artikel

Augustus: Ter Hoeven is live

Warehousing Premium

Augustus: Ter Hoeven is live

Op zaterdag 26 augustus nam Ter Hoeven voorzichtig het nieuwe supersnelle orderverzamelsysteem in gebruik. De start verliep zo goed dat al op de eerstvolgende woensdag – vierenhalve week eerder dan gepland – de vijfde productgroep in het systeem werd ingevoerd.

Op de voet gevolgd

Dit is de zesde en voorlopig laatste aflevering van de serie artikelen over het nieuwe orderverzamelsysteem van verfgroothandel Ter Hoeven. In februari verscheen de eerste aflevering over de installatie van het ijzerwerk, waarmee in januari is begonnen. Sinds eind augustus is het systeem ‘live’. Dit najaar worden steeds meer productgroepen naar het nieuwe systeem verhuisd. Daarna wordt het bestaande magazijn verbouwd en heringericht. Als dat gereed is, volgt begin 2007 het allerlaatste artikel.

 

Ter Hoeven wilde elk risico uitsluiten bij de ingebruikname van het nieuwe orderverzamelsysteem. Daarom besloot de Apeldoornse verfgroothandel om tijdens de eerste vijf weken elke week slechts één productgroep ‘live’ te brengen. Van deze vijf productgroepen werd zelfs vier weken extra voorraad ingeslagen. Daardoor kon de voorraad in het bestaande magazijn blijven liggen.

 

Terugvallen

Mocht er iets misgaan, dan kon Ter Hoeven direct op de oude werkwijze terugvallen. “Er was geen enkele reden om meer risico te nemen. Die paar weken meer of minder maakt niet uit”, licht directeur Hans Hortensius toe. “Natuurlijk hadden we het systeem met meer productgroepen tegelijk in gebruik kunnen nemen. Maar als er dan iets misgaat, moet je wel heel veel orders terugdraaien.”

 

Geen problemen

Alle voorzichtigheid bleek achteraf overbodig. Het orderpicken verliep zo soepel dat direct werd opgeschakeld met de tweede productgroep. Maandagavond volgde de derde, woensdagavond de vierde en vijfde productgroep. In totaal betreft het zo’n 600 verschillende artikelen, tien procent van het totaal dat straks uit het Schäfer Carrousel Systeem (SCS) moet komen. “De ingebruikname verliep zo geweldig mooi, er heeft zich geen enkel serieus probleem voorgedaan”, aldus een goed gemutste Hortensius.

 

Nauwkeurig wegen

Eén van de belangrijkste onderdelen van de ingebruikname is de inslag van de productgroepen. Van elk artikel moeten namelijk de afmetingen en het gewicht worden vastgelegd. Het systeem heeft de afmetingen nodig om te berekenen hoeveel producten er in een klantdoos gaan. De gewichten zijn nodig om middels ingebouwde weegschalen te kunnen controleren of het juiste aantal producten in een doos zit.

 

Foutloos

Dankzij dit soort controles is de kans dat er nog iets fouts uit het systeem komt, kleiner dan 0,002 procent. Hortensius: “Zelfs elke kleur verf moet apart worden gewogen. De hoeveelheid pigment varieert per kleur, zodat er tussen twee blikken verf van 250 ml wel 30 gram verschil in gewicht kan zitten.”

 

Geen terugvalscenario

De ingebruikname is zo voorspoedig verlopen, dat inmiddels ook een zesde, hele grote productgroep in het systeem is ingevoerd. Vanwege het succes ziet Hortensius geen reden om het terugvalscenario nog langer in stand te houden. “De komende weken zal daarom de voorraad van deze zes productgroepen uit het bestaande magazijn worden verhuisd naar het orderverzamelsysteem. In het bestaande magazijn zullen dan de eerste gaten ontstaan”, vertelt de directeur.

 

’s Nachts

Daarna heeft Ter Hoeven nog tot eind oktober nodig om ook de overige productgroepen te verhuizen. Dat is een klus die vooral ‘s nachts moet gebeuren, als het normale pickproces stil ligt. “Stel je voor dat er tijdens de verhuizing nog 20 pickopdrachten voor een bepaald artikel openstaan. Dan bestaat de kans dat het product net verhuisd is als de orderpicker bij de picklocatie is aangekomen. Dat kunnen we niet hebben”, zegt Hortensius.

 

Extra krachten

Voor het verhuizen van de voorraad hoeft Ter Hoeven geen extra mensen in te huren. Het hoogseizoen loopt ten einde. De extra krachten die voor dit hoogseizoen zijn ingehuurd, blijven gewoon een paar weken langer. Hortensius: “Daarnaast krijgen we steeds meer overcapaciteit omdat het nieuwe orderverzamelsysteem een stuk sneller is dan de oude orderverzamelmethode. De mensen die over zijn, kunnen we eveneens inzetten voor de verhuizing.”

 

Picks per uur

Hortensius rekent erop dat een picksnelheid van 1200 items per uur straks makkelijk haalbaar moet zijn. “Bij het bezoek aan een proefopstelling in Oostenrijk heb ik samen met een collega een wedstrijdje gehouden. Ik haalde 1400 picks per uur, hij 1600. Dat moet je echter niet te lang doen. Ons wedstrijdje duurde maar een half uur”, lacht de directeur.

 

Proefondervindelijk

Wat de exacte capaciteit van het systeem is, zal straks proefondervindelijk moeten blijken. Misschien blijkt 1200 picks per uur toch te hoog gegrepen, misschien is een nog hogere snelheid haalbaar. “Ook moeten we straks goed in de gaten houden hoe lang een orderpicker achter een pickstation kan blijven staan. Is dat één uur? Twee uur? In ieder geval niet de hele dag. We zullen dan ook het principe van job rotation toepassen. Het is niet mijn intentie om de mensen over de kling te jagen”, zegt Hortensius.

 

Niet helemaal gevuld

 

Voorlopig wordt de 1200 picks per uur nog lang niet gehaald. Het SCS is zoals gezegd nog maar voor 10 procent gevuld. Dat betekent dat er nog niet genoeg werk is om de vier pickstations voortdurend te laten draaien. “Desondanks halen we nu al zo’n 600 tot 700 picks per uur. Dat is een stuk meer dan de 150 picks per uur in het bestaande magazijn.”

 

 

Monitoren

Het orderverzamelsysteem biedt verschillende mogelijkheden om het gebruik en de status in de gaten te houden. Elk pickstation is bijvoorbeeld uitgerust met een monitor. Daarop kan de orderpicker straks niet alleen zijn eigen pickprestatie volgen, maar ook die van zijn collega’s achter de andere drie pickstations.

 

Rood, geel en groen

Daarnaast is elk pickstation uitgerust met een rood, geel en groen lampje. Als straks bekend is welke picksnelheid met het systeem haalbaar is, worden deze lampjes zodanig ingeregeld dat de orderpicker kan zien of hij aan de norm voldoet. Als de norm 1200 picks per uur is, gaat het groene lampje branden zodra de orderpicker boven deze norm zit. Als de picksnelheid onder de 1200 picks per uur zakt, gaat ten teken van waarschuwing het gele lampje branden. Als de orderpicker niet verder komt dan 1000 picks per uur, springt het rode lampje aan. “Dat is ook een signaal voor de logistiek manager om eens te kijken wat er aan de hand is”, zegt Hortensius.

 

Groot scherm

Om de status van het systeem zelf in de gaten te houden, is een visualisatieprogramma ontwikkeld. Dit programma zorgt er voor dat alle pickstations, carrousels, miniloads en conveyors op een scherm worden getoond. Als zich ergens een storing voordoet, is dat direct op dit scherm te zien. Eventueel kan nog worden ingezoomd om de aard van de storing te achterhalen. “Dit beeld willen we met een beamer op een groot scherm tussen de carrousels projecteren. Dat is ook mooi voor de klanten die het systeem straks komen bekijken”, zegt Hortensius.

 

Consultants

Tijdens de ingebruikname houden drie externe mensen in het nieuwe magazijn een oogje in het zeil. Van SSI Schäfer, de leverancier van het orderverzamelsysteem, is nog één persoon aanwezig. Daarnaast loopt er nog een IT-specialist rond van Ordina, die het ERP-systeem van SAP in de gaten houdt. De derde man van buiten is een logistiek consultant van Alphalogic. “De man van Schäfer blijft drie weken. Als er daarna storingen zijn, moeten we die in eerste instantie zelf oplossen”, zegt Hortensius.

 

Opleiden

Eén medewerker van Ter Hoeven is door Schäfer opgeleid om de eenvoudigste storingen te verhelpen. Daar komt een tweede medewerker bij die als back-up dient. Meestal gaat het om mechanische storingen, zoals een reflector die vuil is, een sensor die scheef staat of een rubberen aandrijfriempje dat moet worden vervangen. “Bij dit soort storingen hoeven we dus niet te wachten totdat er een medewerker van Schäfer uit Duitsland komt. Als er storingen zijn in het besturingssysteem, kan Schäfer eventueel van afstand inloggen.”

 

Controleroom

Als het orderverzamelsysteem helemaal is gevuld, gaat Ter Hoeven aan de slag met het bestaande magazijn. De muur die de verbinding vormt tussen het oude en nieuwe gedeelte, wordt verwijderd. Dichtbij de docks wordt een wachtruimte voor chauffeurs gebouwd. Daarboven komt een controleroom, waarvandaan de planners een uitzicht hebben over het hele magazijn.

 

Schema

Tot slot moeten de legbordstellingen plaatsmaken voor palletstellingen. “Nu hebben we op twee andere locaties in Apeldoorn nog 500 pallets staat. Die kunnen we dan ook hierheen halen”, aldus Hortensius. Dankzij de voorspoedige ingebruikname loopt Ter Hoeven voor op schema. Aanvankelijk was de complete oplevering gepland op 1 april 2007, nu is dat vervroegd tot 1 januari 2007. “Alleen met de ingebruikname hebben we al vierenhalve week gewonnen”, licht Hortensius toe.

 

Succes

Niet alleen qua doorlooptijd, maar ook qua budget is het project een succes. Met Schäfer heeft Ter Hoeven een ‘fixed price’ afgesproken, dus die kosten blijven automatisch binnen de perken. “Bovenop de aanschafkosten heb ik 10 procent extra budget geprojecteerd. Met dit soort projecten weet je van tevoren dat er altijd onvoorziene uitgaven zijn. We blijven echter ruim binnen dit budget”, weet Hortensius.

 

"Een heerlijk project"

Onvoorziene uitgaven zijn er echter wel degelijk. Zo wil Hortensius nog een aanrijbeveiliging achter de pickstations maken. “Dat zijn echter niet de grote bedragen.”

Terugkijkend noemt Hortensius de hele implementatie een heerlijk project. “Het is zo verschrikkelijk belangrijk welke mensen je op het project zet. Gelukkig hebben wij de beschikking over een paar hele goede mensen, zoals Henri Janssen en René Paterman. Zij hebben zich vol overgave op het systeem gestort. De mensen van Schäfer kunnen nog zo goed het systeem inregelen, als onze mensen hun werk niet goed doen, heb je nog steeds een groot probleem.”

 

Uitdagingen

Ook als het project op 1 januari is afgerond, blijven er nieuwe uitdagingen. Als het SCS helemaal draait, is het systeem slechts voor 50 procent gevuld. “Het is een commerciële uitdaging om te kijken of we nog nieuwe klanten kunnen vinden of nieuwe productgroepen aan ons assortiment kunnen toevoegen. De terugverdientijd is nu iets minder dan vijf jaar. Misschien kunnen we dat nog versnellen”, zegt Hortensius.

 

Knip

Voor de logistieke afdeling is het straks zaak in de gaten te houden of nog steeds de goede artikelen in het systeem zitten. Snellopers kunnen bijvoorbeeld langzaamlopers worden en andersom. Dat kan tot gevolg hebben dat artikelen moeten verhuizen van het SCS naar het palletmagazijn of omgekeerd. “Stel je voor dat een artikel zo hard loopt dat we eigenlijk twintig bakken met dit artikel in de miniload moeten leggen. Dan zijn we zo druk met de inslag van dit artikel dat het waarschijnlijk efficiënter is om van pallets te picken. Die knip moeten we straks goed weten te maken. Voordat we vorig jaar SAP in gebruik hebben genomen, zaten we op een omloopsnelheid van negen. Dat moet uiteindelijk naar tien.”

 

Ergonomie

Bij het ontwerp van het Schäfer Carrousel Systeem heeft leverancier SSI Schäfer veel aandacht besteed aan ergonomie. Het orderverzamelsysteem is daardoor niet alleen mensvriendelijker geworden, maar ook sneller.

De artikelbakken in de pickstations zijn bijvoorbeeld schuin geplaatst, zodat de orderpickers gemakkelijker in de bak kunnen kijken en minder hoog hoeven te reiken. Rode lampen wijzen aan uit welke artikelbak gepickt moet worden. Dat zorgt ervoor dat de orderpickers vrijwel zonder nadenken de juiste bak kiezen. In tegenstelling tot bijvoorbeeld pick-to-lightsystemen hoeft de orderpicker bij dit systeem niet de pickopdracht gereed te melden met een druk op de knop.

Boven de klantdozen bevinden zich sensoren, waarmee elke handbeweging wordt gedetecteerd. Elke keer dat een artikel in een klantdoos wordt gelegd, wordt het benodigde aantal met één verminderd. Voorwaarde is wel dat de artikelen niet tegelijk, maar stuk voor stuk in de klantdozen worden gelegd.

Ter Hoeven heeft zelf ook nog enkele maatregelen genomen om het picken aantrekkelijker te maken. Zo zijn houten panelen aan alle pickstations bevestigd, zodat het comfortabeler is om daar tegenaan te leunen. Ook is de aandrijving van de rollenbanen aangepast, waardoor de geluidsproductie is verminderd.

 

Bekijk ook het beeldverslag van het orderverzamelproces.

 

Reacties? marcel.te.lindert@reedbusiness.nl

Reageer op dit artikel