blog

Ketenintegratie maakt weg vrij voor groothandel

Supply chain

Handelsbedrijven staan voor grote uitdagingen. Door technologische veranderingen moeten ze zichzelf opnieuw uitvinden om toegevoegde waarde te kunnen blijven leveren. Jean-Marc van Daalen zet hier de mogelijkheden van een Enterprise Service Bus (ESB) uiteen.

Ketenintegratie maakt weg vrij voor groothandel
Integratie groothandel

Het internet maakt de markt transparanter en ook beter bereikbaar voor iedereen. Als er weinig of geen toegevoegde waarde is bij de aangeboden producten dan ontstaat er prijsdruk. Juist toegevoegde waarde biedt kansen voor handelsbedrijven zich te onderscheiden en daardoor succesvol te zijn. Door integratie van systemen van handelsbedrijven, (tussen) leveranciers, distributeurs en handelsplatforms ontstaat ketenintegratie en daardoor actuele informatie waardoor klanten nog beter te bedienen zijn. Een Enterprise Service Bus (ESB) vormt hierin de verbindende schakel.

Handelsbedrijven ontplooien en hoop nieuwe activiteiten. Bijvoorbeeld (internationaal) zaken doen via virtuele marktplaatsen of rechtstreeks aan consumenten leveren. Daarnaast worden kortere levertijden gerealiseerd, voorraadinformatie aan derden ontsloten of producten bewerkt naar de wens van de klant.

De traditionele groothandel
Traditioneel zorgt een handelsbedrijf ervoor dat goederen van fabrikant naar reseller of retailer gaan. De bedrijfsvoering van een handelsbedrijf was vroeger overzichtelijk. Telefoon, fax en een vuistdikke papieren catalogus waren de communicatiemiddelen. Logistieke processen werden vastgelegd op papier en zaten in de hoofden van de medewerkers. Met de intrede van automatisering veranderde deze werkwijze in rap tempo. ERP-systemen leidden tot procesverbetering. Er kwam inzicht in de voorraden; logistieke processen werden efficiënter.

Ondanks de beschikking over een ERP-systeem dat de logistieke processen ondersteunde, werden werkzaamheden toch nog handmatig verricht. Zo waren salesmensen veel tijd kwijt aan de orderadministratie. Klanten belden telefonisch hun bestelling door of deden dit per fax of e-mail. De invoering van de bestelling gebeurde daarna handmatig in het ERP-systeem. Er kwamen vervolgens tal van koppelingen die handmatige handelingen reduceerden. Via EDI werd het mogelijk om te communiceren met systemen van derden: leveranciers, distributeurs en klanten. Ook webshops werden steeds vaker ingezet als online bestelsysteem. Deze koppelingen hebben allemaal als doel: het bedrijfsproces optimaliseren waardoor de informatie voor klanten over precieze levertijden beter kan worden verstrekt.

Steeds meer verweven
Er komen steeds meer verbindingen tussen steeds meer systemen die de handel makkelijker maken. De handelsketen raakt steeds meer in elkaar verweven. De business-to-consumer markt is hierbij de absolute koploper met de retail als een van de best geautomatiseerde sectoren. Die laat bijvoorbeeld kassa-informatie direct in de keten terugvloeien om zo de voorraad optimaal te houden. Maar ook handelsorganisaties in de business-to-business markt willen steeds meer geïntegreerd zijn in de keten van leveranciers, toeleveranciers, distributeurs, virtual market places, webshops en klanten.
Ketenintegratie gaat veel verder dan business-to-business e-commerce. Het grijpt diep in de processen en de cultuur van een onderneming. Er wordt namelijk gewerkt in een krachtige business omgeving, waarin bedrijf kritische systemen direct ontsloten worden aan klanten, medewerkers, leveranciers en business partners. Het gebruik van intranet, extranet, e-commerce technologieën, collaboratieve toepassingen en het web zorgt voor de behoefte aan een technologie die deze verwevenheid structureert tegen lagere beheerskosten.

Ingewikkelder
Door de toenemende wens omtrent real-time informatievoorziening, bijvoorbeeld direct inzicht in de voorraden en prijswijzigingen, worden koppelingen steeds ingewikkelder en dus kostbaarder. Systemen zijn vaak via 1-op-1 koppelingen met elkaar verbonden. Verandert er echter iets in het ene systeem, dan is een wijziging in de koppeling noodzakelijk anders stokt de gegevensuitwisseling met de gekoppelde systemen. Ook als een systeem aan vervanging toe is, dan is het zaak dat leveranciers van systemen waarmee gekoppeld is, dit weten. Omdat de systemen zo op elkaar zijn afgesteld en afhankelijk van elkaar zijn, is de kans groot dat een technische verandering de informatiedoorstroom in de keten (tijdelijk) blokkeert. Dit kan een negatieve impact hebben op de bedrijfsvoering. Maar buiten dat is het vaak niet duidelijk wie verantwoordelijk is voor de storing. Bovendien is het aanbrengen van veranderingen aan koppelingen kostbaar en ook tijdrovend. Geïntegreerde keteninformatie is dus mooi maar ook kwetsbaar.


Enterprise Service Bus

Met een Enterprise Service Bus (ESB) zijn systemen wel eenvoudig met elkaar te koppelen. Een ESB is een hulpmiddel om storingen in de keten te voorkomen en de beheerskosten van integratie te reduceren. De oplossing fungeert als een ‘tolk’ die wederzijdse communicatie tussen systemen vereenvoudigt. Een ESB vertaalt informatie die binnenkomt bij een aanvraag naar het formaat van de aanbieder. Binnen de afhandeling van deze aanvragen corrigeert een ESB fouten en stelt eventueel prioriteiten. Dit proces van aanvraag afhandelen en de controles die hierbij komen kijken wordt aangeduid als orkestratie van serviceaanvragen. Het voordeel van het gebruik van een ESB is dat, mocht één van de systemen uitvallen, een ESB er toch voor zorgt dat de berichten op de juiste manier aankomen in het andere systeem.

In het kort de kenmerken van een Enterprise Service Bus:
    Een ESB “bemiddelt” tussen service aanvragers en service aanbieders
    Een ESB zorgt voor standaardisatie van de communicatie met service aanvragers
    Een ESB handelt de transformatie van gegevens tussen aanvrager en aanbieder af
    Een ESB orkestreert de afhandeling van aanvragen en het doorsturen naar aanbieders
    Een ESB monitort de service aanvragen en rapporteert over het gebruik van aanvragen
    Een ESB zorgt voor beveiliging van het transport.

Het gebruik van een ESB zorgt voor een gestroomlijnde informatievoorziening tussen systemen. Door een ESB te gebruiken is het daarnaast mogelijk om systemen in een applicatielandschap te gemakkelijk te vervangen. De informatievoorziening gaat gewoon als een systeem er tussen uitgaat.


Voorbeeld:

Groothandel in Aziatisch groente en fruit, DTV (De Tropische Verrassing), heeft via een ESB zijn bedrijfssystemen met elkaar verbonden: ERP, CRM, webshop, planningstool, HRM en salarissoftware. Daarnaast zijn er connecties met de systemen van leveranciers en transportbedrijven waarmee DTV zaken doet. Het ERP-systeem is na tien jaar trouwe dienst aan vervanging toe. Indien de pakketten rechtstreeks met elkaar verbonden waren, dan zou de gehele informatievoorziening stagneren. Het ERP vormt immers het hart van de bedrijfsvoering. Doordat alle systemen via een ESB met elkaar communiceren zijn ze niet direct afhankelijk van het ERP. Hierdoor kon DTV een nieuw ERP selecteren en dit relatief eenvoudig koppelen aan de ESB, zonder een negatieve impact op de bedrijfsvoering.

Fusies en overnames
Een ander voordeel van een ESB komt naar voren bij fusies of overnames. Vaak wordt er een keuze gemaakt voor een bedrijfssysteem, meestal dat van de bovenliggende partij. Dit leidt dikwijls tot ontevredenheid bij medewerkers van het overgenomen bedrijf. Zij moeten immers met een nieuw systeem leren werken. Daarnaast is het implementeren van een nieuw ERP-systeem intensief: zowel in financiële als organisatorische zin. Een ESB kan in dit geval uitkomst bieden. Die kan de systemen met elkaar verbinden. Niet alleen via een-op-een koppeling, maar er vindt ook validatie plaats van transacties, (bevestings-, verkoop)orders, voorraadmutaties planning, assemblage en nog veel meer. Zo is te controleren of de gegevensuitwisseling correct gaat. Een ESB maakt de implementatie van een nieuw systeem niet noodzakelijk als dit nog goed functioneert. Een ESB kan daarnaast traditionele EDI-koppelingen vervangen. Hierdoor is niet meer nodig is om per transactie af te rekenen aan een externe service provider.

Wat zijn de inspanningen?
De informatiestromen die lopen over een ESB komen van de systemen die er mee verbonden zijn. Het systeem dat gegevens aanbiedt, noemen we de service aanbieder. Het systeem dat de gegevens ontvangt: de service aanvrager. Voor groothandels geldt dat hun ERP- systeem zowel aanbieder als aanvrager kan zijn. Dit is afhankelijk van het berichttype. In samenwerking met de ERP-leverancier bepaalt de groothandel de gewenste berichttypes die het ERP-systeem aan de ESB moet aanleveren en moet kunnen ontvangen. Het is dan ook zeer aantrekkelijk wanneer de softwareleverancier u direct kan laten kiezen uit een menukaart met kant-en-klaar beschikbare berichttypes.

Vervolgens wordt de ESB gekoppeld aan het tweede systeem. Wanneer dit hetzelfde berichttype van het ERP systeem nodig heeft, dan is het alleen noodzakelijk om te definiëren in welk bestandformaat dat systeem communiceert. Zo kan het dus zijn dat een aanvrager van een dienst op een compleet andere wijze met de ESB communiceert dan de ESB met de aanbieder. De ESB transformeert informatie die binnenkomt bij een aanvraag en daarbij behorende informatie naar het formaat dat door de service aanbieder verwacht wordt. Een ERP menukaart met standaard berichttypes zorgt voor lagere initiële kosten om een ESB in te zetten. Door hergebruik van de bestaande berichttypes is een ESB een interessante en kosteneffectieve oplossing om systemen met elkaar te verbinden. Hierdoor worden intensieve (her) implementaties voorkomen, terwijl organisaties wel de vruchten plukken van integrale gegevensuitwisseling.

Hoe te beginnen met ketenintegratie?
Om goed met ketenintegratie te beginnen, is het zaak om kritisch naar de huidige werkprocessen te kijken. Zo kunt u optimalisatieslagen detecteren. Ondanks dat u de beschikking heeft over het ERP-systeem dat de logistieke processen ondersteunt, gaan waarschijnlijk veel werkzaamheden nog handmatig. Salesmensen die bijvoorbeeld nog veel tijd kwijt aan de orderadministratie. Of containerlijsten die nog handmatig ingevoerd moeten worden. Misschien hebt u daarnaast een planningstool nodig zodat uw verkopers aan klanten meer duidelijkheid kunnen geven over levertijden. Of dat klanten via een webconfigurator zelf ontwerpaanpassingen kun aanbrengen op uw standaardproducten die vervolgens rechtstreeks in het ERP-systeem komen voor assemblage. En zo zijn er nog vele procesoptimalisaties denkbaar, die via ketenintegratie mogelijk zijn.
Overleg daarom met uw ERP-leverancier voor advies over de keuze voor een 1-op-1 koppeling, een externe serviceprovider of de inzet van een eigen ESB. Stelregel is dat indien u de intentie hebt om meerdere systemen met elkaar te laten communiceren, het al snel veel voordeliger is om dit te laten verlopen via een eigen ESB dan het afzonderlijk koppelen van systemen met de daarbij behorende beheerlast.

 

Een paar voorbeelden van ESB-services:

 

Verkooporders

Klant ⇒ ESB ⇒ ERP ⇒ Groothandel

Verkooporders worden geautomatiseerd verwerkt in het ERP -systeem, waardoor de groothandel geen handmatige handelingen meer hoeft uit te voeren.

Orderbevestigingen

Groothandel  ⇒ ERP⇒ ESB ⇒ Klant

Orderbevestigingen kunnen digitaal worden aangeleverd, zodat de klant een zuivere beschikbaarheidsplanning kan opbouwen.



Zendingen (pakbonnen)

Groothandel ⇒ ERP ⇒ ESB ⇒ Klant

Goederen die verzonden zijn worden digitaal vooraangemeld, waardoor klant zijn inkomende logistiek kan optimaliseren.

 

Facturen

Groothandel ⇒ ERP ⇒ ESB ⇒ Klant

Digitale verkoopfacturen, waardoor de klant deze niet meer handmatig hoeft in te boeken.

 

Artikelgegevens

Groothandel  ⇒ ERP⇒ ESB ⇒ Klant

Artikelstamgegevens aanbieden aan externe partij of systeem, waardoor nieuwe artikelen en wijzigingen direct in de keten bekend zijn.

 

Prijs- en voorraad (pull)

Klant ⇒ ESB ⇒ ERP ⇒ Groothandel

Prijs- en voorraad info aanbieden als externe partij daarom vraagt (request), waarmee real-time actuele gegevens worden opgevraagd.

 

Prijs- en voorraad (push)

Groothandel ⇒ ERP⇒ ESB ⇒ Klant

Prijs- en voorraadinfo aanbieden als er iets wordt gewijzigd in het ERP, waardoor de klant altijd beschikt over actuele data.

Reageer op dit artikel