artikel

ERU verbetert ketensamenwerking met Albert Heijn door Cloud EDI

Supply chain Premium

ERU verbetert ketensamenwerking met Albert Heijn door Cloud EDI

Koninklijke ERU is niet is weg te denken uit de Nederlandse winkelschappen. Het bedrijf dateert uit 1824 en is alom bekend door het merk Goudkuipje. Op verzoek van Albert Heijn voerde ERU in 2010 een nieuw supply chain-concept in, waarbij de kaasproducent zelf verantwoordelijk is voor de voorraden bij de klant. Hiermee verbeterde ERU zowel de dienstverlening aan Albert Heijn als de efficiëntie van de interne bedrijfsprocessen.


– tekst door de leverancier –

De belangrijkste producten voor Koninklijke ERU zijn gepasteuriseerde smeerkazen, die worden verkocht in kuipjes van 100 en 200 gram. Daarnaast produceert het bedrijf ER kaasfondue en zijn er diverse andere verpakkingsvormen zoals tubes, kaaspuntjes en 15-grams verpakkingen voor de horeca. Voor de buitenlandse markt worden nog enkele extra producten geproduceerd, die wat betreft smaakbeleving en verpakkingsvorm afwijken van het standaard assortiment.
Wim Baksteen is sinds 2003 werkzaam bij Koninklijke ERU, waar hij als Manager Planning en Systeembeheer op het snijvlak werkt van de logistieke en IT-processen. In 2003 optimaliseerde hij de toenmalige basis EDI-omgeving (Electronic Data Interchange) om de samenwerking met klanten efficiënter te laten verlopen. Baksteen: ‘De samenwerking met Nobel is ontstaan toen we op zoek waren naar een logistieke module voor ons Exact Globe ERP-systeem. Na wat oriëntatie op dit gebied en gesprekken met een aantal partijen bleek de WMS-module van Nobel de meest geschikte oplossing voor de markt en bedrijfsvorm van ERU. Nobel is sindsdien ook verantwoordelijk geworden voor ons systeembeheer, de support en onze ERP Exact-omgeving. Toen Albert Heijn in 2009 de VMI-werkwijze wilde invoeren, lag de keuze voor de hand om dit project ook met hen te doen. Tijdens dat proces hebben we onze oude EDI-oplossing vervangen door Nobel Cloud EDI, omdat dit meer flexibiliteit biedt.’

Exact en Cloud EDI

Rond 2002 werkte ERU nog met een standaard Exact-installatie voor de kantoorautomatisering, waarbij veel handmatig werk vereist was. Baksteen: ‘Zaken als voorraadregistratie waren eigenlijk niet beschikbaar, zeker niet op locatieniveau. We werkten nog maar mondjesmaat met EDI, wat op dat moment sterk in opkomst was.’
Door deze beperkingen liep ERU volgens Baksteen tegen diverse knelpunten aan: ‘We wilden meer inzicht krijgen in de voorraden, waardoor onze processen sneller konden verlopen. Daarnaast wilden we minder afhankelijk zijn van logistieke werknemers die het magazijn op hun duimpje kennen.’
Nobel werd als IT-partner in de arm genomen om dit vernieuwingsproces in gang te zetten. Nobel bleek een Cloud EDI-oplossing te hebben, specifiek ingericht voor de food-branche, die bovendien het aansluiten van nieuwe klanten bijzonder eenvoudig maakt.
‘Door het invoeren van Cloud EDI en WMS RF-scansystemen en deze te integreren met de Exact-omgeving, maakten we al snel een behoorlijke efficiëntieslag’, vertelt Baksteen. ‘Voorheen moest alles nog handmatig ingeboekt worden. Nu worden alle producten zodra ze van de lopende band rollen gescand en zijn direct in Exact beschikbaar, inclusief de benodigde specificaties als houdbaarheidsdata en EAN-codes. In het verleden zat daar nog een dag tussen. Is een palet vol, dan wordt een palletlabel met SSCC gegenereerd en worden automatisch de ingrediënten die we bij de productie nodig hebben afgeboekt. Dat levert ons veel tijdswinst op.’
ERU slaagde er in om interne processen aanzienlijk te optimaliseren door deze uitbreidingen op Exact. Daarmee was een goede basis gelegd voor het proces dat in 2009 zou volgen, namelijk het optimaliseren van de supply chain-relatie met Albert Heijn door middel van Vendor Managed Inventory (VMI).

Denken in oplossingen

Om de supply chain-relatie met leveranciers te optimaliseren, maakte Albert Heijn in oktober 2009 de wens kenbaar om op basis van VMI te gaan werken. Het concept zou eerst getest worden met de productgroep kaas, waartoe ERU vanzelfsprekend behoort. De VMI-werkwijze zou in maart van 2010 van start gaan.
Baksteen: ‘We waren niet direct enthousiast, want de voordelen voor ERU waren niet direct duidelijk. Verder was er een zekere tijdsdruk om live te gaan, maar met de kennis en inzet van onze eigen mensen en die van Nobel is dit vlot verlopen.’
In de nieuwe werkwijze van Albert Heijn leveren de kaasproducten hun producten niet meer aan de verschillende distributiecentra, maar aan één magazijn dat specifiek voor kaas is ingericht. Dit Shared Warehouse Kaas in Zeewolde wordt beheerd door logistiek dienstverlener Bakker Logistiek.
‘Er moesten diverse zaken geautomatiseerd worden,’ legt Baksteen uit. ‘Denk aan de elektronische vooraanmeldingen van vrachten, uitwisselen van voorraadstanden, automatische verwerkingen van leveringen van Bakker Logistiek aan Albert Heijn en ten slotte nog het genereren van vrachtbrieven die voldoen aan de SSCC-registratie. Nobel leverde hiervoor diverse add-ons om de ERP-, WMS- en EDI-systemen naadloos met elkaar te laten samenwerken.’
Wim Baksteen noemt de projectmedewerkers van Nobel heel eager: ‘Ze denken altijd in oplossingen, zonder van allerlei beperkingen uit te gaan. Dat is heel prettig samenwerken. De implementatie verliep dan ook uitstekend’, zegt Baksteen. ‘De gewenste processen waren duidelijk beschreven door Albert Heijn en Bakker Logistiek gaf ons veel ruimte voor het testen van de nieuwe logistieke transacties. Het project was daardoor heel helder en werd door ons precies volgens plan gerealiseerd.’

Voordelen van VMI

Door de invoer van Vendor Managed Inventory is ERU in het vervolg zelf verantwoordelijk voor de voorraad van zijn producten in het centrale kaasmagazijn van Albert Heijn. ERU kan hierdoor eenvoudiger forecasten, de productiecapaciteit optimaliseren en efficiënter leveren. Albert Heijn kan vervolgens vanuit dit centrale punt zelf orders picken voor de supermarktfilialen.
Baksteen: ‘Wij werken niet langer met individuele orders van de distributiecentra, maar zorgen er alleen voor dat de voorraden in het centrale kaasmagazijn zo goed mogelijk op peil blijven. In tegenstelling tot voorheen kunnen we nu volle vrachtwagens plannen om de voorraad aan te vullen.’
Sinds ERU de VMI-werkwijze heeft ingevoerd, is de samenwerking met Albert Heijn intensiever en eenvoudiger geworden, volgens Baksteen. ‘Al onze logistieke transacties lopen nu via de logistiek dienstverlener en de enige berichten die we met Albert Heijn uitwisselen zijn de facturen. We hebben door deze nieuwe werkwijze meer mogelijkheden en inzicht gekregen in het beheer van onze voorraden. We reserveren continu een stuk externe voorraad voor Albert Heijn en kunnen nu dagelijks zien wat er afgenomen en verkocht wordt.’

Logistieke verbeteringen

Volgens Wim Baksteen zijn de grootste voordelen van de nieuwe werkwijze te zien in het logistieke traject: ‘We kunnen nu efficiënter leveren aan Albert Heijn en er is minder tijdsdruk, doordat we niet meer per order werken. Deze worden nu immers verwerkt door Bakker Logistiek.’
De vernieuwing van de logistieke processen bij ERU, waaronder de koppelingen van Cloud EDI en het WMS met de Exact-omgeving, zorgden zowel in de samenwerking met Albert Heijn als met andere klanten voor een betere dienstverlening.
Baksteen: ‘Voor ons is het heel belangrijk dat we kort op de bal zitten. Alle voorraadwisselingen en transacties zijn live te volgen. Als hier bijvoorbeeld een vrachtauto wegrijdt, wordt er direct een bericht naar de retailer of Bakker Logistiek verstuurd. In de oude situatie duurde dat veel langer en bovendien konden we niet zien of dat bericht goed aankwam. Nu is dat allemaal direct te controleren. Daarnaast levert Albert Heijn ons veel logistieke informatie als forecast en voorraadstanden. Deze verwerken we automatisch in het ERP, waarna we vervolgens onze productie plannen.’

Toekomstplannen

Terugkijkend op het VMI-project noemt Wim Baksteen de samenwerking met Nobel bijzonder geslaagd: ‘ERU is trots op de manier waarop de relatie met Albert Heijn is uitgebreid door het invoeren van VMI. We hebben door dit logistiek project de dienstverlening aan onze klanten verder kunnen professionaliseren. We zijn als organisatie efficiënter gaan werken en hebben nu meer inzicht in onze voorraden.’

Toch erkent Baksteen dat ERU continu bezig is om de dienstverlening aan klanten verder te verbeteren.

Baksteen: ‘Het optimaliseren van de dienstverlening aan klanten is een continu proces. Op het gebied van EDI-berichtenstructuren staan de ontwikkelingen niet stil. Er wordt steeds meer informatie uitgewisseld, bijvoorbeeld over de ladingdrager zelf, de voorraadstanden en de houdbaarheidsdata. Wij zijn daarom bezig om de informatie-uitwisseling met andere leveranciers uit te breiden. Ook dat doen we tot alle tevredenheid met Nobel.’

Alle voordelen op een rij:

  • Verbeterde dienstverlening aan Albert Heijn
  • Interne logistieke processen verlopen efficiënter
  • Voorraadmutaties worden in real time verwerkt
  • Beter inzicht in het verloop van de voorraden
  • Waarborging van track & trace, HACCP en BRC
  • Realtime inzicht in klantentransacties dankzij Cloud EDI
  • Minder afhankelijkheid van kennis logistieke medewerkers
  • Eenvoudig aansluiten nieuwe handelspartners
  • Optimalisatie van de eigen productiecapaciteit
Reageer op dit artikel