artikel

Ekoplaza-supermarkten succesvol met nieuwe winkelbevoorrading

Supply chain 1863

Een hogere winkelbeschikbaarheid, 15% minder voorraad, minder derving en heel veel rust. Rust in de filialen, rust in het DC en rust op de centrale inkoopafdeling. Dat is wat een nieuwe manier voor winkelbevoorrading heeft gebracht. “Met het controleren van de dagelijkse bestellingen ben ik in twee uurtjes klaar”, vertelt commercieel directeur Erik Jan van den Brink.

Ekoplaza-supermarkten succesvol met nieuwe winkelbevoorrading
Eerder dit jaar is Ekoplaza begonnen om In Zwolle de boodschappen binnen 2 uur per fiets te bezorgen.

Tekst aangeleverd door Slimstock

Voorraadbeheer van dagverse producten laat zich lastig automatiseren. De vraag naar vers is grillig, seizoensgebonden en afhankelijk van het weer, maar ook het aanbod is variabel want afhankelijk van de oogst van dat jaar. Van oudsher worden centrale inkooporders en winkelbestellingen handmatig bepaald, door planners die voor ieder individueel product op basis van ervaring, buikgevoel en marktkennis een inschatting maken van vraag en aanbod.

Ook bij Ekoplaza, supermarktketen in biologische producten, was dit het geval. “Op de centrale inkoopafdeling in Veghel waren planners uren per dag bezig om in ons ERP-systeem alle artikelen na te lopen en te bepalen hoeveel ze moesten inkopen om aan de behoefte van de winkels te voldoen”, vertelt commercieel directeur Erik Jan van den Brink vanuit het hoofdkantoor in Veghel. “In de winkels, die worden gerund door franchisenemers, was er dagelijks stress om iedere keer weer de bestellingen op tijd klaar te hebben. Er waren continu deadlines: het brood moest voor 13 uur besteld, het vlees voor 14 uur, de groenten voor 16 uur, etc. Het vergde specifieke kennis van winkelpersoneel om voor ieder artikel de juiste bestelhoeveelheden te bepalen, en een fout was snel gemaakt. Vooral als degene die normaal de bestellingen deed eens met vakantie was of ziek.”

Van bestellen naar tellen

Sinds Ekoplaza voor zowel de centrale inkoop voor het distributiecentrum als de automatische bevoorrading van zijn 53 supermarkten gebruik maakt van de supply chain-sofware van Slimstock is dit beeld totaal veranderd. Het plaatsen van de winkelbestellingen gebeurt nu voor een groot deel automatisch en de filiaalhouder hoeft alleen nog maar te controleren of alles klopt. Van bestellen naar tellen, noemt Van den Brink deze nieuwe werkwijze die twee jaar geleden is doorgevoerd.

Iedere nacht worden per filiaal de actuele verkoopcijfers en voorraadstanden ingeladen in Slim4 en wordt op basis van geavanceerde voorspelmethodieken en Ekoplaza-specifieke rekenregels de optimale aanvulorders berekend. Ieder filiaal krijgt ’s morgens een orderbevestiging waarin ze zien wat er wel en niet wordt geleverd. Van den Brink: “Als een filiaalhouder zorgt dat de voorraadgegevens kloppen, door te controleren of hij nergens lege gaten in de schappen ziet, dan is hij met een half uurtje per dag klaar en hoeft hij zich over de bestellingen geen zorgen te maken.”

Beschikbaarheid naar 98,7%

De invoering van de nieuwe replenishmentmethodiek heeft niet alleen voor rust gezorgd, ook de beschikbaarheid in de winkels is erop vooruit gegaan. Deze is verhoogd naar 98,7%, en dat terwijl de totale ketenvoorraad, dat wil zeggen in de winkels én het centrale DC in Veghel, met 15% is verlaagd.

Door de lagere voorraden is er ook sprake van minder derving. “Met Slim4 kunnen we beter sturen op de Uiterste Verkoop Datum (UVD) van artikelen”, vertelt Van den Brink. “Stel dat ergens staat ingesteld dat je een bepaald artikel alleen per pallet kunt bestellen. Normaal gesproken zou je dan zodra de voorraad onder een bepaalde minimumwaarde komt, een nieuwe pallet bestellen. Maar Slim4 rekent dan op basis van de te verwachten verkoop uit of en hoeveel van die artikelen over de datum gaan voordat ze zijn verkocht. Onze planners krijgen hiervan een melding en kunnen dan zelf de afweging maken wat ze hiermee doen, bijvoorbeeld de bestelling uitstellen of kijken of er toch geen kleinere bestelhoeveelheid mogelijk is.”

Planning in twee uurtjes per dag

Dat het planningsproces bij Ekoplaza sterk is vereenvoudigd, bewijst het feit dat Van den Brink nu in z’n eentje alle bestellingen voor het centrale DC controleert. Daar waar er vroeger meerdere planners fulltime druk mee waren. “Iedere dag komt Slim4 met de inkoopadviezen en geeft aan waar de excepties zitten. Die loop ik dan na, ik maak wat aanpassingen, bijvoorbeeld voor de actieartikelen, en dan druk ik op de bestelknop. Gemiddeld ben ik er in twee uurtje mee klaar. Ja, dat is wel redelijk uniek voor een bedrijf met een jaaromzet van zo’n 130 miljoen euro.”

Bijkomend voordeel van het werken met Slim4 op centraal en op winkelniveau is dat er in het centrale distributiecentrum efficiënter kan worden gewerkt. “We weten nu eerder wat we moeten picken. Vroeger werd aan het eind van de middag pas echt duidelijk wat we de dag erop per winkel moesten gaan leveren. Nu hebben we dit ’s ochtends om half negen al goed in beeld en kunnen we om 10 uur al beginnen te lopen. We kunnen meer werk overdag doen in plaats van in de avonduren.”

Vers sterk momentafhankelijk

Voor de winkelreplenishment werkt Ekoplaza nu een kleine twee jaar met Slim4, voor de aansturing van de voorraden in het distributiecentrum in Veghel werkt de retailer al langer met dit pakket. “We zijn begonnen met de droge kruidenierswaren en hebben later ook de versartikelen zoals vlees en vis toegevoegd.” Van den Brink legt uit waar de verschillen zitten:  “Waar veel planningssystemen gewend zijn om in maanden of in weken te forecasten, moet je bij vers in dagen rekenen. Hoeveel je verkoopt is bij vers sterk momentafhankelijk, dus het heeft niet zoveel zin om heel ver terug te gaan in de verkoophistorie. Schijnt de zon, dan verkoop je meer sla. Het is dan nog enigszins relevant wat je gisteren en eergisteren heb verkocht, maar wat je zes weken terug deed of in dezelfde periode vorig jaar, zegt helemaal niks.”

Toen Ekoplaza zag dat Slim4 ook goed met die specifieke versproblematiek kon omgaan werd besloten de software ook voor de winkelbevoorrading in te zetten. “Dat was weer een nieuwe uitdaging omdat het voorraadbeheer voor een warehouse toch weer heel anders is dan voor een winkel. In een warehouse wil je precies genoeg voorraad hebben liggen om aan de vraag te voldoen, als je dat voor een winkel doet krijg je halflege schappen. Dat ziet er niet uit. In een winkel moet je de balans zoeken tussen de optimale voorraad en het winkelbeeld.”

Franchisenemer houdt de regie

De Ekoplaza-supermarkten worden gerund door franchisenemers, en ondanks dat die nu met Slim4 hun bestellingen afwikkelen, blijven ze zelf verantwoordelijk voor hun assortimenten en hun voorraden, benadrukt Van den Brink. “Wij maken een schappenplan, doen bestelsuggesties en sturen nieuwe producten in eerste instantie automatisch af, maar de franchisenemer houdt de regie. Hij kan hierop altijd ingrijpen. Hij kan in Slim4 een artikel aan- of uitzetten, nieuwe artikelen toevoegen aan z’n assortiment en bepalen hoe vaak hij een bepaald artikel beleverd wil krijgen en hoeveel.”

Er werken nu 53 Ekoplaza-supermarkten met het nieuwe replenishmentproces in Slim4 en volgens Van den Brink naar volle tevredenheid. “Er is geen enkele franchisenemer die nog terug wil, dus volgens mij loopt het behoorlijk goed.”

Reageer op dit artikel