Bedrijven zoeken nadrukkelijk naar manieren om winstgevendheid te handhaven of te verbeteren. Terwijl het leeuwendeel van deze pogingen zich richten op onderwerpen als efficiënter werken, goedkoper inkopen en het flexibeler inzetten van personeel, ligt één van de grootste potentiële besparingen te wachten in het magazijn om ontdekt te worden: voorraadreductie. Expert Jeroen Donkers biedt een stappenplan.
Voorraadniveaus zijn in de meeste gevallen hoger dan noodzakelijk; bedrijven zijn zich vaak onbewust van dit feit of ze zijn onbekend met mogelijke verbeteringen. Hoe wordt dit potentieel opgespoord en verzilverd?
Herkenbaar?
Hoewel elke branche en bedrijf anders is, zijn er een aantal veelvoorkomende werkwijzen te ontdekken voor het bepalen en inkopen van de gewenste voorraadniveaus. Allereerst is er de handmatige methode, waarbij een inkoper/voorraadbeheerder op basis van marktkennis, huidige voorraad en verwachtingen vanuit commercie bepaalt wat er wanneer ingekocht wordt. Een andere variant is het bepalen van de gemiddelde afzet per week en een minimale en maximale voorraad aan te houden uitgedrukt in weken. Vaak wordt hierbij wel enige vorm van automatisering toegepast door gebruik te maken van Excel omdat het artikelbestand te uitgebreid is om dit volledig handmatig te overzien.
Tot slot wordt ook het ERP ingeschakeld om het inkoopproces aan te sturen. Hierbij wordt dan meestal op basis van het bereiken van minimale vereiste voorraden overgegaan tot inkoop tot een vooraf vastgesteld maximum niveau. Stuk voor stuk zijn het goede eerste stappen om grip te krijgen op de voorraad, maar er bestaat een goede kans dat er meer voordeel te behalen is.
Kijk naar de vraag
Wat de traditionele planningsmethoden vooral doen is een ‘automatische piloot' benadering toepassen op het gehele productassortiment. Wanneer de blik echter veel meer op de vraagkant wordt gericht, kan veel beter worden geanticipeerd op situaties die traditioneel niet of beperkt opgemerkt worden.
Enkele voorbeelden:
- Vraagstabiliteit; Bijgaande figuur toont twee producten met dezelfde gemiddelde afzet. Het verschil is dat het ene product een zeer grote variatie in de vraag kent en dat het andere product een zeer stabiele vraag kent. Dit heeft gevolgen voor de aan te houden voorraad. Om dezelfde zekerheid van leveren te bereiken zal er van het product met de stabiele vraag veel minder voorraad nodig zijn (ongeveer gelijk aan het gemiddelde) dan voor het product met de grote variatie (aanzienlijk hoger dan het gemiddelde).
- Servicegraad; Hoe leverbetrouwbaar moet een product zijn? Binnen het artikelassortiment, zitten waarschijnlijk producten waar niet kunnen leveren "minder erg" is dan bij andere producten. Hoe hoger de gewenste servicegraad, hoe hoger de aan te houden veiligheidsvoorraad. De stabiliteit van de vraag werkt hier als extra versterkende factor. Dit is te zien in de onderstaande figuren, waar, wederom voor een product met een grote variatie in de vraag en een product met een stabiele vraag, het benodigde voorraadniveau wordt aangeven voor een aantal mogelijke serviceniveaus.
- Seizoensinvloeden; Het hanteren van een vaste minimum voorraad levert, bij producten die gevoelig zijn voor seizoenen, perioden van te veel en perioden van te weinig voorraad. Zo zullen er bijvoorbeeld in Januari minder teenslippers nodig zijn dan in Juli (en in Mei een aantal er tussen in). De gewenste voorraad verandert dus meerdere malen per jaar en een statische minimum voorraad is dus onbruikbaar. Ook het gebruik van de methode van het aanhouden van een aantal weken voorraad uitgedrukt in de gemiddelde afzet, loopt hier achter de feiten aan.
- Trendontwikkelingen; Grote variaties in seizoensontwikkelingen zijn in principe nog wel handmatig te corrigeren. Moeilijker wordt het als er over de jaren heen een licht dalend of stijgende trend bestaat. De teenslippers uit het vorige voorbeeld zullen nog steeds een hogere vraag hebben in Juli dan in Januari, maar omdat het model bijvoorbeeld stilletjes aan uit de mode raakt is er elk jaar een paar procent minder van nodig in de seizoenspieken. Dit is al lastig waar te nemen voor één product. Laat staan voor een heel assortiment.
- Trendbreuken; Hoe snel wordt een grote verandering in de vraag waargenomen en herkend als een incident of als een trendbreuk? Een eenmalige grote afwijking, kan ten onrechte leiden tot een veronderstelling van een grote gemiddelde vraag. Als de incidenten toenemen kan de veronderstelde gemiddelde vraag wellicht juist niet meer toereikend zijn. Hoe eerder het herkenningspunt, hoe kleiner de kans op te veel voorraad.
- Afnamepatroon; Waar het voor een "snelloper" nog zin heeft om te werken met minimale en maximale voorraden, leidt dit voor een "langzaamloper" tot een grillig voorraadverloop met grote perioden van te veel voorraad. Het is daarom waardevol om voor elk product het afnamepatroon te herkennen en daar de voorraadplanning op af te stemmen en niet een ‘one-size-fits-all' benadering te hanteren.
Minder voorraad, wel de juiste
De beschreven voorbeelden hebben allen als resultaat dat er meer voorraad wordt aangehouden dan strikt noodzakelijk. Wanneer dit voor een heel productassortiment wordt toegepast, lopen de verschillen hard op. Wat is nu het alternatief?
Onderstaand stappenplan toont een mogelijk antwoord:
- Bepaal de historische afzet (liefst over zo'n groot mogelijke periode).
- Bepaal het statistische patroon wat in de afzet te herkennen is (bijvoorbeeld: langzaamloper, snelloper, seizoensproduct, oplopende trend, aflopende trend, trendbreuk, grillige vraag, ...)
- Bepaal de statistisch meest waarschijnlijke vraag voor de komende periode.
- Corrigeer de statistische vraagvoorspelling aan de hand van wetenschap over feiten die niet uit de afzet kan blijken, bijv. aankomende promotie, leveringsstop door leverancier, ...
- Bereken de ideale voorraad aan de hand van de gecorrigeerde vraagvoorspelling en artikel- en/of leverancierskenmerken als levertijd, bestelfrequentie, gewenste servicegraad, ...
- Bereken uit het verschil tussen de actuele voorraad en de ideale voorraad, hoeveel er moet worden ingekocht, geproduceerd of vanuit een ander magazijn moet worden verplaatst.
- Beoordeel per leverancier of de geadviseerde inkoop moet worden aangepast vanwege logistieke of financiële redenen, zoals volle zeecontainer uit Azië, extra inkoopkorting bij voldoende inkoopvolume, mogelijkheid voor het aantrekkelijk opkopen van een partij, ...
- Automatiseer dit proces om het dagelijks, wekelijks of maandelijks te kunnen herhalen.
De moeite waard
Op het eerste oog ziet het beschreven stappenplan er wellicht complex en theoretisch uit. Natuurlijk zijn er ook nog nuances te maken zoals bijvoorbeeld over producten zonder of met weinig afzethistorie. Voor het rekenkundige gedeelte ervan bestaan er echter relatief eenvoudige geautomatiseerde hulpmiddelen. Hiermee kan een gedeelte van het planningsproces of het gehele proces uit handen worden genomen. Het bepalen van het besparingspotentieel is met een korte analyse inzichtelijk te maken en levert vaak al direct een verrassend resultaat. De moeite waard?
