nieuws

Voorraadbeheer – complex maar absoluut onmisbaar

Supply chain 1196

Voorraadbeheer maakt onlosmakelijk onderdeel uit van het optimaliseren van de hele logistieke keten. Het is van grote invloed op het aspect klanttevredenheid én kosten. Met het groeiende belang neemt ook de complexiteit van het vakgebied toe. Dit zijn zes belangrijke tips.

Voorraadbeheer – complex maar absoluut onmisbaar

Van goed voorraadbeheer is sprake als er voldoende voorraad is om op het benodigde tijdstip aan de wensen van een afnemer te voldoen. Hierbij hoort het tijdig bijbestellen van artikelen, zodat ook volgende kopers het artikel kunnen afnemen. In het verleden was ‘nee’ verkopen redelijk geaccepteerd, nu niet meer. Een extra dynamiek op het gebied van voorraadbeheer is dat artikelen steeds vaker retour komen, iets wat bedrijven uiteraard moeten managen.
Wat ook verandert, is het aspect cycle count. Het regelmatig handmatig controleren van voorraadhoogtes (per kwartaal of jaar) is tijdrovend. Bij een realtime registratie met scanning dan wel het consequent bijhouden van wat er is verkocht/retour komt, zou cycle count niet langer nodig moeten zijn.
Een toenemend aantal bedrijven beheert de voorraad voor een partner. Dit kan een logistiek dienstverlener (3PL) zijn, maar ook een groothandel of een e-fulfilmentbedrijf. Retailers geven steeds meer voorraadhoudende taken uit handen (maar houden wel eigen magazijnen aan voor de belevering van winkels). Dit uitbesteden van het voorraadbeheer zorgt niet alleen voor een grote afhankelijkheid van partners in een logistieke keten, het vereist ook in toenemende mate een digitale uitwisseling van voorraadinformatie.

Dit zijn de zes basisprincipes

1. Digitaal overzicht
Zorg voor een helder digitaal beeld van de voorraad die in beheer is, zowel de binnenkomende, liggende als uitgaande items. IT-tools als een Enterprise Resource Planning (ERP) of een Warehouse Management Systeem (WMS) zijn gewenst voor het verwerken van de voorraad. Er bestaan nog geavanceerdere systemen voor het managen van voorraad, maar deze tools vormen de basis. Ze moeten helpen bij het helder in beeld brengen van wat er is, wat er wordt verwacht en welke waarden hieraan zijn gekoppeld. Wordt er ergens een product verkocht, dan moet dit realtime zichtbaar zijn in de beschikbare systemen.

2. Interne afstemming
Laat de afdelingen sales, inkoop en logistiek samen bepalen welke voorraadhoogte gewenst is. Het is nodig een afweging te maken tussen het kapitaal dat vastzit in voorraad (gekocht maar nog niet verkocht) versus de logistieke / leverprestaties. Voer deze Sales & Operations Planning gesprekken bij voorkeur per artikel of artikelgroep, de voorraadbehoefte kan immers verschillen. Bepaal per product of productgroep de veiligheidsvoorraad. Leg al deze beslissingen vast in het ERP- of het WMS-systeem.

3. Voorraadstrategie
Kies voor een voorraadstrategie. Denk ook na over de inrichting van een magazijn. Leg bijvoorbeeld hardlopers vooraan, kies voor first in, first out (FiFo) of draai dit juist om. Ga na waaraan op een standaard dag behoefte is en check of de bijpassende strategie ook past in een drukke periode. Hoe groter het magazijn, des te belangrijker wordt de artikellocatie. Hiermee zijn loopafstanden te verkleinen en is de picksnelheid te vergroten. Hetzelfde geldt bij een grote diversiteit aan artikelen.

Omnichannel voorraadbeheervoorraadbeheer
Sinds de opkomst van e-commerce zijn er steeds meer kanalen nodig, van een eigen winkel en webshop tot voorraad voor de verkoop van artikelen op platforms van derden: Amazon, bol.com, Marktplaats. Bij omnichannel voorraadbeheer kan een ondernemer vanuit zijn magazijn, een winkel of een andere locatie waar zijn voorraad ligt, artikelen verzenden. Beschikt hij slechts over een webshop, dan kan het lonend zijn om een e-fulfilmentpartner in te schakelen voor de verwerking van de orders. Het is van belang om de verkoop- dan wel retourgegevens (mits het retour gekomen artikel direct weer verkoopbaar is) realtime te verwerken. Hiermee blijft de voorraadhoogte accuraat. Met behulp van business rules is te bepalen tot welke actie een voorraadverandering moet leiden.

4. Ketensamenwerking
Samenwerking met partners in de logistieke keten is extreem belangrijk. Zowel op menselijk vlak als door gestroomlijnde data-uitwisseling met behulp van interfaces (ERP, WMS) of een cloudgebaseerd platform dat voorraad- en bestelbehoeften inzichtelijk maakt. Maak afspraken over wederzijdse verwachtingen en leg deze vast, eventueel in de vorm van Service Level Agreements (SLA’s).

5. VMI
Is de basis op orde, dan is het mogelijk een stap verder te gaan. Bijvoorbeeld door voorraadbeheer uit te voeren voor ketenpartners. Dit bestaat al sinds de jaren negentig en heet Vendor Managed Inventory (VMI). Dezelfde regels kunnen van toepassing zijn. Een product moet in de juiste hoeveelheid, op het juiste moment op de juiste locatie bij de juiste klant arriveren. VMI is een concept waarbij verladers (veelal producenten) en distributeurs samenwerken. Samen proberen ze, in veel gevallen met ondersteunende software, zo goed mogelijk te bepalen wanneer een herbestelling (replenishment) en levering van een item moet plaatsvinden.

6. Voorraadoptimalisatie
Een ERP of een WMS kan een helder beeld geven van de voorraadpositie, het effect van de voorraad op het bedrijfskapitaal en het locatiebeheer in een magazijn. Toch zijn deze systemen niet altijd in staat om dit beeld tot in detail te duiden. Voor het verlagen van voorraad, het terugdringen van onverkoopbare voorraad of het verbeteren van de voorraadaansturing kan een investering in optimalisatiesoftware gewenst zijn.

Lees ook: Voorraadbeheer verdient meer aandacht

En: Voorraadbeheer – de (data) vervuiler betaalt

Of: Zoekgedrag Google bepaalt voorraad

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels