artikel

FloraHolland bespaart met mobiel scannen

Warehousing Premium

FloraHolland bespaart met mobiel scannen

Om de positie van wereldwijd marktleider in de bloemen- en plantenhandel vast te houden, is FloraHolland er alles aan gelegen om de efficiency en de dienstverlening aan de klant nog verder te verbeteren. Recent werden er 110 mobiele scanner terminals van CASIO in gebruik genomen in het distributiecenter van FloraHolland in Aalsmeer. Dat leidde al tot een substantiële verbetering van de doorvoer en een verdere vermindering van het aantal incorrecte orders. FloraHolland bespaart er kosten mee én kan zijn klanten beter van dienst zijn.

Om de positie van wereldwijd marktleider in de bloemen- en plantenhandel vast te houden, is FloraHolland er alles aan gelegen om de efficiency en de dienstverlening aan de klant nog verder te verbeteren. Recent werden er 110 mobiele scanner terminals van CASIO in gebruik genomen in het distributiecenter van FloraHolland in Aalsmeer. Dat leidde al tot een substantiële verbetering van de doorvoer en een verdere vermindering van het aantal incorrecte orders. FloraHolland bespaart er kosten mee én kan zijn klanten beter van dienst zijn.

Projectgegevens
Bedrijfsnaam: FloraHolland   Leverancier/dienstverlener: C.N. Rood
Plaats: Aalsmeer  
Branche: land- & tuinbouw   Bedrijfsgrootte: groot: 400 of meer werknemers
Bedrijfstype: Logistiek   Datum ingebruikname:
Productnaam: Casio  

Tientallen miljoenen verse bloemen en planten worden er elke dag verhandeld, en daarmee is FloraHolland een van de grootste bloemenveilingen ter wereld. Snelheid is essentieel in deze business, en dus is een gestroomlijnde logistieke organisatie van levensbelang. Alleen zo kan de versheid van de verhandelde bloemen en planten gedurende het hele proces gegarandeerd worden.

 

De werkdag begint vroeg voor de medewerkers en kopers bij FloraHolland in Aalsmeer: de veiling gaat om 6.00 uur stipt van start. Binnen het Nederlandse veilingsysteem bieden potentiële kopers aan de hand van een klok. Die wordt op megaformaat geprojecteerd op een scherm voorin de hal. De prijs telt af. Komt die in de buurt bij wat de koper wil betalen, dan biedt hij. De meeste kopers zitten achter hun laptop, direct in verbinding met hun eigen order management system. In sommige hallen worden de bloemen en planten op trolleys voorgereden zodat potentiële kopers de aangeboden waar kunnen beoordelen. In andere, meer moderne hallen worden beeld en omschrijving op een scherm getoond. Met speciale software kunnen kopers zo ook vanuit hun eigen kantoor bieden, ze hoeven er niet meer voor naar de veiling te komen.

   

Eenmaal verkocht worden de bloemen naar het distributiegebied getransporteerd, waar meer dan 1000 medewerkers – meer dan de helft  van het personeelsbestand van FloraHolland Aalsmeer – hard werken om de planten en bloemen zo snel mogelijk over te dragen aan de koper. Dat moet twee uur nadat de transactie heeft plaats gevonden gebeurd zijn.

Logistieke race tegen de klok
FloraHolland heeft dertien veilinglocaties, verspreid over zes plaatsen. Er werken ca. 4500 mensen. Met gemiddeld 48 miljoen planten en bloemen per dag en een dagomzet van 16 miljoen euro – dat is 4 miljard euro per jaar – is FloraHolland de grootste en meest vooruitstrevende bloemenveilig ter wereld. Het vloeroppervlak van FloraHolland in Aalsmeer bedraagt 1,25 miljoen vierkante meter. Er worden dagelijks 17000 trolleys met bloemen en planten verhandeld, goed voor 40000 kloktransacties. FloraHolland is een coöperatie met zo’n 6000 telers als lid (lees: eigenaar). De belangrijkste verantwoordelijkheid van de veiling is om die telers de beste opbrengst te garanderen tegen zo laag mogelijke kosten.

   

In een markt die steeds meer gedomineerd wordt door grote partijen en die steeds meer internationaliseert, is het voor FloraHolland belangrijk om een rol te spelen in zowel de nationale als de internationale handel. Daarom investeert FloraHolland continu in efficiency en klanttevredenheid. Dolf de Groot, Project Manager bij FloraHolland daarover: "Ons doel is om onze leden en onze klanten – of dat nu grote retailers zijn, exportbedrijven, eigenaars van bloemenwinkels of marktkooplui – naar tevredenheid van dienst te zijn."

 

Duidelijk minder fouten

Voor een buitenstaander lijkt de sfeer in het distributiegebied in Aalsmeer hectisch en zelfs een tikje chaotisch. Duizenden volle en lege trolleys staan opgesteld in rijen of worden door medewerkers rondgereden. De controleurs, die te herkennen zijn aan hun grijze jassen, gebruiken veelvuldig hun handscanners en ook in de Mobiele Scanning Stations staan scanners opgesteld.

"We hebben in 2002 al de overstap naar mobiele scanners gemaakt," zegt Dolf de Groot. "We hebben daardoor het aantal fouten duidelijk zien afnemen, de efficiency zien toenemen en we hebben kosten kunnen besparen. Toen onze scanners begonnen te verouderen zijn we ons gaan beraden. We wilden onder geen beding terug naar de oude manier van werken, dus hebben we een projectgroep in het leven geroepen met mensen uit verschillende disciplines. Daarin zaten onder meer logistieke en facilitaire mensen en IT’ers. Met die projectgroep hebben we geanalyseerd welk nieuwe model onze oude scanners het beste kon vervangen."

 

Heel belangrijk: ergonomische bediening
FloraHolland nodigde een aantal leveranciers van scanners uit, waaronder C.N. Rood uit Zoetermeer, en onderworp verschillende scanners aan een strenge selectie. Dolf: "We kennen C.N. Rood al sinds 1998. Ze waren betrokken toen we in 2002 begonnen met scannen, dus het was logisch dat we hen weer benaderden toen we de oude apparatuur wilden vervangen." Het volume en het aantal transacties dat FloraHolland dagelijks verwerkt en de strakke deadlines zorgen voor een hoge werkdruk. De FloraHolland medewerkers moeten snel én accuraat werken. De nieuwe scanners moesten daarom een ergonomisch design hebben, zonder problemen lange tijd achter elkaar gebruikt kunnen worden, en snel kunnen scannen. Dolf had nog een ander belangrijk criterium: "Ondanks dat we in feite werkten aan een project ter vervanging van de bestaande scanners, was het ook de gelegenheid om de functionaliteiten uit te breiden. De wens bestond vooral om tracking & tracing op basis van RFID te kunnen toevoegen."

 

Lichtgewicht handscanners, de optimale oplossing
Uit de analyse van de IT afdeling kwam een shortlist van twee scanners die voldeden aan de uitgebreide lijst van technische eisen. Die twee modellen werden verder onderzocht en vergeleken, onder meer door middel van een test van een week door vijftien gebruikers. "Mijn IT- en logistieke collega’s hadden een voorkeur voor de CASIO scanner," zegt Dolf. De testgroep was meteen vol lof over de DT-X7 van CASIO, door zijn vorm. "Ze vonden hem klein en licht, ‘net een mobiele telefoon’, zeiden ze."

Een ander voordeel was de plaatsing van de scanknoppen, die handig zijn voor links- en rechtshandige mensen. De DT-X7 is snel en betrouwbaar en het hard-plastic omhulsel is goed bestand tegen stoten en vallen, wat ideaal is voor het gebruik in een veeleisende werkomgeving, waar alles snel moet. IT concludeerde dat de scanner prima voldoet aan de technische specificaties: de DT-X7 was het best compatible met de I&A development eisen en biedt een goede interface voor de tracking & tracing functie. De scanner heeft bovendien een optimaal energieverbruik, dankzij de geïntegreerde Li-lon accu. De scanner kan tot zeventien uur standby blijven. De inkoopafdeling was bovendien blij met de prijs, dus de CASIO model was de duidelijke winnaar.

Paul van der Kraan van C.N. Rood was niet echt verbaasd door deze uitkomst. "Dolf en ik hebben de afgelopen twaalf jaar al op meerdere projecten voor FloraHolland samengewerkt. Het was een groot voordeel bij dit project dat we het bedrijf al zo goed kenden. We begrepen hoe de projectgroepleden dachten en wat ze zochten. Het is geweldig voor ons dat CASIO zo sterk focust op innovatie – ze leveren producten met de meest moderne features, precies wat onze klanten willen."

WLAN connectie voor real-time informatie
FloraHolland werkt met het Soti MobiControl systeem onder Windows, op een centrale server die alle scanners in beheer heeft. Met dit systeem kunnen de scanners voorzien worden van software updates en assistentie op afstand, zodat houders of USB apparaten overbodig zijn.
De informatie van de transacties wordt verwerkt in het eigen ontwikkelde distributiesysteem. De mobiele scanners van CASIO zijn met dit systeem verbonden via WLAN, zodat de goederen real-time gevolgd kunnen worden tijdens het traject, van de aankomst bij FloraHolland tot aan het transport. Het zorgt ervoor dat de juiste partijen bij de juiste klanten terecht komen, binnen de afgesproken tijd.

 

Soepele implementatie
Toen de keuze voor CASIO eenmaal was gemaakt, startten C.N. Rood en FloraHolland met het ontwerp, de bouw en de implementatie, die in totaal negen maanden duurde. Op de bouwfase volgde een testfase, voor FloraHolland de 110 terminals in gebruik nam in de distributiehallen. Dat was in juni 2009. Het distributiegebied werd verdeeld in een aantal secties, met trainers die on-the-job instructies gaven aan groepen van tien controleurs per dag, gedurende een periode van twee weken. Zo werd de impact van de overstap zo klein mogelijk gehouden. De acceptatie van de nieuwe scanners was vanaf het begin zeer hoog, vooral omdat hij in het dagelijks gebruik heel handig bleek te zijn.
   

Betere controle, grotere klanttevredenheid
De controleurs zijn de centrale functionarissen in het distributiegebied. Ze dragen allemaal een CASIO mobiele terminal bij zich, en scannen daarmee de labels op de trolleys van de klanten en op de daarop geplaatste goederen. Deze data worden naar het distributiesysteem gezonden, dat de goederen aan de koper koppelt voor tracking & tracing doeleinden. Tegelijkertijd wordt de order op juistheid gecontroleerd, legt Dolf uit. "Het schermpje van de DT-X7 is duidelijk en makkelijk afleesbaar. Als een order niet klopt, of als de deadline voor een trolley nadert, krijgt de controleur een waarschuwing door middel van een alarm- en een trilsignaal. Omdat alles hier om snelheid draait, vinden we het belangrijk dat het aflezen van de display zo min mogelijk tijd kost."

   

Als er problemen zijn, wordt de trolley naar het probleemgebied gebracht, waar de ‘zoekers’ via de centrale server ontbrekende goederen kunnen lokaliseren of het papierwerk in orde kunnen maken. Sinds de introductie van de tracking & tracing functie op de CASIO scanners verloopt dit proces een stuk soepeler, waardoor er aanzienlijke kostenbesparingen worden gerealiseerd.

Als de order afgewerkt is, verplaatst de controleur de trolley naar het transportgebied. Dolf: "Voorheen moesten de controleurs de scanners in hun zak stoppen zodat ze beide handen vrij hadden om de trolleys te kunnen verplaatsen. De CASIO scanner is zo klein en handzaam, dat ze hem de hele tijd vast kunnen houden."Dankzij de DT-X7 scanners kunnen de controleurs ervoor zorgen dat de goederen bij hun rechtmatige koper terechtkomen, binnen de afgesproken tijd. Procedurefouten, incorrecte ladingen en gemiste deadlines zijn verleden tijd.

 

Tracking & tracing
En dat zijn nog niet alle voordelen van de CASIO terminal. Er zijn meerdere factoren waardoor FloraHolland efficiënter kan werken en zijn klanten een betere service kan bieden. Door de tracking & tracing functie kan de productiviteit per medewerker gemonitord worden. Alle verdelers hebben een persoonlijke identificatiecode die ze linkt met de goederen en de trolleys waaraan ze werken. Het systeem calculeert de tijd die nodig is om de verkochte goederen over de klantentrolleys te verdelen. Aan de hand van een transparant puntensysteem wordt ieders individuele prestatie gemeten. Zo blijven de gezamenlijke inspanning en het tempo hoog.

 

Het tracking & tracing systeem biedt ook voor de klant een serie interessante mogelijkheden voor integratie in de supply chain. De barcode informatie kan worden ingelezen in het logistieke systeem van de klant, zodat er bijvoorbeeld etiketten kunnen worden geprint. Aparte invoer van data wordt overbodig. De trolley kan verder in het leveringsproces worden gevolgd aan de hand van barcode technologie. Deze meest recente ontwikkeling wordt momenteel getest in een pilot bij FloraHollands veilinglocatie in Naaldwijk. Informatie over alle goederen op de trolley wordt verzameld in één barcode, zodat de klant niet langer alle afzonderlijke labels hoeft te scannen. "Dat zorgt voor aanzienlijke besparingen in tijd en budget voor onze klanten. De eerste reacties zijn zeer positief," aldus Dolf. "We verwachten dit eind 2010, begin 2011 uit te kunnen rollen."
  
Toekomstplannen
FloraHolland heeft concrete plannen om in de komende maanden meer dan 60 extra CASIO mobiele scanners in gebruik te nemen, voor de inkomende goederen- en koelcel-gebieden. De tracking & tracing functionaliteit van de de DT-X7 is heel belangrijk in dit stadium van het proces, omdat alle goederen binnen een uur na aankomst in de koelcel moeten staan. Het ergonomische design van de CASIO scanner is ook hier weer een voordeel; met de kleine en lichte scanner is het een stuk makkelijker om tussen de trolleys te komen. Daarnaast zulen op korte termijn 125 CASIO scanners worden ingezet in het afleverproces.
 

Dolf ziet veel mogelijkheden om de efficiency bij FloraHolland verder te optimaliseren, maar erkent ook dat niet alle leden en klanten al zover zijn dat ze de (technologische) vooruitgang als een verbetering zien. "We willen graag moderniseren daar waar we kunnen, en we hebben alle vrijheid om dat achter de schermen te doen. Maar zodra het directe impact op onze klanten heeft – bijvoorbeeld als we de veilingruimtes upgraden – moeten we hun belang altijd voorop stellen en soms een stapje langzamer gaan dan we zouden willen en kunnen. Het gaat er tenslotte voor alles om dat zij tevreden zijn."

 

Tekst: Lynn Radford

Reageer op dit artikel