artikel

Japanse en Finse orde

Warehousing Premium

Een opgeruimde omgeving geeft een opgeruimd gemoed. Orde, netheid en structuur maken het werk in een magazijn of dc een stuk aangenamer en leiden tot efficiënter en veiliger werken. Vanuit Japan en Finland zijn twee methoden overgewaaid die helpen bij het realiseren van zo’n werkomgeving.

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in Transport&Opslag op 1 mei 2007.

Stel je eens voor: je staat in de keuken en het hele aanrecht staat nog vol afwas van gisteren, de koelkast is zo vol dat je eerst alles eruit moet halen voordat je kunt pakken wat je nodig hebt en het bestek ligt overal, behalve op de plek waar je het verwacht. Wie heeft er dan nog zin in koken?
 

Een ordentelijke werkplek zorgt ervoor dat mensen nauwkeuriger, zorgvuldiger, netter en vooral ook veiliger werken. Niet alleen op hun eigen werkplek, maar ook daarbuiten.

In Japan en in Finland zijn twee methoden ontwikkeld die zorgen voor orde, structuur en veiligheid op de werkplek: de 5S-methode en de Tuttava-methode. De 5S-methode is toegepast bij onder meer DHL in Bergen op Zoom, dat eind 2006 is uitgeroepen tot Veiligste Magazijn van Nederland. De –Tuttava-methode is gebruikt door het distributiecentrum van Caterpillar in Grimbergen. Het resultaat: zowel het aantal arbeidsongevallen als het ziekteverzuim is gedaald. Daarnaast heeft de methode volgens een bericht op internet bij Caterpillar geleid tot een betere groepsdynamiek.

Veel geld kosten beide methodes niet, wel vergen ze veel tijd en energie.
 

5S-METHODE

De 5S-methode staat voor Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu en Shitsuke. De letterlijke vertaling van deze Japanse woorden luidt respectievelijk opruimen, rangschikken, reinigen, orde en discipline. DHL heeft 5S gedefinieerd als een methode voor het elimineren van verspillingen en het blijvend realiseren van betere werkplekinrichtingen en werkmethoden. Het gevolg: meer ruimte, een veiligere werkplek, minder fouten en storingen (verspillingen), betrouwbaardere planning, hogere productiviteit en meer werkplezier.

 

1S: Selecteren

2S: Sorteren en rangschikken

3S: Schoonmaken en schoonhouden 
4S: Standaardiseren en visualiseren

5S: Stug volhouden 

 

 

1e S: Selecteren

De eerste stap is selecteren en organiseren: selecteer het materiaal, de gereedschappen en de informatie die op je werkplek nodig zijn. Selecteer echter alleen wat je echt nodig hebt, niet meer. Alle materialen, gereedschappen en informatie, die op het moment van werken niet nodig zijn, moeten worden verwijderd.

Te veel materiaal, gereedschap of informatie leidt tot te volle werkplekken die het werk bemoeilijken. Er gaat onnodig tijd verloren met het zoeken naar de juiste spullen, terwijl al deze spullen het zicht op echte problemen kunnen ontnemen.

[terug naar 5Soverzicht] 
 

2e S: Sorteren en rangschikken

Als de juiste materialen, gereedschappen en informatie zijn geselecteerd, volgt het sorteren en rangschikken hiervan. Dat betekent dat alle spullen in een handige en logische volgorde en op een vaste plek moeten worden neergezet. Ook deze stap leidt tot minder zoeken naar spullen, minder frustratie door onvindbare hulpmiddelen en minder fouten door gebruik van verkeerde materialen of informatie.  

[terug naar 5Soverzicht] 

3e S: Schoonmaken en schoonhouden

De volgende stap is dat elke werkplek schoon is en schoon blijft. Schoonmaken heeft het voordeel dat al het vuil wordt verwijderd, wat slijtage en storingen helpt voorkomen. Daarnaast betekent schoonmaken dat tegelijkertijd de werkplek wordt geïnspecteerd. Ook zorgt schoonmaken voor een stukje betrokkenheid. Voor deze stap is het noodzakelijk dat goede afspraken worden gemaakt. Wie maakt wat schoon? Hoe vaak? Op welke manier?  

[terug naar 5Soverzicht] 

 

4e S: Standaardiseren en visualiseren

Selecteren, sorteren en schoonmaken mogen natuurlijk niet beperkt blijven tot eenmalige acties. De afgesproken werkmethodes en werkplekinrichting moeten worden geborgd, en dan vooral op de werkplek zelf. Dat kan bijvoorbeeld door de plek van elk hulpmiddel letterlijk af te tekenen op de tafel of de vloer. Lijnen op de werkplek maken meteen zichtbaar als iets weg is of als er iets staat dat er niet hoort. Ook is te zien waar wel of geen ruimte is en waar wel of niet gewerkt kan worden. 

[terug naar 5Soverzicht] 

  
5e S: Stug volhouden

De 5S-methode is alleen succesvol als die gepaard gaat met een daadwerkelijke gedragsverandering. De vijfde S speelt daarop in. Door stug vol te houden, medewerkers erop te wijzen, verbeteringen zichtbaar te maken en werkafspraken te blijven checken en verbeteren, wordt het opruimen en schoonhouden van de werkplek vanzelf een tweede natuur.

[terug naar 5Soverzicht] 

 

 

TUTTAVA-METHODE

De Tuttava-methode is in de jaren tachtig van de vorige eeuw opgezet door het Finse Instituut voor Arbeids hygiëne. In het Fins is Tuttava een acroniem voor ‘veilige, productieve werkmethodes’. Ervaringen met de Tuttava-methode laten zien dat na implementatie het aantal ongevallen daalt. Dat betreft niet alleen ongevallen die te maken hebben met een gebrek aan orde en netheid, maar alle soorten ongevallen.

Deze methode kent acht stappen:

 

  1. Vorm een team
    Allereerst moet een implementatieteam worden samengesteld. In het ideale geval bestaat het team uit vertegenwoordigers van de werkvloer, een teamleider en de manager. Voor een succesvolle implementatie is betrokkenheid van alle organisatieniveaus van groot belang. 
     
    [terug naar Tuttava-overzicht
     
  2. Bepaal de standaard
    Stel een lijst samen met ideale werkmethoden. Deze methoden kunnen voortkomen uit een brainstormsessie, maar ook uit een enquete onder medewerkers, observatie van werkprocessen, of ongevallenregisters. Zorg er voor dat deze standaarden SMART zijn: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. 
     
    [terug naar Tuttava-overzicht]
     
  3. Verwijder obstakels
    Obstakels die de een succesvolle implementatie van de standaarden in de weg staan, moeten uit de weg worden geruimd. Als hulpmiddelen onveilig zijn of werkinstructies niet helder zijn, zorg dan dat deze problemen worden opgelost. Als dat niet lukt, moeten de standaarden worden bijgesteld.
     
    [terug naar Tuttava-overzicht]
     
  4. Maak een checklist
    Maak een checklist waarmee kan worden gemeten in hoeverre aan de standaarden uit stap 2 wordt voldaan. Zo’n checklist bestaat in de regel uit een groot aantal vragen waarop het antwoord alleen maar ja of nee kan zijn. 
     
    [terug naar Tuttava-overzicht]
  5. Meet de nulsituatie
    Bereken met behulp van de checklist hoe het magazijn presteert voordat Tuttava is geïmplementeerd. In dat geval kan later nauwkeurig de vooruitgang worden gemeten. In het ideale geval bestaat een nulmeting uit meerdere meetmomenten gedurende een aantal weken.
     
  6. [terug naar Tuttava-overzicht]

  7. Presenteer de standaarden
    Nu pas worden alle medewerkers geïnformeerd over de voordelen van orde en netheid en de gedefinieerde standaarden. Tijdens zo’n presentatie moet het implementatieteam ook met voorbeelden aangeven wat de incorrecte en de correcte werkwijze is. Ook moeten de resultaten van de nulmeting worden bekendgemaakt. 
     
    [terug naar Tuttava-overzicht]
     
  8. Houd de score bij
    Blijf met behulp van de checklist de score van het team wekelijks meten gedurende twee of drie maanden. Laat elke week de score zien op een centraal informatiepunt dat voor iedereen toegankelijk is. 
      
    [terug naar Tuttava-overzicht]
     
  9. Zorg voor continuïteit
    Maak ten minste een jaar lang nog regelmatig observatie–rondes om te kijken in hoeverre nog steeds aan de standaarden wordt voldaan. Zorg er ook voor dat nieuwe medewerkers over de standaarden worden geïnformeerd.
     
    [terug naar Tuttava-overzicht]
     
Reageer op dit artikel