en het gebruik van WMS met zich mee brengt.

Waarom investeren in WMS?

3.1. Argumenten vanuit management perspectief

We maken hier onderscheid naar de volgende redenen:

  • Risico (noodzakelijk kwaad)

Risico is de meest defensieve drijfveer om een WMS-systeem aan te schaffen. “Het systeem” wordt als een noodzakelijke voorwaarde gezien voor het behoud van het bedrijf. Een voorbeeld dat regelmatig voorkomt: de leverancier stopt met het huidige pakket. Ondanks dat het systeem voldoende functionaliteit biedt zal men toch naar iets anders moeten.

Veel bedrijven die 15 à 20 jaar geleden een (1e) WMS implementeerden kiezen nu voor een nieuw systeem. De beperkte functionaliteit begint te knellen en het onderhoud wordt steeds lastiger door het maatwerk dat aan het pakket is gebouwd.

  • Kostenreductie

Kostenreductie kan een reden zijn voor de investering in een (nieuw) WMS. Dit kan door:

  • Verbetering van de aansturing van processen. Door het invoeren van een WMS kunnen operationele processen beter ondersteund worden. Zo kunnen moderne systemen het aantal meters dat zonder last wordt gereden minimaliseren. Dit levert een directe besparing op de personeelskosten; verdichting van voorraden maakt een hogere vullingsgraad mogelijk;
  • Vermindering van administratief werk. Door verbeterde interfacemogelijkheden kan administratief werk aan de order entry kant worden geëlimineerd. De inzet van RF terminals met bijvoorbeeld scanning of voice-picking leidt tot een flinke reductie van administratief werk in de vorm van vastleggen van bijvoorbeeld verplaatsingen en uitleveringen;
  • Verminder van fouten. In en wereld waarin producten steeds meer op elkaar lijken en het vooral gaat om de logistieke component van productkwaliteit worden we genadeloos afgerekend op fouten. Een WMS helpt om fouten te reduceren, bijvoorbeeld door checks met behulp van scanning of door het zichtbaar maken van productafbeeldingen bij het orderpicken;
  • Vermindering van de beheerslast. Zonder WMS kan het ook. In zo’n situatie worden “verkeersregelaars” ingezet om de processen aan te sturen. Van deze mensen wordt veel detailkennis verwacht hetgeen een groot afbreukrisico met zich brengt, en hoge (personeels)kosten uiteraard.

 

  • Verbetering Customer Service

Van een meer ‘offensieve’ benadering is sprake wanneer u kansen ziet om met een nieuw WMS uw Customer Service niveau naar een hoger plan te brengen, waardoor het bedrijf zich op een bedrijfseconomisch verantwoorde manier klantgerichter en slagvaardiger kan opstellen. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan:

  • Verbetering van leverbetrouwbaarheid
  • Verkorting van orderdoorlopptijden
  • Vergroting van de flexibiliteit
  • Beter invullen van (individuele) klantwensen

NB: het WMS zelf is een enabler, zonder WMS functionaliteit kunnen wijzigingen niet worden doorgevoerd. Vaak zijn er structurele wijzigingen in de bedrijfsvoering nodig, die doorgaans leiden tot ingrepen in de organisatie én de informatievoorziening.

Voorbeeld van verbetering /uitbreiding van de customer service is het bieden van multichannel sales. Bij Perry Sport krijgt de inkopende klant de beschikking over de complete voorraad, in de magazijnen maar ook van de vestigingen van Perry. Ook is mogelijk een via de webshop besteld artikel in een winkel te retourneren.

 

Schrijf je in voor de WMS-dag 2018

De 22ste editie van de WMS-dag vindt dit jaar op 21 maart plaats in 1931 Congres-centrum in Den Bosch.

  • Wijziging van de bedrijfsvoering

Om allerlei redenen wijzigen bedrijven hun producten- en dienstenportfolio en passen hun processen hierop aan. Wanneer deze gewijzigde processen niet of te beperkt ondersteund worden door het bestaande informatiesysteem, kan dit aanleiding zijn om op zoek te gaan naar een nieuw pakket.

Bijvoorbeeld: een bedrijf neemt voedingsmiddelen met THT-datum op in het assortiment, of breidt activiteiten uit met opslag gevaarlijke stoffen. Ook het starten van een web shop kan een reden zijn.

  • Vergroting van de flexibiliteit

Met name logistieke dienstverleners kiezen voor een beperkte mechanisering van hun magazijnen in combinatie met de inzet van een flexibele medewerkerschil. In zo’n situatie zijn ondersteunende informatiesystemen noodzakelijk die er voor zorgen in feite iedereen die zich aan biedt kan worden inzget en waarmee na een zeer kort inwerktijd foutloos kan worden gewerkt. Een moderne WMS dus.

3.2 Argumenten uit dagelijkse praktijk

Een combinatie van voldoende elementen uit onderstaande lijst vormt een goede argumentatie voor het starten met WMS:

  • U wilt de operationele processen ondersteunen door middel van een sturend i.p.v. een registrerend systeem en hierdoor de beheerslast verkleinen
  • U wilt volledig inzicht hebben in de voortgang van processen zodat u tijdig kunt bijsturen
  • U wenst dat mutaties van systeeminformatie gelogd kunnen worden, om gemaakte fouten te kunnen traceren en in de toekomst te voorkomen
  • U hebt er genoeg van om allerlei gegevens in meerdere deelsystemen in te moeten voeren en proberen gelijk te houden
  • U wilt gegevens in het systeem kunnen importeren en exporteren: dit scheelt invoerwerk en maakt het leven voor leveranciers en klanten eenvoudiger
  • Een goede gebruikersdocumentatie en helpfuncties vindt u belangrijk en u wilt wanneer nodig mensen op cursus kunnen sturen, zodat de kennis over het gebruik van het systeem niet verwatert

Functioneel zoekt u naar de volgende voordelen:

  • Integratie tussen systemen
  • Goede rapportagemogelijkheden
  • Standaard functionaliteiten binnen het systeem die het u mogelijk maken snel te schakelen
  • Goede mogelijkheden tot voortgangsregistratie
  • Mogelijkheid tot efficiënte doorbelasting en klanten en nacalculaties (vooral voor logistieke dienstverleners);

3.3 Kosten WMS

Een investering in WMS is omvangrijk. Naast de hard- en software is een flinke inspanning van de eigen mensen gemoeid met het gehele traject. Schattingen zijn hierover moeilijk te geven omdat veel bedrijven deze tijd niet afzonderlijk registreren. Advies is om dat wel te doen, zodat het duidelijk is of de gewenste resultaten zijn behaald.

Over de daadwerkelijke projectuitgaven (out-of-pocket kosten) bestaat uiteraard meer duidelijkheid. Deze zijn grofweg te verdelen in:

1. Selectie

Door onbekendheid met de materie en beperkte kennis van aanbieders en hun systemen kost een selectietraject vaak veel tijd van de eigen medewerkers. Voor selectie van systemen is kennis van de (on)mogelijkheden van groot belang. (Waar moet u op gaan letten?). Het is daarom verstandig om u tijdens het selectieproces door een onafhankelijk expert te laten ondersteunen. De hiermee  gepaarde kosten hangen sterk af van binnen uw bedrijf beschikbare kennis op dit gebied.
Oriënterende gesprekken met leveranciers en demonstraties zijn kosteloos. Wanneer men er voor kiest om een bepaald systeem meer in de diepte te toetsen door middel van een bedrijfscase (zie hoofdstuk 5) wordt door de leverancier vaak een bijdrage in de kosten gevraagd. Afhankelijk van de omvang van de workshop bedraagt deze bijdrage enkele duizenden euro’s.

2. Aanschaf

We onderscheiden de volgende kostencomponenten:Software: database, systeemsoftware, standaardmodules, opties, koppelingen, rapportagetools

  • Hardware: server(s) + terminals en evt. aanpassingen in de werkstations
  • Hardware: RF terminals (kan scanning en/of voice zijn) **
  • Implementatie

Steeds meer pakketten zijn “in een browser” beschikbaar en kunnen in principe worden gebruikt met alle apparaten waarmee je naar internet kunt. Dat kan een (smart)phone maar ook een tablet of een notebook zijn. De inzet van dit type apparaten kan de kosten drastisch reduceren. In plaats van dure eigen netwerken kan de inzet van 4G-telefoonnetwerken worden overwogen.

3. Gebruikers

Een belangrijke bepalende factor voor de prijs van de software is het aantal gebruikers. Men onderscheidt het aantal named users (d.w.z. het aantal gebruikers dat het systeem mag gebruiken, die in het system geregistreerd zijn) of concurrend users, dat is het aantal gebruikers dat gelijktijdig het systeem kan gebruiken. Zeker in het geval van WMS met sterk wisselende personele bezettingen is het de laatste methode het meest gebruikelijk.

Vaak wordt een verschik gemaakt tussen heavy users, dat zijn medewerkers die de hele dag alle functionaliteit van het systeem gebruiken en medewerkers die met behulp van RF terminals zeer beperkt van het system gebruik kaken. Discussies ontstaan als het gaat om gebruikers die beperkt / weinig frequent gebruik maken van systemen, bij chauffeurs van busjes in de buitendienst die in het WMS zijn opgenomen.

Grote posten zijn de software en de implementatie. Als vuistregel geldt dat de licentiekosten  1/3 en de implementatiekosten 2/3 van het investeringsbedrag bedragen. In complexere situaties kan dit oplopen naar het dubbele.

Hoge investeringen kunnen worden voorkomen door te kiezen voor een afrekenmodel dat uit gaat afrekening per maand of zelfs van de intensiteit van het gebruik van het systemen (aantal clicks). Grote investeringen in hardware (servers etc.) kunnen worden voorkomen door de inzet van een applicatie die in de cloud draait. Steeds meer leveranciers bieden deze mogelijkheid.

4. Implementatie

Implementatie geschiedt vrijwel altijd door de leverancier. Uitzondering zijn grote logistieke dienstverleners die over het algemeen logistics engineers in dienst hebben die klantspecifieke (her)inrichting van hun WMS-systemen verzorgen maar ook de implementatie bij nieuwe vestigingen.

5. Onderhoud

Het grote voordeel van software is dat het door onderhoud continu up to date kan worden gehouden. Een onderhoudscontract is hierdoor zeker wenselijk. Ook wordt door de meeste leveranciers ondersteuning bij calamiteiten geboden. Afhankelijk van het service niveau dat wordt geboden bedragen de kosten voor onderhoud tussen 15 en 25% van de bruto aanschafprijs (=de prijs vóór eventuele korting).

Een van de grote bezwaren van maatwerk op het pakket is date het de onderhoudbaarheid beperkt en de ondersteuning bij calamiteiten lastig maakt!

3.1. ROI (return on investrment)

Het gaat bij de kosten natuurlijk niet alleen om wat er betaald moeten worden. Vooral van belang is wat een bedrijf er mee verdient. ROI (return on investement) noemen we de tijd die nodig is om de investering terug te verdienen. Dat is uiteraard per situatie anders. Toch kan men stellen dat de ROI over het algemeen korter is dan verwacht. Een ROI van enkele jaren is eerder regel dan uitzondering. De winst zit overigens naast verbetering van de efficiency vooral in reductie van de beheerslast. Alles gaat gewoon veel meer automatisch….

Reageer op dit artikel