artikel

Is WMS voor een relatief klein magazijn geschikt?

Warehousing Premium

Door de mondialisering, het just-in-time denken, en de toenemende eisen rondom traceerbaarheid wordt het steeds belangrijker om magazijnen efficiënt en flexibel aan te sturen. Maar wat als je magazijn relatief klein en warehousing niet je core-business is? Hoe kom je dan aan een betaalbaar warehouse management systeem (WMS)?

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in Logistiek op 24 maart 2006.

Neem een pakhuis met een oppervlakte kleiner dan enkele duizenden vierkante meter, waarin minder dan vijftien mensen werken. Heeft het zin om zo”n magazijn aan te gaan sturen met een WMS, en zo ja, hoe?

 

René van den Elsen is projectleider warehouse management bij IPL Consultants. Van den Elsen: “Doordat de productie mondialiseert, neemt de hoeveelheid warehousing toe. Er komen steeds meer knooppunten in de toeleverketens, en daardoor komt er vanzelf meer aandacht voor een efficiënte bedrijfsvoering van magazijnen. Het gevolg is meer software-ondersteuning.”

Ernest van Klaarbergen werkt als consultant voor het competence centre warehousing van CapGemini.

 

Van Klaarbergen: “In theorie zou je een klein magazijn natuurlijk het liefste net zo willen aansturen als een groot magazijn. De kosten wegen dan echter niet op tegen de baten. Daarom zie je in kleine magazijnen niet zo veel mechanisering, en de software-ondersteuning is daarin vooral gericht op het reduceren van fouten en op tracking & tracing”

 

Complexiteit beslissend

Jeroen van den Berg is directeur van een gelijknamig adviesbureau op het gebied van warehouse management. Ook hij signaleert een toename van de behoefte aan softwarefunctionaliteit. “Daarbij is niet de omvang van een magazijn beslissend, maar de complexiteit van de logistieke processen”.

“Helemaal mee eens”, reageert Van Klaarbergen. “Daarnaast zijn ook het type activiteiten bepalend voor de behoefte aan WMS-ondersteuning. Laat ik een voorbeeld geven: Bedrijven willen tegenwoordig vaak goedkoop in China produceren, maar de levertijden moeten kort blijven. Daarom wordt vaak besloten om in China halffabrikaten te gaan maken, en het klant-order ontkoppelpunt in Europa te plaatsen. Daar vindt dan de klantspecifieke eindassemblage plaats, in een ruimte die het midden houdt tussen een productiefaciliteit en een magazijn. Een WMS met functionaliteit voor value added services kan die eindassemblage goed ondersteunen.”

  

Ook Van den Elsen ziet door de mondialisering de behoefte aan warehouse management ondersteuning toenemen: “Heb je per artikel voldoende aan één grijplocatie, dan kun je nog toe met een ERP-systeem zoals Exact. Daarmee kun je dan artikelbestanden aanmaken, voorraadlocaties opgeven, en pickbonnen genereren. Er ontstaan echter problemen, zodra het magazijn groeit. Je kunt dan niet meer alle artikelen in het loopvlak plaatsen. Ik heb dat meegemaakt bij een leverancier van vijverpompen. Vroeger werden die pompen in kleine aantallen betrokken van de Duitse moedermaatschappij. Tegenwoordig komen die pompen echter uit het Verre Oosten, met tien pallets tegelijk. Om zulke grote hoeveelheden efficiënt te kunnen op- en uitslaan, heeft het pompenbedrijf onlangs de WMS-module van Exact aangeschaft.”

 

Volgens Van den Elsen wordt WMS-functionalititeit in kleine magazijnen vaak gecreëerd door bestaande software-applicaties uit te breiden. En daarbij gaat het dan lang niet altijd om de bekende WMS-modules bij ERP-systemen. “Twee voorbeelden. De blikjes voor Bavaria worden opgehaald door een transportbedrijf. Die blikjes werden altijd direct afgeleverd, totdat de bierbrouwer aangaf ze liever just-in-time te ontvangen. De trans- porteur heeft toen een klein magazijn gebouwd. Ze ondersteunen dat nu met functionaliteit die is toegevoegd aan hun transport management systeem (TMS). Een tweede voorbeeld is Tieman Trading. Die gebruiken een paternoster van Kardex, voor de opslag van onderdelen. De besturingssoftware van de paternoster hebben zij geleidelijk uitgebouwd tot een WMS-oplos- sing, die nu ook de status van de voorraden buiten het systeem bijhoudt.”

Ook Van Klaarbergen signaleert dat in kleine magazijnen vaak genoegen wordt genomen met een beperkte WMS-oplossing. “Wel gaat het ook bij add-ons meestal om standaard software.”

 

Misverstand

Een ‘echt’ WMS gebruiken om een klein magazijn te ondersteunen, is volgens Van den Elsen niet gangbaar. “Of WMS-leveranciers dus de slag gemist hebben in de kleinmarkt?. Ik denk het niet. Of een magazijn nu groot of klein is, de processen daarin zijn ongeveer hetzelfde. Het is daarom lastig om een eenvoudige en be- taalbare oplossing te ontwikkelen voor kleinere magazijnen.”

Gerry van Boxtel, directeur van Van Boxtel Software, is het daar niet mee eens: “Het is een hardnekkig misverstand, dat een WMS duur zou zijn. Bedrijven die bij ons aan tafel zitten, denken soms dat zo’n systeem een miljoen euro kost. Ze zeggen dan: Wij willen in elk geval géén WMS. De waarheid is echter dat onze WMS-software voor tien gebruikers ongeveer 15.000 euro kost. Daar komt dan weliswaar nog zo’n 75.000 euro bij voor barcode-scanners, RF-stations, hardware en de implementatie, maar die kosten maak je ook als je bijvoorbeeld een ERP-module zou gebruiken. Wat wél veel geld kost, is te veel consultancy, waarbij eindeloos appels met peren worden vergeleken, zoals complete WMS-oplossingen met deel- oplossingen. Mijn advies voor een vlot selectietraject is daarom: Zorg voor een klein team, met daarin maximaal één consultant. De mening van de mensen op de werkvloer moet uiteindelijk het zwaarste wegen, want de beheersing van de materiaalstroom is het doel.”

 

Van Boxtel Software onderscheidt zich in de markt door het snel kunnen realiseren van een WMS-totaaloplossing, inclusief RF-barcodescanning. Dat is niet alleen een marketingverhaal, maar ze maken daarmee wel degelijk een punt. Want wat als je begint met een stukje WMS-deelfunctionaliteit, en die oplossing volstaat later niet? Hoe kom je dan nog tot een werkbaar geheel? “Er bestaat veel verwarring over zaken die onderdeel uitmaken van een WMS”, reageert Van den Elsen. “Laat ik een definitie geven: WMS bestuurt één of meerdere magazijnen, het houdt bij wat waar ligt opgeslagen, het ondersteunt de workflow, en het vergemakkelijkt de identificatie. Barcodering, RFID en t & t kunnen dus onderdelen zijn van een WMS. Voorraadbeheer echter niet, ik vind dat dit in een ERP-systeem thuishoort.”

 

“Integratie van een WMS, dat geleidelijk uit losse delen wordt opgebouwd, kan inderdaad een probleem worden”, vervolgt Van den Elsen. “Zelfs dat vind ik echter niet direct een reden om te gaan investeren in een breed WMS, tenzij je in een heel specifieke business zit, zoals de opslag van radioactieve labmaterialen.

Van den Berg: “Ik zou me in elk geval beperken tot standaardfunctionaliteit. Immers, als je vijf procent efficiënter gaat picken door het gebruik van ingewikkelde besturingsregels, dan levert dat in een magazijn met vijf mensen weliswaar 0,25 fte arbeidsbesparing op, maar het is moeilijk om die winst te oogsten. Daarom heeft het dan weinig zin om het onderste uit de kan te gaan halen. RF-barcodescanning kan soms nog wel uit, maar om aan voice picking iets te hebben moet je wel een heel intensief orderverzamelproces hebben.”

 

“Foutenreductie, flexibilisering, en de wens om te voldoen aan eisen op het gebied van tracking en tracing zijn wél legitieme zaken om te investeren in WMS-functionaliteit”, vult Van den Elsen aan. “Is je doelstelling echter vooral efficiencyverbetering, dan zou ik gaan kijken naar uitbesteding.”

Van Boxtel vindt dit echter kort door de bocht: “Ten eerste zijn er ook logistieke dienstverleners met kleine magazijnen, voor hen is warehousing core-business. Maar zelfs als het gaat om een magazijn bij een producent, dan heeft uitbesteding daarvan alleen zin als een logistieke dienstverlener heel veel schaalvoordeel kan behalen. Breng dus altijd eerst alle mogelijkheden in kaart, voor je gaat uitbesteden. Het kan bijvoorbeeld zijn, dat je zelf je werkwijzen onnodig complex hebt gemaakt.”

Van Klaarbergen is het daarmee eens: “Bij uitbesteding speelt niet alleen de vraag of iets tot de kernactiviteiten behoort, maar moeten ook de investeringen worden meegewogen die je zou moeten doen om de warehousing in eigen huis te houden.”

 

ASP

Het is ook mogelijk om de WMS-software te huren. “Application service providing wordt nog maar weinig gedaan, maar ik verwacht daar veel van”, zeg Van den Elsen. “Technisch is het geen probleem meer om WMS-software op afstand te gebruiken. De kwaliteit van de communicatieverbindingen is in de afgelopen jaren sterk toegenomen.”

Jeroen van den Berg: “Er zijn steeds meer WMS-leveranciers die hun software zo aanbieden, zoals IBS, e-Buzz en Four-Soft. Je kunt een WMS op die manier snel implementeren, en je bent van het systeembeheer verlost. Ik denk echter niet dat je goedkoper uit bent. Wel kun je gemakkelijker stoppen als een WMS niet bevalt. Tegenover die vrijheid-blijheid staat echter ook kwetsbaarheid: Het functioneren van je magazijn wordt afhankelijk van de beschikbaarheid van software bij derden.”

Van Klaarbergen verwacht weinig van APS: “WMS-ondersteuning is té bedrijfskritisch om aan anderen over te laten. Een WMS implementeren betekent ook een heel andere manier van werken, dat kun je niet even uitproberen.”

 

Rest nog de vraag: hoe klein kan een magazijn zijn, om überhaupt iets te hebben aan een WMS. Zijn er maar enkele orderverzamelaars, dan weten die immers uit het hoofd wel waar iets ligt?. “Ja, maar wat als die mensen er niet zijn”, reageert Van den Elsen. “Als je bedrijfsactiviteiten seizoensgebonden zijn of als je just-in-time moet leveren, dan heb je vaak te maken met pieken in de vraag. Om die op te vangen kun je uitzendkrachten inhuren, maar dat kan alleen als je magazijn is geautomatiseerd. En last-but-not-least: Ook op heel kleine schaal kan een WMS werkprocessen efficiënter maken. Zo kun je dan orders voor vijf klanten tegelijk picken, zonder dat je daarbij het overzicht verliest.”

Van Klaarbergen wijst er tenslotte op, dat het er niet zo zeer om gaat, of het efficiënter kan: “Belangrijker zijn de realiseerbare benefits. Je moet je voortdurend afvragen: weegt in mijn geval de investering op tegen de baten.”
 


Praktijkvoorbeeld: ORDERS VERZAMELEN MET BESTURINGSSOFTWARE

Marcel Bijsterveld is directeur logistiek bij Tieman Trading. “Wij leveren kabelhaspels en gereedschappen voor de bouw- en ijzerwarenhandel, en voor de professionele gebruiker. Sinds 1998 gebruiken wij één paternoster en zes shuttlesystemen van Kardex voor de opslag van een deel van onze voorraden.”

 

De software bij de Kardex-systemen coördineert de fysieke voorraadbewegingen op basis van besturingsregels, die van te voren zijn vastgesteld. Denk daarbij aan first in first out en aan de pickroutes. De paternoster haalt bijvoorbeeld vanzelf de juiste bakken te voorschijn om de orders snel te kunnen verzamelen. “Aanvankelijk wist de software niet waar de artikelen lagen die zich buiten het systeem bevonden. Later is het systeem echter aangepast, zodat het ook onze volledig handmatige orderverzamelprocessen aanstuurt.”

 

Op die manier ontstond een WMS-achtige oplossing. “Digis, ons ERP-systeem, ondersteunt onze in- en verkooptransacties. De informatie over de voorraadbewegingen die daar uit voortvloeit, wordt batchgewijs doorgestuurd naar het WMS.”

De koppeling tussen het ERP-systeem en het WMS laat echter te wensen over. “We moeten regelmatig handmatig gegevens invoeren, en we moeten de voorraadhoogtes en locaties in beide systemen bijhouden.”

 

Nu het ERP-systeem moet worden vervangen, zoekt Tieman Trading daarom naar een ERP-systeem met een daarin geïntegreerde WMS-module. “We weten nog niet of die WMS-module tot in de diepte de Kardex systemen zal gaan aansturen, of dat we daarvoor de Kardex-besturingssoftware blijven gebruiken.”

Tieman Trading levert binnen 24 uur uit voorraad. “Daarom vinden we het ook zo belangrijk, dat er on-line communicatie plaats kan vinden tussen het ERP-systeem en het WMS. De orderstop kan dan zo laat mogelijk op de dag plaatsvinden.”

Auteur: Dr Ir Jaap van Ede, JVE Communicatie (www.jvec.nl)

 

Meer informatie vindt u ook op www.procesverbeteren.nl

 

Reageer op dit artikel