"Rente-, ruimte- en risicokosten van voorraden zijn in de zorg tandeloze begrippen", zegt Jonnie Mooi, Hoofd Logistiek van het Logistiek Centrum Eemspoort in Groningen. Van hieruit wordt het Universitair Medische Centrum en het Martini Ziekenhuis belevert. "Bij ons draait alles om betrouwbaarheid. Het gaat om de patiënt en medische artikelen moeten dus gewoon voorhanden zijn."

 

Voorraadbeheerders worden binnen het UMCG afgerekend op artikelen die niet beschikbaar zijn. Logisch dus dat ze bij aanvulorders altijd aan de ruime kant gaan zitten. Dat binnen zo'n setting de voorraden flink kunnen oplopen, dat maakt niet zoveel uit. Mooi: "Die kosten worden toch wel vergoed, is de gedachte."

 

Besparing van €900.000

In 2008 besloot Jonnie Mooi samen met Michel Winter van adviesbureau Yacht om een business case te maken van de voorraad. Als tool voor de voorraadanalyse werd Slim4 ingezet, een softwarepakket van leverancier Slimstock dat door veel groothandelsbedrijven wordt gebruikt voor het beheren van voorraad.

 

Uit de analyse bleek dat er voor 2,8 miljoen euro aan voorraad lag. Hier zou 40 tot 45 procent op bespaard kunnen worden, door slimmere bestelparameters en beter assortimentsbeheer toe te passen. Mooi en Winter beseften weliswaar dat in een ziekenhuis andere eisen aan voorraad worden gesteld dan in een groothandel, maar een besparing van €900.000 per jaar moet zeker mogelijk zijn.

 

Om de besparing te realiseren moet de huidige manier van voorraadbeheer drastisch op de schop. De organisatie moet om, de voorraadparameters herijkt en het zwaar verouderde voorraadbeheersingspakket Vobe moet worden vervangen door een modern pakket.

 

Organisatie moet om

Jonnie Mooi vindt het belangrijk dat de voorraadbeheerders die momenteel in een kantooromgeving binnen het UMCG werken, in het complex van het Logistiek Centrum Eemspoort komen te werken. "Ze moeten met hun eigen ogen kunnen zien hoeveel voorraad er ligt."

 

Voorraadbeheer wordt nu ook nog niet echt als een volwaardige functie beschouwd, maar meer iets dat je erbij doet. Om het kennisniveau op te krikken gaan alle betrokkenen een opleiding voorraadbeheer volgen.

 

Een derde punt dat volgens Mooi zeker moet veranderen in de organisatie is de samenwerking tussen logistiek en inkoop. "Toen ik hier voor het eerst kwam verbaasde ik me erover dat die nauwelijks in gesprek zijn met elkaar. Er bleken door inkopers afspraken te zijn gemaakt met toeleveranciers over bestelgroottes waar logistiek niets van afwist."

 

Voorraadparameters herijken

De cruciale stap bij het realiseren van de voorraadverlaging is het herijken van de voorraadparameters: per product kijken wat de beste bestelprocedures is, wanneer bestellen en hoeveel.

 

"We gaan ook duidelijke criteria opstellen voor het wel of niet op voorraad leggen van een artikel", legt Mooi uit. "Het zal voor sommige mensen wennen zijn, maar er zijn ook artikelen die we niet meer op voorraad gaan leggen. Daarvoor in de plaats moeten we dan wel goede afspraken maken met de toeleverancier."

 

Laag hangend fruit

"Door het kritisch kijken naar bestelprocedures kunnen eenvoudig snelle besparingen worden behaald", zegt Fokke Rosier die als projectleider vanuit Yacht het project begeleidt. Hij geeft een voorbeeld. "Er is ooit met de toeleverancier van bepaalde medische dossiermapjes afgesproken dat deze iedere maand twee pallets aanlevert. Een snel onderzoek heeft uitgewezen dat we met de huidige voorraad tot 2011 toe kunnen. Ik heb geadviseerd om die aanleverprocedure voorlopig maar even stil te zetten. Voor een paar producten kun je zo al snel duizenden euro's per jaar besparen."

 

Nieuw voorraadbeheerpakket

Een belangrijk hulpmiddel bij het beoordelen van bestelprocedures wordt het nieuwe voorraadbeheerpakket Slim4. "Dit pakket genereert besteladviezen maar het zal vooral ook een signaleringsfunctie vervullen", zegt Mooi. "Het systeem geeft een signaal als het vermoedt dat er voor een artikel gezien het vraagpatroon te veel voorraad ligt. Hier kunnen binnen een ziekenhuis hele goede redenen zijn, maar er moet wel samen met de inkoopafdeling even naar worden gekeken."

 

Op 12 juni is de formele aftrap van het project. Begin volgend jaar moet Slim4 operationeel zijn voor de voorraadbeheerders. De eerste besparingen, het zogenaamde laaghangend fruit, zijn al behaald. De verwachting is dat nog in dit jaar de voorraden met 550.000 euro zijn verlaagd. De rest van de besparingen volgen in 2010. 

 

Foto 1 van 5 Fokke Rosier (links op de foto) is projectleider vanuit Yacht.