artikel

Bloed, zweet en schoenen: een WMS-implementatie

Warehousing Premium

Het was avonden flink ploeteren voor het projectteam van schoenen-retailer Hoogenbosch, omdat overdag de normale operaties gewoon doorgingen. Maar het resultaat mag er zijn. Over de implementatie van een nieuw WMS.

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in IT Logistiek op 1 november 2003.

Het vijftienduizend vierkante meter tellende distributiecentrum van retailer Hoogenbosch is moeilijk te missen op het industrieterrein Maaspoort in Den Bosch. De mensen die er werken zijn er inmiddels aan gewend. Een chauffeur vraagt de weg naar de losplaats en de receptioniste legt hem uit dat hij aan de andere kant van het gigantische magazijn met een potentiële opslag voor 1,2 miljoen paar schoenen moet zijn. Vanuit het warehouse verstuurt Hoogenbosch dagelijk zo’n tweehonderd zendingen. Om de orderafhandeling in het magazijn te optimaliseren heeft Hoogenbosch een nieuw Warehouse Management Systeem (WMS) geïmplementeerd.
 

Rode draad

Hoogenbosch is onderdeel van de Macintosh Retail Group en heeft vijf winkelformules, namelijk Dolcis, Manfield, Invito, Hush Puppies en PRO sport. De eerste vier zijn schoenenwinkels, laatstgenoemde verkoopt zogenoemde streetwear. Alle formules doen hun eigen in- en verkoop. De distributie wordt centraal geregeld in het distributiecentrum in Den Bosch. Het dc heeft vier opslaggebieden met elk hun eigen functie. Verder staan er drie sorteersystemen, dat wil zeggen lopende banden waarmee de schoenen op winkelniveau worden uitgezocht.
 

Tot de jaren negentig had Hoogenbosch maatwerksystemen ter ondersteuning van de bedrijfsprocessen, maar de retailer wilde geen eigen ontwikkeling meer doen en is het maatwerk vanaf 1996 gaan vervangen met standaardsoftware. Momenteel draaien er verschillende applicaties. De rode ader, zoals logistiek manager Cees de Kort het noemt, is het ordermanagementsysteem Richter Merchandising van Essentus. ‘Hierin staan de inkooporders en wordt het voorraadbeheer gedaan voor de hele organisatie’, vertelt De Kort. Voor planning gebruikt Hoogenbosch Merchandise Planner (voorheen Makoro) van i2 Technologies; voor financiën de applicatie AXI Finance van AXI en sinds kort is het bedrijf live met het WMS Pkms van Manhattan Associates.
 

De criteria voor het nieuwe WMS waren vooral van technische aard. Het moest de sorteersystemen kunnen aansturen, het moest om kunnen gaan met maatbogen en kleuren, en het onderhoud diende eenvoudig zijn. Daarnaast heeft Hoogenbosch veel te maken met zogenoemde commerciële retouren, schoenen die vanuit de winkels terugkomen in het dc. ‘Dagelijks verdelen we de voorraad goederen over de winkels. In het begin van een seizoen is dat gemakkelijk, dan beleveren we de winkels uit voorraad. Als deze voorraad op is gaan we de aanwezige voorraad in de winkels herverdelen. In sommige winkels loopt een bepaald model schoen nog beter dan in andere’, zegt De Kort. Ongeveer tien procent van het totaal aantal schoenen op jaarbasis zijn commerciële retouren.
 

Opvallend contrast

‘We zijn gewoon blind begonnen, met een longlist van dertig leveranciers’, begint De Kort over het selectietraject dat startte in juli 2001. Een projectgroep bestaande uit de IT-manager van Hoogenbosch, een consultant van Ordina en De Kort zelf, en twee werkgroepen met enerzijds technische mensen en anderzijds medewerkers uit het dc lieten zich uitgebreid voorlichten. ‘Dat we ook zes mensen van de werkvloer hebben laten deelnemen is een erg goede keuze geweest. Daarmee krijg je draagvlak in de organisatie’, vindt De Kort.
 

Van de dertig leveranciers kregen er tien een business case voorgeschoteld, waarna er drie potentiële leveranciers overbleven. ‘Op functioneel gebied waren deze leveranciers behoorlijk gelijk. We hebben ook naar andere zaken gekeken’, zegt De Kort. ‘IMI viel bijvoorbeeld af omdat we per se ondersteuning vanuit Nederland wilden. Locus viel af omdat de organisatie te klein was.’ De drie leveranciers ABB, Marc Global en Manhattan Associates bleven over.

‘Opvallend was dat ABB de voorkeur van de dc-medewerkers had, terwijl die voor de projectgroep en de technische mensen direct afviel. ABB had namelijk tijdens de pakketdemonstratie alles in schermen gebouwd zoals de huidige schermen eruit zagen. Daardoor dachten de dc-medewerkers: dat is makkelijk.’ Manhattan Associates won uiteindelijk omdat het al vele referenties in de retail heeft en omdat de softwareleverancier veel geld investeert in Research & Development. Het contract werd in april 2002 getekend en de implementatie gestart.
 

Tegenvaller

Voor de implementatie zette Hoogenbosch een geheel nieuwe projectgroep op met daarin De Kort, een aantal business analisten, een dc-supervisor en projectleider Marianne Tummers. De operationele flows, oftewel alle functies in het magazijn, werden tot in detail beschreven. ‘De grootste ingrepen die Manhattan Associates moest doen waren al bekend’, vertelt Tummers. Terwijl Manhattan aanpassingen maakte aan het Pkms, heeft Hoogenbosch 143 testscenario’s gemaakt waarvan er honderd sloegen op de sorteerbanden. Ook schreef de retailer zelf in die tijd de interface met het bronsysteem Richter Merchandising.
 

Half oktober waren de aanpassingen klaar en ging de projectgroep testscenario’s langslopen en ook de parameters werden gezet. ‘Het was een hectische tijd. We hadden dagelijks overleg’, staat het Tummers nog goed op het netvlies. ‘We hebben avonden staan ploeteren omdat we overdag de normale operaties hadden en dus pas na werktijd konden gaan testen.’ Om die reden gebruikte Hoogenbosch ook twee omgevingen: een testomgeving en een werkomgeving voor overdag.

‘Vooral de interface met de sorteersystemen was ingrijpend. Dat was een echte tegenvaller’, zegt Tummers. Haar groep testte de communicatie met soms slechts drie dozen tegelijk en ging zo alle honderd scenario’s langs. Toen de geplande datum voor livegang in december naderde besefte niet alleen Hoogenbosch, maar ook Manhattan Associates dat er meer tijd nodig was om te testen. Tummers: ‘We moesten per se live in een voor het dc rustige periode. Dus tijdens de uitverkoop rond de kerst. Maar we hadden nog niet alle testscenario’s doorlopen en dat ging vooral om volumes die we nog wilden opvoeren.’ Hoogenbosch besloot daarom de livegang drie weken uit te stellen naar 6 januari.
 

Op 2 en 3 januari werd de volledige voorraad ingescand en de week van de livegang werden de winkels slechts één keer bevoorraad in plaats van meerdere keren. ‘We hebben de eerste dag tien filialen beleverd, de tweede dag weer tien en hebben het langzaam opgevoerd. Pas na een maand zaten we weer op ons oude patroon qua volumes’, vertelt Tummers. ‘Het was goed te merken dat mensen weinig te doen hadden, want het magazijn glom aan alle kanten. Wat dat betreft voor herhaling vatbaar’, lacht ze.
 

Simpel

Ondertussen heeft Hoogenbosch ook nog Radio Frequency in gebruik genomen. De oude scanners werden vervangen en de heftrucks kregen nieuwe terminals. De inbouw van Rfid was een fluitje van een cent. ‘Complimenten voor LXE, onze leverancier van de terminals. Ze hebben in eigen regie vijf zenders in het magazijn met een eigen IP-adres geïnstalleerd en dertig draadloze scanners in werking gesteld. Dat werkte feilloos en in één dag zijn we live gegaan’, verbaast Tummers zich nog steeds. ‘Misschien komt het ook wel doordat wij voor de implementatie van Pkms al met draadloze scanners werkten.’
 

Aan het eind van 2002 hebben de gebruikers van de scanners een training gekregen. ‘We hebben er heel gemakkelijk over gedaan. Alle gebruikers kregen een eigen inlognaam, waardoor ze alleen te zien kregen wat ze nodig hebben, en ga maar aan de slag. Het was eigenlijk weer een kwestie van je kwaad maken en gewoon doen. Ook hier hebben we overigens de gebruikers weer betrokken bij het selectietraject.’
 

De invoering van cycle counting ging wel anders. ‘Dat waren we voorheen niet gewend om te doen en we telden achteraf. We wisten zeker niet vanaf de eerste dag hoe we dat moesten doen en Manhattan Associates wist het eigenlijk ook niet’, vult De Kort aan. ‘We hebben steeds vergeleken met de voorraad in Richter. Nu we het eenmaal in de vingers hebben, hebben we actuele voorraadgegevens en is onze voorraadaccuratesse bijna honderd procent geworden.’
 

Nieuwe kansen

Tummers en De Kort denken dat de implementatie zo goed is gegaan omdat ze al zoveel ervaring hebben met het implementeren van softwaresystemen. Met nieuwe dingen heeft het bedrijf klaarblijkelijk meer moeite. Er staan dus nog wat uitdagingen op het programma, want het nieuwe WMS opent een aantal heel belangrijke deuren voor Hoogenbosch. Naast cycle counting, dat al ingevoerd is, kan Hoogenbosch nu ook crossdocken. ‘Dat is iets geheel nieuws wat veel efficiency moet opleveren en wordt op dit moment geïmplementeerd’, zegt Tummers.’

Voorheen had de retailer een discountformule die vijf miljoen paar schoenen per jaar distribueerde. ‘Die tak hebben we afgestoten en als gevolg daarvan hebben we nu overcapaciteit’, vertelt De Kort. Hoogenbosch is daarom op zoek naar bedrijven die hun distributielogistiek uit willen besteden. In het verleden zijn er al verregaande gesprekken geweest met bedrijven, maar die liepen tot nu toe elke keer stuk op de ondersteuning van de softwaresystemen. ‘Het huidige systeem is flexibeler. We hebben nu de ruimte, de systemen en de know-how’, aldus De Kort. •

   

Schoenen in WMS

Implementatie van Manhattan Associates bij Hoogenbosch

juli 2001 > start selectietraject

april 2002 > contract en start implementatie

april 2002 > operationele flows beschrijven

september 2002 > daadwerkelijke installatie op hard- en software

half oktober 2002 > testscenario’s doorlopen

november 2002 > meer testtestscenario’s doorlopen en beschrijven werkprocedures

december 2002 > geplande live-datum, nog meer testen en instructie medewerkers

6 januari 2003 > live

Noten:

Radio Frequentie = systeem waarmee goederen automatisch kunnen worden geïdentificeerd en de gegevens met radiosignalen worden overgebracht naar de bedrijfssoftware

IP- adres = Internet Protocol-adres, computers op internet vinden elkaar via cijfers

 Bloed zweet en schoenen.pdf

Reageer op dit artikel