Als Supply Chain Manager heeft u een cruciale rol binnen uw organisatie. Uw doel is het creëren van een optimale keten tussen leveranciers en afnemers. Het identificeren en elimineren van zwakke schakels is de core business van een Supply Chain Manager. ‘What's new?' zult u zeggen. De vraag is echter of de Supply Chain Manager de blik niet eens dient te verruimen?

Compliance

Met de toenemende wet- en regelgeving, onder andere over witwaspraktijken en financiering van terrorisme, dient ieder bedrijf zich ervan bewust te zijn wat hiervan de impact kan zijn op de bedrijfsvoering. Het definiëren van Corporate Values en een MVO-beleid staat mooi op papier. Niet compliant zijn met deze ethiek, kan echter grote gevolgen hebben op financieel niveau en een smet werpen op uw blazoen. De recente geschiedenis leert dat gênante tot financieel bedreigende situaties zich zeer plotseling kunnen manifesteren.

Overslaande brand

Als voorbeeld kunnen we twee IT-bedrijven nemen die een aanvraag krijgen voor EUR 2,4 miljoen aan speciale IT-apparatuur, te leveren aan een Nederlands transportbedrijf. De eerste reactie is waarschijnlijk voor beide bedrijven dezelfde: die deal moeten we hebben. De volgende vraag die gesteld kan worden, is wat een transportbedrijf met zoveel IT-apparatuur moet? Het ene IT-bedrijf voert een onderzoek uit en ontdekt dat het bedrijf banden heeft met Soedan en doet hiervan melding aan de autoriteiten. Het andere IT-bedrijf kijkt enkel naar de snel te behalen omzet en levert de goederen. Een half jaar later staat de directie op straat en heeft het bedrijf een reputatieschade van jewelste. Vervolgens verschijnt in de media dat hetzelfde transportbedrijf al jarenlang distributie voor uw onderneming verzorgt. U heeft het transportbedrijf indirect geholpen met het opbouwen van een schijnbaar bonafide status. Zonder dat uw bedrijf part nog deel heeft aan de transactie, slaat de brand over op uw organisatie.

Informatievergaring

Alles wat u doet om informatie te verzamelen over de leveranciersketens is in ieder geval iets om uzelf enigszins te kunnen verantwoorden en de schade te beperken. Toch zal de vraag blijven bestaan of er niet meer gedaan had kunnen worden om de situatie te voorkomen. Voor het identificeren van Nederlandse zakenpartners wordt de Kamer van Koophandel als betrouwbare bron beschouwd. In beginsel is dit een officiële bron en kan het dus als de waarheid worden beschouwd. De KvK is echter gelimiteerd in haar informatievoorziening. Zo biedt de KvK enkel inzicht in Nederlandse concernrelaties waar de moeder 100% van de aandelen van de dochter heeft, terwijl de belangen ook verdeeld kunnen zijn over meerdere bedrijven en natuurlijke personen. Vertakkingen naar het buitenland met meerdere hiërarchische niveaus blijven daarbij dus onbelicht. Banden met gesanctioneerde regimes, bedrijven of personen zijn dan onzichtbaar voor uw organisatie. Een concernstructuur kan dus onderaan beginnen in Nederland, overgaan naar een moederbedrijf op Guernsey en op het hoogste niveau eindigen in Iran. Het is dus belangrijk dat er meerdere onafhankelijke bronnen worden geraadpleegd om een compleet beeld te schetsen van het bedrijf in kwestie.

Sanctielijsten

Om de relaties in uw supply chain te controleren op dubieuze praktijken, kunt u gebruik maken van de sanctielijsten gecreëerd door de internationale gemeenschap. Zo hebben landen hun eigen individuele sanctielijsten en heeft de EU de geconsolideerde sanctielijst. De Office of Foreign Assets Control (OFAC) van de Verenigde Staten stelt bijvoorbeeld de Specially Designated Nationals List (SDN) lijst samen. Op deze lijst staan individuen, groepen en rechtspersonen die zowel banden hebben met specifieke regimes of individueel opereren.

Het gebruik van deze lijsten kan problemen achteraf beperken of voorkomen, maar heeft ook zijn beperkingen. De lijsten zijn bewerkelijk in het gebruik en laat de volledigheid en leesbaarheid van de identificatiegegevens soms te wensen over. Daarnaast verschijnen er regelmatig updates en dient u een keuze te maken uit de talloze in het leven geroepen lijsten.

Volledig inzicht onmogelijk

De ultieme oplossing, of een allesomvattende informatiebron, bestaat helaas niet. Het belangrijkste is dat u kunt aantonen dat er alles aan gedaan is om zoveel mogelijk inzicht te verkrijgen in de identiteit van de entiteiten binnen uw supply chain. Dit kunt u onder meer bereiken door met een verbeterplan het proces hieromtrent verder te professionaliseren en gebruik te maken van gespecialiseerde, toonaangevende en betrouwbare bronnen.

Wat te doen?

Hoewel begrippen als compliance, due dilligence en ‘Ken uw Klant' hun oorsprong kennen in de jaren 20 van de vorige eeuw, zijn deze voornamelijk bekend in de financiële wereld en is het redelijk onbekend terrein in de rest van de sectoren. Dat hoeft niet te betekenen dat de Supply Chain Manager er alleen voor staat. Juist omdat financiële schade en reputatieschade een enorme impact op een bedrijf kunnen hebben, staat het voorkomen hiervan ook hoog op de agenda van de directie. Verbeterplannen rondom dit onderwerp zullen dus intern op draagvlak kunnen rekenen. Het is daarnaast belangrijk om samenwerking met andere afdelingen binnen uw organisatie te zoeken. Niet elk bedrijf heeft de omvang of organisatiestructuur om een compliance officer in dienst te nemen die een aantal taken kan overnemen. Echter ook inkoopmanagers en financieel managers zijn gebaat bij een goed inzicht in de identiteit van leveranciers en afnemers. Het delen van informatiebronnen, kennis en kosten zijn eenvoudige, efficiënte stappen in dit professionaliseringsproces.

Vijf praktische adviezen

• Baseer je niet op één bron, maar op meerdere om een zo goed mogelijk inzicht in de volledige supply chain te krijgen.
• Gebruik bronnen die ook over de grens kijken, zodat je juist de internationale structuren in kaart kunt brengen.
• Breng in kaart wie de bestuurders zijn binnen een onderneming, hoeveel andere ondernemingen er op dat adres gevestigd zijn.
• Werk samen met collega's en deel bronnen en kennis.
• Onderzoek in welke industrieën het concern actief is; elke industrie heeft zo zijn eigen risico's.
• Volg bij alle zakenpartners hetzelfde protocol. Mogelijk zijn er relaties met andere zakenpartners en reputatieschade ontstaat net zo makkelijk bij relatief kleine, als bij strategische leveranciers en business partners.