Boekhouding en MRP-I
Met de opkomst van computers in de jaren 60 verschenen de eerste boekhoud-programma's op de markt. Toen deze computers steeds sneller werden, volgde zogenaamde MRP-software. Hiermee was de computer in staat om berekeningen uit te voeren, die nodig waren om materialen op tijd in te kopen en onderdelen en samenstellingen tijdig te produceren. De eerste integrale systemen werden daarom "MRP-pakketten" genoemd. MRP-I staat voor: Materials Requirements Planning. Deze eerste generatie systemen omvatten de basisfuncties: Orderadministratie, Materiaalplanning, Inkoop, Productie en Magazijnbeheer / Expeditie, en vaak een financiële module.

Belangrijk voordeel van deze systemen was dat meerdere bedrijfsfuncties in plaats van door verschillende deelsystemen, door één en hetzelfde systeem ondersteund werden. Geïntegreerd werken werd daarmee mogelijk.

MRP-II en ERP
Halverwege de jaren 80 zijn methoden ontwikkeld om niet alleen naar de planning van de materialen, maar ook naar die van de machines en mensen (Resources) te kijken. Dit werd MRP-II genoemd, dat staat voor Manufacturing Resources Planning.

In het Nederlandse taalgebied spraken we toen over "Productiebesturingssystemen". Sindsdien zijn deze systemen steeds verder uitgebreid met functies zoals Relatiebeheer, Verkoop- en Inkoopcontracten, Magazijnbeheer, Stuklijstbeheer, Service, Kwaliteitsmanagement en Personeelsmanagement. Dit heeft begin jaren 90 geleid tot de term ERP, dat staat voor Enterprise Resource Planning. Tot op heden is dit de meest gehanteerde term.

Een ERP-systeem is bedoeld om te zorgen voor de informatievoorziening ten behoeve van de planning en uitvoering van de primaire en ondersteunende processen binnen organisaties. We komen ERP tegen bij Productie- en Handelsbedrijven, maar ook in de Bouw, bij de Krijgsmacht, bij Energiebedrijven en in Ziekenhuizen.

In dit dossier nemen we de doelgroep "Productie en groothandel" als uitgangspunt om de verschillende aspecten van ERP te illustreren. Veel van de zaken die in dit dossier aan de orde komen zijn echter ook van toepassing voor het gebruik van ERP in andere sectoren.

Vrijwel alle grote multinationale ondernemingen gebruiken ERP, maar er zijn ook bedrijven van 15 medewerkers, die ERP succesvol inzetten.

Elke leverancier maakt zijn eigen keuzes met betrekking tot de dekking van zijn ERP-systeem. Met name veel Nederlandse leveranciers bieden geen eigen financiële module aan maar bieden standaardkoppelingen naar de meest gangbare financiële pakketten. We sommen hier een aantal typen ondersteuning op, die in ERP kunnen voorkomen, maar waarvoor ook specifieke systemen worden aangeboden.
 
Meer informatie over deze deelsystemen vindt u via een link elders op de site.

• Advanced Plannings Systemen (APS)
• Business Intelligence (BI)
• Customer Relationship Management (CRM)
• Human Resources Management (HRM)
• Manufacturing Execution System (MES)
• Product Data Management (PDM)
• Productconfigurator (PCF)
• Tijdregistratie-systemen
• Warehouse Management Systemen (WMS)
• Workflow Management (WFM)

ERP-systemen kunnen steeds meer; er blijven echter verschillen bestaan in de focus, de functionaliteit en gebruiksgemak. We noemen een aantal trends:

• Rolgebaseerde schermen: informatie wordt toegesneden op de rol die de gebruiker vervult in de organisatie. Een voorbeeld: de inkoper ziet direct een lijst met inkoopaanvragen, te late leveringen, een vendor rating overzicht, etc.;
• Integratie met de Office-omgeving: de afspraken die met relaties worden gemaakt binnen ERP worden gesynchroniseerd met Outlook; overzichten op scherm kunnen direct naar Excel worden gekopieerd; Excel-sheets kunnen op gecontroleerde wijze in het systeem worden ingelezen, mailmerge met Word;
• Meer ondersteuning voor bedrijven met meerdere B.V.'s en meerdere vestigingen, evt. in verschillende landen; dit betekent flexibiliteit om logistiek en financieel "door elkaar heen te laten lopen" in het systeem;
• Uitgebreidere mogelijkheden op het gebied van service management: het kunnen vastleggen van geleverde installaties, servicecontracten kunnen registreren, van call tot facturering van serviceopdrachten, mobiel werken.