artikel

IP Parking: software moet internationale handel ondersteunen

Supply chain Premium

IP Parking: software moet internationale handel ondersteunen

Het nog jonge bedrijf IP Parking groeide de eerste vier jaar als kool. Maar de automatisering bleef achter, waardoor de productie niet optimaal bleek. Uiteindelijk is gekozen voor software die consolidatie en het werken met meerdere valuta, standaard aan boord heeft. De onderneming wil namelijk uitbreiden in de rest van Europa en uitbreiden richting de VS.
IP Parking ontwerpt, produceert, installeert en host parkeermanagementsystemen (PMS) vanuit het nieuwe pand in Deurne.


(tekst van de leverancier)

“Wij zijn heel enthousiast ontvangen in de markt”, zegt manager inkoop en logistiek Peter Paijmans. “Wij groeiden de eerste vier jaar als kool. Maar onze automatisering bleek er achteraan te sloffen, waardoor we het niet meer konden bijhouden met de productie. We moesten alle zeilen bijzetten. We werkten met Excel, maar het overzicht ontbrak ten enenmale. Wij hadden echt behoefte aan een goed pakket.” Bij IP Parking werken ongeveer dertig mensen. De onderzoeksafdeling is gevestigd in Mijdrecht.

Schaalgrootte

IP Parking heeft onder andere AGP, Prodin en SAP uitgenodigd en is diverse referenties nagegaan van mensen die bekend zijn met deze materie. Wat de doorslag heeft gegeven is toch wel de schaalgrootte van het bedrijf SAP. “Kleinere partijen worden vaak weer weggekocht in de markt, omdat ze geen bestaansrecht meer hebben”, zo meent Paijmans. “Je gaat geen systeem voor een paar jaar aanschaffen, want je wilt er wat langer mee door. Wij hebben uitbreidingsplannen naar het buitenland. Zo willen wij kantoren openen in de rest van Europa en de VS. Dan heb je een softwarepakket nodig, dat ‘fluitend’ overweg kan met internationale regelgeving en valutaconsolidatie. Maar ook een bedrijf dat is geworteld in al die landen. Die voorwaarden hebben er mede voor gezorgd dat we hebben gekozen voor SAP Business One voor de basis bedrijfsadministratie en orderverwerking.”

Het systeem is op aanraden van SAP partner Asecom met naadloos integreerbare aanvullende software uitgebreid. “Zo gebruiken wij B1UP van Boyum IT om velden verplicht te maken, de indeling van vensters te wijzigen, opdrachtknoppen toe te voegen. Kortom: om de gebruikersinterface naar onze hand zetten. Ook werken we met een volledig geïntegreerde uitbreiding voor projectmanagement”, licht Paijmans toe.

“Nu beschikken we over een compleet, geïntegreerd bedrijfsinformatiesysteem met project- en capaciteitsplanning, project management, logistiek, calculatie, financiën, service, CRM, urenregistratie en termijnfacturering. Speciaal voor onze klanten hebben we ook een web portal laten bouwen, dat vooral bedoeld is voor het inleggen en volgen van service calls. We proberen hiermee tegemoet te komen aan de vraag naar snelle en heldere opvolging van service gerichte vragen.”

Behoefteplanning

“Onze apparatuur wordt grotendeels door gespecialiseerde assemblage bedrijven buiten de deur opgebouwd, maar de eindassemblage, specials en installatie van de software doen we zelf. Dan heb je het nog steeds over honderden onderdelen die hun eigen lead time, voorraadbeheer en kostprijs hebben”, legt Paijmans uit. De MRP-module (Materials Requirement Planning) helpt dit in goede banen te leiden.

“In het kort is het een planningswizard/module die inkoop en productie-adviezen presenteert op basis van gerealiseerde verkopen, daarbij rekening houdend met aanwezige voorraden en beschikbare capaciteiten. Ook kijkt het systeem naar afspraken met leveranciers die in het systeem vastgelegd zijn. Zo weten we hoe we het meest kostenefficiënt welke halffabricaten bij wie we moeten bestellen. Op basis van deze gegevens maakt het systeem een behoefteplanning en stuurt deze automatisch naar de leveranciers”, aldus Paijmans. Dit overzicht en inzicht heeft volgens hem al tot een betere kostenbeheersing geleid.

Slimmer gebruiken

Er is een vergaande koppeling met MS Office en Outlook, waardoor alle inkoop- en productieorders digitaal zijn te verwerken. Ook inkomende documenten van derden als orderbevestigingen, tekeningen, en e-mail correspondentie vinden automatisch hun weg naar de bedrijfssoftware.

“We zijn februari 2013 live gegaan. We zijn blij dat we de basisprocessen helemaal onder controle hebben. We krijgen nu ook nieuwe inzichten in onze processen. In de nu volgende fase gaan we er verder aan werken om op basis van deze inzichten het systeem nog beter en slimmer te gaan gebruiken”, zegt Paijmans.

Veel meer inzicht

IT-dienstverlener Asecom heeft de implementatie van de software uitgevoerd. “We hebben met hen een onderhoudscontract afgesloten”, vertelt Paijmans. “En dat heb je ook nodig, want het zijn pakketten met een rijke functionaliteit. Wij doen regelmatig een beroep op de servicedesk. En het is prettig te weten dat zij updates en patches afhandelen.”

“We zijn een relatief kleine club en dat betekende dat we wel een steile leercurve hebben gehad toen de software eenmaal was geïnstalleerd. Maar nu kunnen onze mensen er goed mee overweg.”

De bedrijfsvoordelen zijn navenant. Sleutelwoorden zijn integrale oplossing, inzicht en efficiëntie. “Met integrale oplossingen bedoel ik dat alle informatie altijd voor iedereen en overal beschikbaar is en goed aan elkaar gekoppeld is”, vertelt Peter Paijmans. “We hebben nu veel meer inzicht in onze bedrijfsprocessen. Het scheelt ons veel tijd.”

Optimaliseren

Voor de nabije toekomst wil Paijmans SAP Business One verder optimaliseren op alle fronten, met nadruk op de rapportages. Want uiteindelijk zijn de heldere en uitgebreide rapportagemogelijkheden in deze software iets, waarop SAP zich voorstaat.

“We zijn nu bezig onze basisprocessen geheel onder controle te brengen. Als dat achter rug is, gaan we een tweede stap maken met meer management rapportages en het verfijnen van de processen. Dat doe je met allerlei tools. Daar kunnen we de hulp van een specialist als Asecom heel goed bij gebruiken,” stelt Paijmans.

Reageer op dit artikel