blog

Tien besparingstips voor IT

Supply chain

IT is in de logistiek een belangrijke productiefactor. Zonder IT geen efficiënt warehouse, foutloze orderstroom, communicatie met klanten, opdrachtgevers, trucks of charters. Maar vaak hoor ik de klacht dat het ieder jaar duurder wordt.

Tien besparingstips voor IT

Hieronder volgen een greep uit de mogelijkheden om zonder verlies aan functionaliteit kosten te besparen op IT:

  1. Veel apparatuur in huis heeft een (heel) kostbaar servicecontract. Maar wat houdt dat contract in? In het beste geval is de monteur er binnen 4 uur en heeft hij een passend onderdeel bij zich. Maar er zijn genoeg gevallen dat hij dat niet heeft en dat het een week duurde voordat het onderdeel per post nagezonden werd. Zo’n contract is vaak de helft van de aanschafprijs van de hardware en vaak wordt dit na 3 jaar ingetrokken. Juist op het moment dat de hardware nog niet versleten is maar wel kritisch wordt qua onderhoud. Bij aanschaf van 2 apparaten kunt u tevens voor de prijs van de onderhoudscontracten een derde kopen. U heeft dan alle reservecomponenten in huis! Of gebruik de extra server voor niet-essentiële zaken.
  2. Als u hardware koopt zorg dan dat u een serie koopt. Koop niet iedere keer 1 laptop, want iedere maand verandert er wel iets aan de hardware. Zelfs bij hetzelfde model. Koop er minimaal 4 of 5 (als u die nodig heeft tenminste). Als er een defect raakt kunt u makkelijk een defect onderdeel uitwisselen met een medewerker die de laptop op dat moment minder hard nodig heeft. Zo hebben de belangrijke gebruikers continuïteit.
  3. Selecteer op specificaties van de hardware. Veel bedrijven kopen wat de leverancier aanbiedt. Soms is dat te eenvoudig, zodat u na 2 jaar al prestatieproblemen heeft. Vaak is het echter te mooi en te zwaar. Heeft u dat echt nodig? Kunt u er minimaal 4-5 jaar mee vooruit? Voor servers kan het stroomverbruik een issue zijn. Uit een recente vergelijking bleek dat de ene server gemiddeld 200 watt per uur gebruikte en de andere 400. De eerste kon op rustige momenten (en dat is 60% van de tijd in de week) op een ‘laag pitje’ aanblijven. De jaarlijkse besparing kan dan oplopen tot ruim 1750 Kwh, bijna 400 euro per server per jaar. En dan zijn de extra kosten voor de airco om het te koelen nog niet meegerekend. Een extra tip: veel hardware functioneert ook uitstekend op 25 graden, mits redelijk constant gehouden. Strikt 20 graden of kouder laat uw apparatuur niet langer leven of sneller werken, maar kost aanzienlijke hoeveelheden energie om te koelen.
  4. Zorg dat u een goede back-up maakt van alle nieuwe hardware: direct uit de doos. Vaak is hardware na een tijd intensief erg traag geworden. Een beheerder is er zonder zo’n back-up gauw een dag mee bezig om alles weer redelijk draaiend te krijgen. Zoeken naar die driver van 2 jaar terug is soms heel lastig. En welke hardware zat er nu exact in? Als voorbeeld is het pakket Acronis bruikbaar: voor 50 euro kunt u een hele harde schijf back-uppen naar 1 file en die op ieder moment weer teruglezen.
  5. Hetzelfde Acronis is in staat op een centrale schijf bijvoorbeeld wekelijks een volledige back-up te maken van de hele PC: operating system, programma’s, data. Als er dan iets gebeurt met de computer of de harde schijf heeft u van alles een back-up. Voor (virtuele) servers bestaat iets soortgelijks, bijvoorbeeld Altaro voor Hyper V. Met een goede instelling kunt u zelfs data van enkele weken geleden terugkrijgen zodat ook menselijke fouten gecorrigeerd kunnen worden. Tip: neem een kleine NAS (zo mogelijk met gedupliceerde raid 1 disk) om iedereen centraal via het netwerk te back-uppen. Dat kan vrijwel automatisch.
  6. Een standaard installatie kan heel handig werken. Zorg dat er een standaard installatie is voor bijvoorbeeld laptops. Een gebruikte laptop opnieuw inzetten kost dan maar 15 minuten door de standaardinstallatie terug te lezen. U weet zeker dat alle software dan goed geïnstalleerd is. Let er wel op dat u de goede licenties heeft!
  7. Werk preventief. Het gericht nalopen van hardware op stof of vuil kan veel problemen voorkomen. Zet hardware niet op de grond, zo introduceert u een kostbare (extra) stofzuiger. Wees zuinig op de spullen en laat mensen niet onnodig met koffie of brood boven apparatuur werken. Dit geldt nog meer voor mobiele apparatuur.
  8. Veel hard- en softwareleveranciers sluiten een supportcontract af. Dit betekent dat u onderhoudsuren inkoopt. Beding dat bij service dit eerst uit het supportcontract gedaan wordt. Wat krijgt u voor die jaarlijkse 18% bijdrage? En loop de modules nog eens na: soms betaalt u voor modules die u al lang niet meer gebruikt.
  9. Heeft u uw IT uitbesteed, kijk dan goed naar de kosten: laat deze specificeren. Sommige gebruikers vragen onzinnig veel aandacht. Hetzelfde kan van toepassing zijn op specifieke software. Laat de systeembeheerder zijn werk specificeren: is het werkelijk nodig wat er gebeurt? En kan u een medewerker of leverancier hierop aanspreken? Hoeveel werk was te voorkomen geweest?
  10. Let op met de cloud of andere vormen van ‘volledig uitbesteden’: vaak is dit voor basale dingen gratis. Maar de leveranciers leven van het leveren van aanvullende en kostbare diensten. En vaak heeft u voor uw bedrijfssoftware nog steeds een beheerder nodig. Maak een afgewogen overzicht van de kosten en loop dat ieder half jaar na. Mogelijk zult u schrikken van de hoge kosten. Een uitzondering zijn soms zeer kleine organisaties met 2-3 gebruikers. Vanaf 4-5 gebruikers zullen met een goede (parttime) beheerder de totale kosten meestal aanzienlijk lager uitvallen.

Tot slot: wees kritisch. Een goede beheerder, in vaste dienst of ingehuurd, is niet goedkoop maar kan uitstekend aangeven wat hij doet en hoeveel  tijd dat kost. IT is een extra productiefactor. Zorg dat u snapt wat er gebeurt, wat het kost en wat het oplevert. Ga ook niet met elke nieuwe mode mee: dat is de verleiding van de leveranciers. Kijk liever regelmatig wat er aangeboden wordt uw proces verder te optimaliseren of fouten te reduceren. Maar ook hier geldt: wat zijn de investeringen en verdient u dit terug?

Reageer op dit artikel