artikel

Complexe werkzaamheden zijn ook te automatiseren

Warehousing

Een warehouse management systeem (WMS) kan klanten real time inzicht geven in voorraden die zij hebben liggen bij hun logistieke dienstverleners. Transportbedrijven worden meer en meer ook informatieleveranciers.

Complexe werkzaamheden zijn ook te automatiseren
Syntens Innovatienetwerk

Achttien jaar geleden begon Jan Thijse met één Suzuki een koeriersbedrijf. Inmiddels telt het wagenpark 38 auto’s en staan er ruim veertig mensen op de loonlijst. De dienstverlening beperkt zich ook allang niet meer tot koerierswerk. Thijse Koeriersdiensten verzorgt ook de opslag en pre-installatie van voornamelijk copiers en printers die na montage bij eindklanten worden afgeleverd. Met een opslagcapaciteit van 1.200 vierkante meter en een nieuw warehouse van 1.000 vierkante meter in aanbouw maakt het bedrijf zich op voor een flinke groeispurt in de komende jaren.

 

“Die nieuwbouw was de aanleiding eens na te denken over een warehouse management systeem,” vertelt Dennis Roetman, verantwoordelijk voor de IT bij het Houtense bedrijf. “Ons magazijn was tot nu toe weinig geautomatiseerd, omdat we dachten dat onze werkzaamheden, vooral de pre-installatie, daarvoor te complex waren. Bij de pre-installatie van copiers krijgen we op verschillende momenten voor diverse klanten onderdelen binnen. Die onderdelen, vaak uniek en horend bij één specifieke copier, worden door ons gemonteerd. De processen zitten in de hoofden van onze medewerkers, maar lieten zich tot nu toe moeilijk automatiseren.”

 

Samenwerking

De handmatige verwerking van in- en uitgaande goederen kende zijn beperkingen. Thijse: “Als klanten ons bijvoorbeeld vroegen om trends in voorraadposities, was het moeilijk die gegevens te leveren. We hadden daar zelf gewoon onvoldoende zicht op. Daarnaast waren er problemen met de facturatie. Wij maakten op vaste tijden in de maand een momentopname van de voorraadposities. Op basis daarvan factureerden we aan de klant. Maar in de tussenliggende periodes konden er enorme positieveranderingen zijn geweest, die niet volledig of zelfs helemaal niet werden doorberekend aan de klant.”

Thijse Koeriersdiensten zocht contact met TLN Consultants om te kijken of de in-, op- en uitslag van goederen geautomatiseerd kon worden. De brancheorganisatie betrok innovatienetwerk Syntens bij het project (zie kader). TLN bracht de processen in het logistieke bedrijf in kaart en stelde een offerte op met een voorstel voor een warehouse management systeem. Syntens begeleidde het proces en deed enkele aanbevelingen om de offerte te verbeteren. Thijse: “Syntens-adviseur Michiel de Jong stelde zich op als intermediair tussen TLN Consultants en ons. Dat vond ik prettig. Voor ons was het allemaal nieuw. De Jong zorgde voor druk op de ketel en hield ons goed bij de les, bijvoorbeeld door te praten over de gevolgen van bepaalde keuzes die we zouden maken.”

 

Instrument

Het resultaat is dat Thijse onlangs groen licht gaf voor het WMS. Rond maart 2007 moet het systeem operationeel zijn. Scanners en barcodes zullen veel van het huidige papierwerk overbodig maken. De eisen aan het toekomstige pakket zijn hoog. Zo moet het systeem klanten iedere week automatisch een voorraadoverzicht bieden en waarschuwen als een bepaald artikel op nul staat. Track & trace in een warehouse-omgeving dus. Voor bepaalde klanten wil Thijse Koeriersdiensten zover gaan dat zij zelf producten kunnen uitboeken. Groot voordeel van de automatisering is dat het veel eenvoudiger wordt om het werk dat voor een klant is gedaan te factureren. Er zal immers van minuut tot minuut nauwkeurig een overzicht zijn van voorraadposities.

 

“De IT-kant van het verhaal is niet het lastigste,” stelt Dennis Roetman. “Moeilijker is om medewerkers een andere manier van werken aan te leren. Onze mensen zijn gewend handmatig te werken, ze hebben daarin veel vrijheid. Straks moeten ze volgens vastgelegde procedures gaan werken. Dat zal voor sommigen even wennen zijn. Voordeel van een geautomatiseerd proces is dat we een deel van onze relatief hoog opgeleide medewerkers in het warehouse voor andere activiteiten kunnen inzetten.”

Jan Thijse verwacht dat het nieuwe WMS een belangrijk instrument zal worden bij de toekomstige acquisitie-activiteiten van het bedrijf. “Klanten willen up-to-date voorraadinformatie, zodat ze daar hun eigen processen op kunnen afstemmen. Van logistiek ondernemers wordt steeds meer verwacht dat deze de klant ondersteunt bij het zo efficiënt mogelijk inrichten van diens eigen bedrijfsproces.”

 

 

*************************************;

Tandem TLN en Syntens

Brancheorganisatie TLN en innovatienetwerk Syntens werken nauw samen in zogenaamde ‘tandems’. TLN, waarbij circa 6.500 bedrijven zijn aangesloten, heeft veel kennis van strategische, logistieke vraagstukken, maar ook van automatiseringssystemen. Syntens adviseert ondernemers bij innovatietrajecten. Door de handen ineen te slaan denken beide logistieke organistaties toegevoegde waarde te bieden. Syntens-adviseur Michiel de Jong: “Syntens helpt bedrijven met het opstellen van een innovatie-actieplan. Maar in de samenwerking met TLN treden wij veel meer op als procesbegeleider. Als TLN een rapport heeft geschreven, gaan wij met de ondernemer aan tafel zitten om te bespreken wat de consequenties van de aanbevelingen zijn, en hoe het verder moet. Zo vullen TLN en Syntens elkaar goed aan. Wij zijn een intermediair tussen de consultants en de ondernemer.”

 

Reageer op dit artikel