artikel

WMS en ERP, waar leg je de knip?

Warehousing Premium

Een bedrijfsbreed ERP-systeem heeft veel overlap met een Warehouse Management Systeem (WMS). Veel gegevens kun je in beide vastleggen, maar dat is niet verstandig. Tijdens de implementatie moeten hierin belangrijke keuzes worden gemaakt. Waar leg ik de knip!?

Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in IT Logistiek op 1 mei 2005.

Als je voor een klant wilt weten of een artikel nog voorradig is, kijk je dan in het ERP- of het WMS-systeem? Stel een artikel is beperkt houdbaar en heeft een THT-datum, waar leg je die dan vast, in het ERP- of in het WMS-systeem? Nog eentje: Stel een klant plaatst een order voor het laatste artikel dat nog voorradig is. Ga je zo’n artikel dan direct in je ERP-systeem aan die klant alloceren of maak je alleen een reservering? Want wat als er even later een belangrijkere klant belt die datzelfde artikel wil hebben?
 

Fundamentele keuzes

Het is een greep uit de dilemma’s waarmee ieder bedrijf dat een Warehouse Management Systeem (WMS) implementeert, te maken krijgt. Er moet op één of andere manier een koppeling met het bedrijfsbrede ERP-systeem, met daarin de order- en klantenadministratie, worden gemaakt, en dan is er altijd overlap. Waar leg je dan de knip?

‘Bij de inrichting van een nieuw WMS moeten er een aantal fundamentele keuzes worden gemaakt’, zegt adviseur Jeroen van den Berg. ‘Ik zie veel bedrijven hier lichtvaardig mee omgaan en dan later in de problemen komen. Laatst nog was ik bij een bedrijf dat had besloten de THT-data van producten niet in meer in het ERP-systeem vast te leggen ‘omdat deze ook al in het WMS werden geregistreerd’. Waar ze niet bij stil hadden gestaan was dat verkopers op THT-datum een product verkopen. En toen hadden ze een probleem want verkopers hebben normaliter geen toegang tot het WMS, en zo hoort het ook.’
 

Ordermanagement

Het correct en efficiënt afhandelen van klantorders vergt een nauw samenspel van ERP- en WMS-functionaliteit. ‘Ordermanagement is een eerste instantie een ERP-functie’, zegt Van den Berg. ‘Maar zodra een klantorder is vertaald in een uitleveropdracht wordt deze in het WMS geschoten. Dit wordt ook wel het logistieke ordermanagement genoemd. Het WMS splitst vervolgens de uitleveropdracht in pickopdrachten, de magazijnmedewerker pickt en scant een artikel, brengt deze naar expeditie, etc. Is het artikel de magazijndeur uit, dan wordt het stokje weer overgedragen aan ERP die vervolgens de facturatie in gang zet.’
 

Een belangrijke tip bij het afstemmen van ERP en WMS is het doornemen van alle mogelijke scenario’s. ‘Vergis je niet’, waarschuwt Van den Berg. ‘Het komt vaak genoeg voor dat een artikel dat volgens het ERP op voorraad zou moeten liggen, er in de praktijk helemaal niet ligt. Of dat het niet wordt gevonden omdat het op een verkeerde locatie staat. Die dingen gebeuren, dus daar moet je bij de inrichting van je systeem rekening mee houden.’
 

Een mogelijk scenario hierbij zou kunnen zijn: Het WMS meldt het tekort op de levering aan het ERP-systeem. De klant krijgt minder geleverd en mag dus niet het volledige bedrag in rekening worden gebracht. De voorraadstand moet worden bijgewerkt, zowel in het WMS als in het ERP-systeem. Doorgaans moet een voorraadcontroleur eerst bevestigen dat de goederen werkelijk ontbreken. Er moet een nalevering worden aangemaakt, etc.

Pas bij het in detail doorlopen van de order- en retourscenarios wordt duidelijk welke ERP- cq. WMS-functies worden aangesproken en hoe deze op elkaar ingrijpen. Pas dan ben je in staat om op de juiste manier de knip te leggen.

Jeroen van den Berg Cosulting

is gevestigd in Utrecht

www.jvdbconsulting.com

Kniptips

Jeroen van den Berg geeft tips voor het leggen van de knip tussen ERP en WMS.

  • Beschrijf in detail welke functies WMS en ERP moeten ondersteunen en ga na welke gegevens daarvoor nodig zijn.
  • Hou, om bedrijfsgegevens consistent te houden, ieder gegeven slechts in één systeem bij. Dit systeem voedt alle andere systemen die het nodig hebben.
  • Leg opslaglocaties uitsluitend vast in het WMS. ERP houdt de voorraadhoogte bij en hoeft niet te weten wáár de spullen liggen.
  • Initieer een voorraadcorrectie in het WMS, nooit in het ERP.
  • Leg stamgegevens van artikelen, zoals artikelomschrijving, kleur of prijs, in het ERP vast. Deze worden later naar het WMS gecommuniceerd.
  • Stamgegevens die alleen relevant zijn voor het WMS, zoals in sommige gevallen lengte-, breedte-, hoogtematen en het gewicht, kunnen wel direct in het WMS worden vastgelegd.
  • Een zending aan een klant kan een gedeelte van een order betreffen, een hele order of meerdere orders. Het omzetten van orders in verzendopdrachten kan in het ERP gebeuren of in het WMS. Als de klantafspraken belangrijk zijn, laat dan het ERP deze keuze maken. Is de efficiency van het magazijn belangrijk, laat het dan aan het WMS over.

Kijk goed naar de methodiek achter ERP- en WMS-pakket

Op defensie loopt op dit moment de grootste ERP-implementatie uit de Nederlandse geschiedenis. Dit project, waarvan de omvang wordt geschat op zo’n tweehonderd miljoen euro, loopt van begin 2007 en eindigt in 2010. Op het logistiek centrum van de vliegbasis Woensdrecht zijn ze in 2008 aan de beurt. Tot die tijd werken ze qua ERP met een zelf ontwikkeld legacy- systeem. Een paar jaar terug is hier Exceed bijgekomen, een modern WMS-pakket dat wordt geleverd door softwareleverancier SSA Global en dat tegenwoordig SSA Warehouse Management heet. ‘Je denkt in eerste instantie, die koppel je even aan elkaar, maar dat viel flink tegen’, zegt majoor Frank Schouten, die als projectleider bij de implementatie betrokken is geweest.
 

Keihard afboeken

‘We werkten tot 2002 met alleen ons legacysysteem, dus zonder WMS’, zegt zijn collega Marion van Schaik, hoofd fysieke distributie. ‘Dit betekent onder andere dat dit systeem zo is opgezet dat bij het ingeven van een order direct de voorraad wordt afgeboekt. Dit lijkt misschien logisch maar dat is het niet. Fysiek ligt de voorraad namelijk nog vrolijk in het magazijn en het WMS weet ook nog van niks. Stel nu, er komt een order van twintig stuks. Volgens het ERP zouden deze voorradig moeten zijn, maar de magazijnmedewerker ontdekt dat er maar achttien liggen. Dit komt nu eenmaal voor, wij noemen dat een short pick.’

De magazijnmedewerker meldt het WMS netjes dat er achttien artikelen zijn gepikt in plaats van twintig. Het moderne WMS kan hier goed mee omgaan, maar de problemen ontstaan in het ERP- systeem. Normaal gesproken zou er nu een backorder moeten worden aangemaakt voor de resterende twee producten, maar dat kan niet meer omdat het maatwerk ERP-systeem de voorraad al keihard heeft afgeboekt!
 

Handmatig corrigeren

Helaas voor defensie bleek bovengenoemd probleem na de WMS-implementatie niet meer op te lossen, althans niet in het systeem. Schouten: ‘De methodiek waarmee het legacysysteem is opgebouwd wijkt te zeer af van de werkwijze waarop moderne WMS-pakketten als Exceed zijn gebaseerd. Dat pas je niet eventjes aan. Er zit voor ons niks anders op dan in het geval van short picks in beide systemen handmatig te corrigeren. Schrik niet, maar we hebben acht medewerkers in dienst die zich hiermee bezig houden.’

Wat voor advies kan Schouten geven aan bedrijven die hun WMS en ERP gaan inrichten? ‘We hadden achteraf beter moeten letten op de manier waarop een WMS werkt in relatie tot een ERP-systeem. We wisten wel ongeveer wat een WMS deed, maar wisten wij veel dat dit zoveel consequenties had voor de manier van werken in ons legacy-systeem.’ Door de specifieke opbouw van dit systeem en de starheid om dit aan te passen, had dit waarschijnlijk niet tot wezenlijk andere beslissingen geleid, maar dan waren de genoemde problemen in ieder geval niet als een verrassing gekomen.

 Tips voor de knip tussen ERP en WMS.pdf

 

Reageer op dit artikel