artikel

Jan Krediet: RFID door klanten ondersteund

Warehousing

Transporteur Jan Krediet wordt elke week geconfronteerd met zeer veel vrachtbrieven. Die moesten altijd handmatig worden ingevoerd. Bij de automatisering van dit proces is serieus gekeken naar de mogelijkheid van auto-identificatie. Uiteindelijk trok Jan Krediet de conclusie dat het daar nog te vroeg voor is.

Jan Krediet: RFID door klanten ondersteund
RFID moet door klanten ondersteund worden

Syntens-adviseur Harrie Rosink (l) en Ger Struik
(Jan Krediet):”Kosten RFID zijn niet het grootste
probleem. Klanten moeten het nut zien”

Jan Krediet is gespecialiseerd in vervoer, opslag, groupage en assemblage van meubelen. Op piekdagen verwerkt de logistieke dienstverlener achthonderd vrachtbrieven. Het handmatig invoeren van deze brieven, dat moet plaatsvinden voordat vrachtwagens gelost kunnen worden, kostte veel tijd. “Elke klant heeft zijn eigen manier om gegevens aan te leveren”, licht ICT-manager Ger Struik van Jan Krediet toe. Gezien de tijdsdruk was de kans op fouten bij de invoer aanzienlijk.

Om de verwerking van vrachtbrieven te automatiseren riep Jan Krediet de hulp in van innovatienetwerk Syntens. Met behulp van Syntens-adviseur Harrie Rosink werd het bedrijfsproces onderworpen aan een analyse en werd nagedacht over manieren dit proces te automatiseren. Een van de opties was goederen bij de klant te voorzien van een RFID-chip. Door de meubelen (met chip) bij aankomst bij Jan Krediet door een detectiepoort te leiden, zou de vrachtinformatie zonder menselijke tussenkomst direct in het systeem worden gelezen.

 

Voor- en nadelen

Struik: “De voordelen van RFID bij de automatisering van het orderproces zijn een veel kleinere kans op fouten. Je hoeft immers niet meer handmatig gegevens in te voeren. Daarnaast verloopt de verwerking van binnenkomende goederen veel sneller. Per volle combinatie win je minimaal dertig minuten. Een ander voordeel van RFID is dat medewerkers niet meer met handscanners hoeven te werken. Alles wat je in je hand houdt kan vallen en stukgaan…”

Maar er zit ook een aantal nadelen aan RFID. Allereerst de kosten. Alle veertig expeditiedeuren van Jan Krediet zouden met een detectiepoortsysteem (€ 6.000 tot € 8.000 per stuk) moeten worden uitgerust. Groter probleem is dat alle klanten van Jan Krediet hun goederen met een chip zouden moeten uitrusten. En daar wringt de schoen pas echt. “Wij denken dat op dit moment slechts een beperkt deel van onze klanten daartoe bereid is”, stelt Struik. “Ik schat dat op circa 20% van onze omzet.” De ICT-manager zegt zich verder af te vragen hoe eenvoudig het is om samen met klanten een RFID-proces in te gaan. “Om auto-identificatie echt werkbaar te maken, moeten klanten de informatie die ze op de chip zetten standaardiseren. Een brancheorganisatie zou daarin het voortouw moeten nemen, maar in die hoek zie ik nog weinig initiatief.” Daar komt bij dat het voor een transporteur vaak lastig is om aansluiting te zoeken bij processen bij klanten. Die hebben hun focus liggen bij inkoop, productie en verkoop, niet bij het logistieke proces. “We hebben dat ervaren bij EDI (electronic data interchange) trajecten met klanten. Die duurden soms veel langer dan ingeschat.”

 

Nog te vroeg

Om aantrekkelijk te zijn voor Jan Krediet moet RFID dus ondersteund worden door een groot aantal opdrachtgevers. Volgens Ger Struik is het daarvoor in het meubeltransport nog te vroeg. “Een drijvende kracht zou kunnen uitgaan van grootwinkelbedrijven. Als zij eisen dat meubels met RFID-chips worden uitgerust, dan hebben fabrikanten geen keus meer.” Syntens-adviseur Harrie Rosink ziet nog een andere toepassing van RFID. “Processen waarbij je niet afhankelijk bent van de klant, en waarbij dure goederen in het geding zijn, lenen zich goed voor auto-identificatie. Ik ken een bloemenveilingbedrijf dat rolcontainers van 800 euro per stuk uitleent aan klanten. Door die rolcontainers uit te rusten met een chip, zou je snel en eenvoudig kunnen bijhouden welke wel en niet terugkomen.”

Het probleem van de vrachtbrieven heeft Jan Krediet opgelost door alle documenten in te scannen waarna de gedigitaliseerde informatie herkend en verwerkt wordt in het systeem (zie kader). Syntens bracht Jan Krediet in contact met potentiële leveranciers. Ger Struik: “Het voordeel van Syntens is dat ze een netwerkorganisatie zijn. Als je een beroep op Syntens doet, weet je bijna zeker dat er ook iets uitkomt. Hebben ze de kennis niet zelf in huis, dan is er altijd wel een partner in het netwerk aanwezig die de kennis wel heeft. Dat je in sommige gevallen gebruik kunt maken van stimuleringsgelden is natuurlijk mooi meegenomen.”

 

Intelligent inscannen

Als netwerkorganisatie wijst Syntens ondernemers die willen vernieuwen de weg naar adviesorganisaties, kennisinstellingen, leveranciers en business partners. Syntens-adviseur Harrie Rosink adviseerde Jan Krediet over de automatisering van vrachtbrieven. Er is gekozen voor digitaal en ‘intelligent’ inscannen van de documenten. Intelligent wil zeggen dat het systeem in de circa 400 verschillende vrachtbriefvarianten zelf op zoek gaat naar de relevante gegevens. Die worden via een XML-interface aangeboden aan het transport managementsysteem, dat een dossier aanmaakt. Voorheen moesten vrachtbrieven handmatig worden ingevoerd. Dit was foutgevoelig en tijdrovend. Bijkomend voordeel van inscannen is dat de documenten digitaal gearchiveerd worden waardoor Jan Krediet eenvoudiger aan de 7-jarige bewaarplicht kan voldoen. De onderneming heeft circa 1,5 miljoen documenten in het archief. Uiteindelijk kunnen de klanten deze documenten zelf opvragen via een tracking & tracing webapplicatie van Jan Krediet.

 

Reageer op dit artikel