artikel

Syngenta stroomlijnt intakeproces vendoren met Productlabel

Supply chain

Syngenta in Enkhuizen is overgestapt op de Productlabel SaaS-applicatie van Type2Solutions. De producent van zaden, stekken, planten en gewasbeschermingsmiddelen zocht naar een wereldwijd hanteerbare barcodeoplossing. Die zoektocht bleek niet eenvoudig, de oplossing die nu is geïmplementeerd is dat overigens wel. Jeroen Kruyt, teamleider afdeling ontvangst bij Syngenta: “Ons toekomstige label diende in ieder geval aan deze kernwaarde te voldoen: zo simpel mogelijk zijn. Dat is gelukt.”

Syngenta stroomlijnt intakeproces vendoren met Productlabel
Jeroen Kruyt

Tekst aangeleverd door Type2Solutions 

Dat ook de zoektocht naar een bruikbaar label en efficiënt barcodeproces vol toevalligheden zit, blijkt wel uit hoe Syngenta en Type2Solutions (T2S) met elkaar in contact zijn gekomen. Bij de leverancier kwam enige tijd geleden een bericht binnen van Kruyt. Hij schreef: “Graag zou ik contact willen hebben met iemand over een barcodesysteem dat wereldwijd hanteerbaar is.” Jeroen Kruyt had gezocht op de zoekwoorden ‘barcodes’ en ‘labelsystemen’. T2S kwam boven.

Wereldwijd hanteerbaar systeem

In hetzelfde bericht schetst Kruyt kort en helder het probleem. “Syngenta teelt wereldwijd gewassen voor het winnen van zaden voor groenten en bloemen. Deze zaden worden door verschillende vendoren (leveranciers) van een label voorzien met een nummer en verzonden naar Syngenta Enkhuizen. Dat nummer is niet scanbaar. Om de betrouwbaarheid van de inkomende partijen te kunnen waarborgen willen we toe naar een systeem dat wereldwijd hanteerbaar is.”

Mogelijkheden en kansen

Piet Zweed

Piet Zweed

De vervolgstappen na deze duidelijke wens laten niet lang op zich wachten. Een week na de mail schuiven Hans Pannekoek en Judith de Witte van T2S in Enkhuizen aan bij Process Specialist Piet Zweed en Kruyt. Zweed: “Het werd in dat eerste gesprek eigenlijk direct duidelijk. Hans zag overal mogelijkheden en kansen, hij dacht oplossingsgericht mee en was enthousiast. Het product was ook gebruiksvriendelijk en simpel. Dat is wat we zochten. Er was vrijwel direct vertrouwen.”

Doelstelling Syngenta: ‘keep it simple’

Kruyt vult aan: “Met ruim tweehonderd vendoren wereldwijd was een heldere doelstelling van belang: keep it simple.” Hij geeft graag iets meer info bij zijn statement. “We hebben te maken met wereldwijde teelt en ruim tweehonderd vendoren in verschillende landen over de hele wereld die allemaal op hun eigen wijze hun productie verwerken en verzenden. De één doet dat wat meer geautomatiseerd dan de ander. Wij hebben daar geen zicht op, maar merken het aan de manier waarop we de batches hier binnen krijgen. Soms geprint, soms zelfs handgeschreven. Om te komen naar een eenduidig systeem waar vendoren vanuit elk werelddeel mee kunnen werken was één kernwaarde van ons toekomstige label helder: zo simpel mogelijk. En dat is gelukt.”

Grote diversiteit aan labels

De diversiteit aan labels die Syngenta te verwerken kreeg was groot. Zweed had er in zijn eerdere functie als teamleider van de goederenontvangst mee te maken. Hij kreeg soms tot dertig verschillende soorten labels onder ogen, die handmatig gecontroleerd dienden te worden. “De kans op fouten was aanzienlijk.” Zweed kreeg de vraag voorgelegd of een standaardisatie van de labels mogelijk was, met een barcode, zodat elke levering scanbaar zou zijn en eveneens te verifiëren met de data in het SAP-systeem. “Je moet je namelijk voorstellen dat iedere levering een batch heeft en dat elk batchnummer uniek is voor het product dat daar in zit. Dat controleerden we handmatig. Je kunt je voorstellen dat de kans op fouten dan aanzienlijk is. Dat de courgettes bij de tomaten terecht komen, bij wijze van spreken. Dat zijn missers die we absoluut wilden voorkomen.”

Het ontstaan van een tailormade systeem

De Process Specialist heeft, zo geeft hij aan, gekeken naar de mogelijkheden die SAP zou kunnen bieden. “Maar al snel werd duidelijk dat dit ons geen oplossing voor onze uitdaging zou bieden. Ook gaf onze manager nog enkele opties door, maar in mijn optiek waren die niet zo gebruiksvriendelijk. Productlabel van T2S bood de eenvoud die we zochten in de toch al zo complexe materie. Door de flexibiliteit en zeker ook het enthousiasme waarmee we vervolgens samen in het projectteam te werk zijn gegaan is er een mooi tailormade systeem ontstaan.”

Aanvullende uitdaging: eenduidigheid in het systeem

Toch was volgens Zweed het brengen van eenvoud in het labelontwerp niet de grootste uitdaging voor Syngenta. De grootste uitdaging was het intern gladstrijken van de verschillende systemen die de afdelingen ‘bloemen’ en ‘groenten’ hanteren. “En aanvullend kostte het energie om tot eenduidigheid in het nieuwe systeem te komen. Er moest één lijn komen in de informatie die de vendoren ontvangen van de verschillende bedrijfstakken. Alleen op die manier zou er een hanteerbare lijst gegenereerd kunnen worden waarmee de vendoren de labels moeten printen.”

Verpakkingen uniform en voorzien van label

Tijdens een project duiken nogal eens aanvullende uitdagingen op. Zo ook bij Syngenta. Het betrof de diversiteit aan verpakkingen die de vendoren gebruikten. Zweed: “Materialen, formaten, er was weinig uniformiteit. Het telkens moeten overladen en ompakken van leveringen was arbeidsintensief. Daar hebben we eerst richtlijnen voor opgesteld. Er wordt nu door alle vendoren geleverd in uniforme verpakkingen die zijn voorzien van een label, zodat we ze direct bij aankomst in Enkhuizen kunnen opslaan.” Ook zijn de paklijsten nu eenduidig van opzet, volledig geautomatiseerd en voorzien van barcodes die matchen met het uitgegeven ordernummer.

Van twee weken naar twee dagen

Tussen de start van het project en de oplevering ervan zaten negen maanden. In die relatief korte tijd is er veel veranderd. Inmiddels maakt de top twintig vendoren van Syngenta gebruik van de Productlabel SaaS-applicatie van T2S. Op basis van SAP-data genereren deze leveranciers snel en eenvoudig waar ook ter wereld productlabels. Uiteindelijk zullen alle vendoren wereldwijd met het systeem gaan werken. De tevredenheid onder de gebruikers is groot. En op de vraag of het project winst heeft opgeleverd voor Syngenta is Zweed duidelijk: “Winst? Waar we voorheen twee weken nodig hadden is dat nu twee dagen. Dus die slag is wel gemaakt.”

Iedereen ziet belang 

Binnen Syngenta omarmt iedereen, van productieafdeling tot ordermanagement, het Productlabel en ziet het belang ervan in. Dat heeft volgens Piet Zweed en Jeroen Kruyt wel enige tijd gekost. Maar de wens om werkzaamheden in hun specifieke vakgebied te automatiseren is gelukt. De stap om het ontvangstproces en de goederenintake vanuit de hele wereld te stroomlijnen is gezet. Het is de eerste belangrijke schakel in een traject, daar waar het volgens de heren letterlijk allemaal begint.

Reageer op dit artikel