Gerelateerde items

Hoe behoud ik mijn medewerkers in moeilijke tijden?(Dossier, 4 feb 2010)

 

Negen tips: managen met gedragscommunicatie (Dossier, 27 jan 2011)

 

De afdeling Human Resources (HR) verwijt de directie vaak dat ze onvoldoende betrokken wordt bij het vormgeven en het beslissingsproces van een vacature. De directie verwijt HR onvoldoende kennis te hebben van de operationele business en daardoor van de inhoud van de vacature en de urgentie en prioriteit van het selectieproces.

Drie criteria

De ideale invulling zou aan de volgende drie criteria moeten voldoen:

• Het werkelijk betrekken van HR in het volledige recruitment proces door de directie;
• De wil van HR om werkelijk de inhoud en prioriteit van de vacature te begrijpen;
• Een volledige open, snelle en directe communicatie tussen HR en directie, waarbij de inhoud met zowel kandidaat als recruitmentbureau wordt gedeeld.

Volledige recruitment proces

Vaak krijgt HR pas laat te horen dat er een bepaalde vacature moet worden ingevuld. HR krijgt dan het verzoek om hier invulling aan te geven zonder dat er enig begrip is van het verhaal achter de vacature.

In onze ogen kan HR alleen goed invulling geven aan haar rol als zij in het volledige proces wordt betrokken. Door HR te betrekken bij vraagstukken op het gebied van organisatie- en functie-inrichting is zij bij het ontstaan van een vacature direct in het begin inhoudelijk betrokken. Hierdoor zal het voor HR makkelijker zijn om de behoefte van de business te vertalen richting een goede match van een kandidaat.

Begrip van de inhoud van de vacature

Mensen en processen spelen een cruciale rol binnen de logistieke sector en begrip van beide elementen is essentieel tijdens een werving & selectie procedure.

HR zal de moeite moeten nemen om de inhoud van de organisatie goed te begrijpen. Niet alleen op hoofdlijnen, maar HR zal echt volledige het business model binnen een bedrijf moeten leren kennen. Hier zal vanuit de business dan ook aandacht aan moeten worden besteed. On the job training blijkt zeer effectief. Niets werkt beter dan de HR-manager zelf een periode mee te laten lopen in de verschillende processen binnen een organisatie. Een andere mogelijkheid is om HR een logistieke training/opleiding te laten volgen.

HR zal hierdoor de vertaalslag kunnen maken richting een potentiële kandidaat en vast kunnen stellen of er inhoudelijk een match is tussen kandidaat en vacature. Bovendien is HR hierdoor in staat de interesse van kandidaten te prikkelen.

Communicatie

Duidelijke communicatie is tijdens een selectie procedure van groot belang. Vaak worden kandidaten niet omarmd en zeker niet gezien als klant. Natuurlijk is de kandidaat geen klant, maar hij/zij is wel iemand die duidelijk interesse toont in een bedrijf en na een gesprek zal hij/zij zeker een mening hebben over het bedrijf. Omdat de logistieke sector een zeer kleine wereld is, zullen meningen van potentiële kandidaten bijdragen of afbreuk doen aan het imago van het bedrijf als goed werkgever. Ons advies is om dit dan ook te gebruiken in het communicatie proces met kandidaten door zowel HR als de directie. Of het nu goed of slecht nieuws is, kandidaten willen vooral duidelijkheid en eerlijkheid over hun beoordeling als potentiële kandidaat en over hun status binnen een procedure. Vaak duurt dit proces lang en ontstaan er onnodig frustraties. Laat kandidaten niet wachten, zelfs al is er geen nieuws dan nog is het belangrijk dat kandidaten wat te horen krijgen. Daarnaast willen kandidaten graag weten waarom zij uiteindelijk zijn afgevallen, zij kunnen hier hun voordeel mee doen in volgende selectieprocedures. Geef deze informatie zo uitvoerig mogelijk.

Conclusie

Het ziet ernaar uit dat de komende periode de arbeidsmarkt binnen de logistieke sector weer krapper gaat worden en dat betekent dat kandidaten meer keuzes hebben en kritischer worden. Hierdoor wordt het goed verlopen van een werving en selectie traject van steeds groter belang en de samenwerking tussen HR en de directie is hierin de kritische succesfactor.

HR zal zich werkelijk met de inhoud moeten bemoeien en de directie moeten HR daartoe de kans geven door hen volledig, vanaf het begin, in het proces te betrekken. Laat HR breed meedenken over de te volgen strategie binnen een onderneming, divisie, afdeling als volwaardig lid van een management team.

In dit geheel speelt een juiste manier van communiceren richting kandidaten/recruitmentbureaus een zeer belangrijke rol. Het gaat hier om de snelheid en vooral duidelijkheid van communiceren zodat alle betrokken partijen constant op de hoogte zijn van hun rol in het proces.