De literatuur geeft inzicht in de vele toepassingsmogelijkheden van de ABC-analyse, maar is vervolgens beperkt in het aangeven van de juiste criteria in combinatie met het doel van de analyse. Het criterium dat wordt aangegeven om een ABC-analyse uit te voeren loopt uiteen van omzet en marge tot afzet en omloopsnelheid. Dezelfde criteria worden vaak in de praktijk gehanteerd. Vooral omzet en afzet zijn veelgebruikte criteria voor een ABC-analyse, ongeacht het doel van de analyse.

Gedurende ons afstudeeronderzoek hebben wij ons ingezet om een voorraadassortiment te bepalen voor een groothandel in bevestigingsmaterialen in overeenstemming met de strategie van het bedrijf. Om een goede indruk te krijgen van het assortiment hebben we een ABC-analyse op basis van omzet en op basis van afzet gemaakt.

ABC-analyse omzet

Het gevolg van deze methode voor de bepaling van het voorraadassortiment is erg ongunstig. In de A-categorie komen voornamelijk dure traaglopers en snellopers met een relatief lage prijs terecht. De zeer laagwaardige snellopers, die veelal van groot servicebelang zijn worden lager geclassificeerd, met als gevolg dat voor deze producten een lagere servicegraad wordt gehanteerd (uitgaande van een hogere servicegraad in een hogere categorie). Dat is een absolute verlies-verlies situatie, omdat deze producten goedkoop zijn om op voorraad te houden en veel bijdragen aan de servicegraad richting de klant.

ABC-analyse afzet

Deze methode leidt tot een goed inzicht in de snellopende producten en de langzaam lopende producten in het assortiment. Om tot de juiste beslissing te komen voor de bepaling van het voorraadassortiment is het in onze opinie niet voldoende om dit te baseren op de afzet van de producten, zonder andere criteria te beoordelen. Hieronder worden drie voorbeelden weergegeven om dit te illustreren.

• Producten met een hoge afzet, maar slechts één of enkele orders op jaarbasis afkomstig van één of enkele klanten worden hoog geclassificeerd.
  > Niet terecht: hoog risico op incourante voorraad en hoog voorraadniveau benodigd om gewenste serviceprestatie te kunnen realiseren.
   
• Producten met een hoge afzet, maar een hoge voorraadwaarde en een korte levertijd worden hoog geclassificeerd.
  > Niet terecht: groot aandeel in de voorraadkosten, maar slechts een beperkt aandeel in de serviceprestatie.
   
• Laagwaardige producten met een afhankelijke vraag (bijvoorbeeld voor assemblageverbruik) die regelmatig gedurende het jaar worden afgezet in kleine hoeveelheden kunnen gemakkelijk in een lage voorraadklasse of zelfs een eliminatieklasse terechtkomen.
  > Niet terecht: laag risico op incourante voorraad en een groot aandeel in de serviceprestatie.

Assortimentsmatrix

Gedurende het onderzoek is steeds meer gebleken dat de bepaling van het voorraadassortiment afhankelijk is van vele criteria. Deze criteria zijn niet eenduidig vast te stellen, omdat de criteria die van toepassing zijn afhankelijk zijn van de sector waarin een bedrijf zich bevindt, de functie die het bedrijf in de keten vervult en de (service)strategie van het bedrijf. Hieronder wordt de assortimentsmatrix weergegeven, waarin acht criteria zijn opgenomen die in onze situatie van toepassing zijn.

 Assortimentsmatrix

Voor ieder criterium wordt een waarde vastgesteld aan de hand waarvan de beoordeling plaatsvindt (de waarde tussen haakjes is de eigenschap die geen weging krijgt toegekend). Daarnaast wordt een weging aan het criterium gekoppeld. Indien een product voldoet aan de beoordelingswaarde wordt de volledige weging voor dit criterium toegekend. Het dynamische karakter van deze methode maakt het mogelijk om het voorraadassortiment af te stemmen op iedere bedrijfsspecifieke situatie, omdat naast de waarden en de wegingen ook eenvoudig criteria kunnen worden toegevoegd of verwijderd. Op deze manier kan bijvoorbeeld een onderscheid tussen klanten, klantgroepen of business units gemaakt worden indien dit wenselijk is.

Koppeling met ABC-analyse

De assortimentsmatrix resulteert voor ieder product in een bepaalde score. Door middel van het koppelen van deze scores met een ABC-classificatie wordt een ABC-analyse gecreëerd die gebaseerd is op alle bedrijfsspecifieke criteria. Hieronder wordt een voorbeeld gegeven van een ABC-classificatie op basis van de assortimentsmatrix.

 ABC-analyse

De twijfelcategorie omvat een groep producten waarvan de voorraadbeslissing niet eenvoudig te nemen is op basis van de data. Voor deze groep producten is nadere analyse benodigd waarin logistiek, marketing en verkoop zullen moeten samenwerken.

Praktijkvoorbeeld

In de onderstaande tabel zijn twee voorbeeldproducten uitgewerkt, zodat een beeld kan worden gevormd van de methode en het resultaat (de grijze vlakken in de tabel voldoen niet aan de beoordelingswaarde).

• Product I behaalt een score van 85%. Dit product voldoet aan alle criteria, behalve aan het criterium voor de maximale voorraadwaarde. Het product wordt geclassificeerd als B-product. De weging voor de voorraadwaarde voorkomt dat dure producten in de A-categorie terecht komen. Dit is de reden dat in onze optiek de hoogste servicegraad gekoppeld moet worden aan de producten in de hoogste categorie, zodat de voorraadkosten relatief laag blijven bij een stijgende servicegraad. Echter blijft het resultaat afhankelijk van de eigen invulling van de assortimentsmatrix, zodat de resultaten bedrijfsspecifiek gemaakt kunnen worden.

• Product II behaalt een score van 50%. Dit product heeft een onregelmatige afzet gedurende het jaar, wordt slechts afgenomen door twee klanten en heeft een relatief lage brutomarge. Omdat dit product zeer weinig kost om op voorraad te houden en omdat het product zeer weinig ruimte inneemt is het toch een voorraadgestuurd product, weliswaar in de laagste voorraadcategorie (=relatief lage servicegraad).

 Voorbeeldproducten

Resultaat

Het gebruik van de assortimentsmatrix, inclusief de koppeling met de ABC-analyse heeft de volgende algemene voordelen:

• De methode is dynamisch, waardoor de methode breed toepasbaar is;
• De strategie van het bedrijf kan worden gekoppeld aan het (voorraad)assortiment;
• De methode is opgebouwd uit alle criteria die specifiek van belang zijn voor de bepaling van het voorraadassortiment van het bedrijf;
• De methode zorgt voor een goede balans tussen de voorraadkosten en de servicegraad.

Aandachtspunten en tips

• Het belangrijkste is dat de criteria aan de hand waarvan de ABC-analyse wordt opgesteld exact overeenstemt met het doel van de ABC-analyse;
• Indien er een criterium is die alle overige criteria overbodig maakt (bijvoorbeeld spare parts die altijd op voorraad moeten zijn), kan het verstandig zijn om deze producten afzonderlijk te benaderen;
• Zorg ervoor dat de wegingen van alleen de statische criteria (=niet afhankelijk van de afzet) in de assortimentsmatrix nooit genoeg kunnen zijn als voorwaarde om het product op voorraad te houden;
• Controleer de resultaten naar aanleiding van de gehanteerde criteria, waarden en wegingen steekproefsgewijs;
• Om de methode optimaal toe te passen, zal ervoor gezorgd moeten worden dat het mogelijk is om de wegingen van de criteria gedeeltelijk toe te wijzen aan een product.