artikel

Green lanes’ in het magazijn

Warehousing

Het internationale goederenverkeer neemt dankzij de opmars van China en andere lagelonenlanden nog altijd flink toe. Om al die goederen veilig en ongeschonden hun eindbestemming te laten bereiken gaat de Europese Unie de douaneregels aanscherpen. Logistieke ketens die aan alle regels voldoen, veranderen straks in ‘green lanes’.

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in Transport+Opslag op 1 november 2007.

Sinds ‘nine-eleven’ is niets meer veilig, zo lijkt het. Op menige straathoek hangen camera’s die elke beweging nauwkeurig registreren en analyseren. Een bezoek aan een popconcert of voetbalwedstrijd is pas mogelijk na een uitgebreide visitatie. En zodra je een vliegticket naar de –Verenigde Staten boekt, wordt je volledige doopceel gelicht.

Ook de logistiek ontkomt niet aan de greep van ‘controlfreaks’. De VS hebben al snel na de aanslagen in New York maatregelen genomen om de goederenstromen, die het land binnen–komen, te beschermen tegen terroristen. Ook de Europese Unie komt nu met strengere douaneregels om de internationale goederenstromen in goede en vooral veilige banen te leiden.

De aangescherpte douaneregels bieden echter niet alleen belemmeringen, maar ook kansen. Vanaf 1 januari 2008 kunnen alle bedrijven in de Europese Unie de status van authorised economic operator (AEO) aanvragen. Bedrijven die van de douane de AEO-status hebben ontvangen, zullen een stuk minder last hebben van de strengere regels en controles. Iedere schakel in de logistieke keten kan in aanmerking komen voor de status van AEO, dus ook magazijnen en dc’s. Als alle schakels in een keten aan de eisen voldoen, ontstaat een ‘green lane’: een internationale, veilige goederenstroom die niet wordt opgehouden door grenzen en douaniers.
 

Waterdicht

In logistiek opzicht is de belangrijkste voorwaarde voor een AEO-status dat alle goederenbewegingen van tevoren worden aangemeld. De douane wil graag exact weten wanneer welke douanegoederen door een bedrijf worden verstuurd of ontvangen.

De AEO-status heeft echter ook gevolgen voor het werk op de magazijnvloer. In feite komt het erop neer dat een bedrijf moet kunnen garanderen dat in het magazijn geen gevaarlijke en voor criminelen of terroristen interessante goederen aan de voorraad kunnen worden toegevoegd of onttrokken zonder dat dit wordt geregistreerd. Dit betekent dat de procedures voor ontvangst, verplaatsing, behandeling en verzending van goederen waterdicht moeten zijn en nauwkeurig op papier moeten worden gezet en opgevolgd. Bedrijven moeten antwoord kunnen geven op de vragen wanneer en door wie goederen zijn ingeboekt, welke regelingen er zijn als er afwijkingen bij goederenontvangst worden geconstateerd, hoe vaak de voorraad wordt geïnventariseerd en wie gemachtigd is om goederen vrij te geven voor verzending.

Bedrijven met een AEO-status moeten er voor zorgen dat de goederen die zijn gelost of moeten worden geladen worden gemarkeerd of klaargezet in speciaal daarvoor aangewezen ruimtes. Diezelfde goederen mogen bovendien niet zonder toezicht door vrachtautochauffeurs worden gelost of geladen. Daarnaast moeten goederen met verschillende in- en uitvoer–restricties zoveel mogelijk gescheiden worden opgeslagen. Wat de organisatie betreft, moet er zoveel mogelijk sprake zijn van functiescheiding. De douane wil voorkomen dat de inkoper ook de goederenontvangst doet.
 

Niet knoeien

Niet alleen de inrichting van de processen, ook de softwaresystemen, zoals WMS en het gebruik er van, moeten voldoen aan bepaalde voorwaarden . Het moet bijvoorbeeld niet mogelijk zijn dat elke heftruckchauffeur of orderpicker kan knoeien met de stamgegevens. Het systeem moet tevens beveiligd zijn met bijvoorbeeld –firewalls of periodiek gewijzigde wachtwoorden tegen misbruik door derden. En natuurlijk dient regelmatig een backup plaats te vinden.

De gevolgen voor WMS-systemen die al ondersteuning bieden voor opslag onder douane–verband, vallen wel mee. “De eisen die worden gesteld aan het beheer van douane-entrepots, vertonen grote parallellen met de AEO-eisen”, vertelt Gert Terhaar, business consultant van Kewill.

Ook het versturen van informatie over inkomende en uitgaande goederen naar de douane is in feite al dagelijkse praktijk. “De enige aanpassing die we waarschijnlijk moeten doen, is het toevoegen van een extra veld waarin kan worden aangegeven welke andere schakels in de keten nog meer de AEO-status hebben”, –aldus Terhaar.
 

Veel vragen van klanten krijgt Kewill niet. Terhaar: “De meeste bedrijven zijn afwachtend. Misschien verwachten ze dat de software–leverancier er voor zorgt dat ze aan de eisen voldoen. Maar de meeste eisen hebben betrekking op procedures, procesbeschrijvingen en zaken zoals functiescheiding. Wij kunnen niet vertellen welke medewerker die ene deur op slot moet doen.”
 

Screenen

Waterdichte processen en systemen alleen zijn niet genoeg. Ook het pand moet ‘waterdicht’ zijn. Gebouwen moeten zijn opgebouwd uit –inbraakbestendige materialen. Alle buiten- en binnenramen moeten zijn voorzien van sloten, alarmsystemen of camera’s. Particuliere auto’s mogen niet te dicht bij de beveiligde ruimtes worden geparkeerd. De toegang tot het pand moet worden gecontroleerd. Alleen aangemelde personen met geregistreerde badges mogen naar binnen. Slechts een klein aantal mensen mag beschikken over sleutels. Daarnaast be–horen alle medewerkers regelmatig veiligheidstrainingen te krijgen en dienen managers er voor te zorgen dat het veiligheidsbewustzijn op peil blijft.
 

Misschien is de verplichting om iedereen voor indiensttreding te screenen nog het meest ingrijpend voor de mensen op de vloer. Dat geldt ook voor medewerkers die al jarenlang elders in het bedrijf werken en opeens worden overgeplaatst naar afdelingen waarop met douanegoederen wordt gewerkt. Voor functies met een hoog risico moet het bedrijf zelfs contact op–nemen met de politie over eventuele veroor–delingen.

Al met al is het een flinke waslijst met eisen waaraan bedrijven moeten voldoen, willen ze in aanmerking komen voor een AEO-status. Een groot deel van die eisen komt echter overeen met de eisen voor andere certificaten zoals ISO, ISPS, TAPA en C-TPAT, de Amerikaanse variant van AEO.

Herbalife uit Venray is sinds kort C-TPAT-–gevalideerd en onderzoekt de mogelijkheden voor een AEO-status. Warehouse-manager –Anthio Straten: “Al die regelingen lijken inderdaad erg veel op elkaar, maar het is allemaal net even anders. C-TPAT bijvoorbeeld gaat alleen over goederen die Amerika binnenkomen.

AEO gaat over goederen die Europa binnen–komen en ook over goederen die Europa weer verlaten. Dergelijke verschillen maken het toch weer lastig.”

 

WMS EN DE DOUANE

Niet meer dan 18 procent van de warehouse management systemen (WMS) beschikt over geïntegreerde douane-functionaliteit. Dit blijkt uit het WMS-onderzoek van IPL Consultants en Fraunhofer IML, dat afgelopen zomer een nieuwe update heeft ondergaan. Van de 77 pakketten waarvoor de vragenlijst is ingevuld, zijn de antwoorden voor 55 pakketten inmiddels gevalideerd. Daarvan is 20 procent in staat om per artikel of per partij onderscheid te maken in land van oorsprong, 16 procent in land van herkomst. Bijna al deze pakketten kunnen registreren of er bij aankomst goederen ontbreken en of tijdens verblijf in het magazijn goederen vermist raken, verloren gaan of vernietigd worden. Dat is een belangrijke voorwaarde voor bedrijven die een AEO-status willen verkrijgen.

 

Reageer op dit artikel