artikel

Amtrada floreert met realtime inzicht in bedrijfsprocessen

Supply chain

Amtrada beschikt tegenwoordig over één geïntegreerd systeem waar ze op ieder moment van de dag zicht hebben op bijvoorbeeld de aan- en verkopen op de (termijn)markt en op de voorraad. Maar het systeem biedt ook gedetailleerde informatie wat Amtrada kwijt is aan dagelijkse of maandelijkse veemkosten, de locatie voor de opslag van cacao.

Amtrada floreert met realtime inzicht in bedrijfsprocessen


– tekst komt van de leverancier –

Amtrada Holding BV is het moederbedrijf van de drie bedrijven Continaf, NedCoffee en Daarnhouwer. Het bedrijf is gevestigd in Amsterdam en vanuit daar actief in Afrika, Azië en Zuid-Amerika. Continaf richt zich specifiek op de handel in cacao, NedCoffee op de handel in koffie en Daarnhouwer op de handel in speciale koffiesoorten, cacao en noten. De bedrijven kopen de grondstoffen in, verhandelen ze, zorgen waar nodig voor de logistieke afhandeling en opslag en bovenal, verzorgen het risicobeheer van de handel in deze grondstoffen.

Franka Seijbel, IT-manager bij Amtrada: “We praten hier over de handel in landen zoals Ghana of Nigeria, waarbij kleine hoeveelheden bij onze lokale bedrijven samengebracht worden om uiteindelijk bulkhoeveelheden te realiseren. De grote hoeveelheden die geleverd moeten worden, worden samengesteld uit de opbrengst van talloze kleine boeren die deze grondstoffen produceren. Dat brengt risico’s met zich mee. Denk bijvoorbeeld aan leveringen die niet doorgaan, voorgefinancierde deelorders waar je nooit meer iets van hoort of problemen met de kwaliteit. Dit zijn risico’s die wij nemen en afdekken voor onze klanten, de grote koffie- en chocoladeproducenten.”

Losse systemen

Het probleem waar Amtrada in het verleden tegenaan liep, was dat het een zelf gebouwd informatiesysteem had, dat niet meer aan de eisen voldeed. Dat informatiesysteem bestond uit allerlei losse onderdelen, waardoor data niet eenduidig uit het systeem naar voren kwam. Dat wilde het bedrijf niet langer. De vraag voor een nieuw informatiesysteem kwam in eerste instantie vanuit de afdeling financiën. Zij wilden dat het systeem ervoor zou zorgen dat de financiële processen auditable zouden zijn. Bovendien moest het systeem ondersteuning bieden voor wat betreft de juistheid en volledigheid van informatie. Daarnaast lag er een duidelijke vraag vanuit de handelaren (traders) binnen de drie bedrijven. Zij wilden in staat zijn alle handel in cacao, koffie en noten, in één systeem te vatten.

Complexe (termijn)handel

De activiteiten die deze bedrijven uitvoeren kennen een grote dynamiek en complexiteit. Zo is er de fysieke handel en wordt er daarnaast gewerkt met termijnhandel om het risico op fluctuaties in marktprijzen en valuta af te dekken. Grondstoffen wisselen daardoor tijdens het hele proces regelmatig van eigenaar. Echter, deze regelmatige eigendomswisseling in combinatie met de schommelende marktprijzen en de wisselende kwaliteit van de grondstoffen, maakt dat Amtrada telkens voor een logistieke en financiële uitdaging staat.

Seijbel: “In 2006 zijn we na gaan denken over wat we wilden qua oplossing. We hebben een partij in de arm genomen die ons heeft ondersteund met het selectieproces. Daar is een aanzienlijke lijst met wensen en eisen uitgekomen. Om een paar voorbeelden te noemen: zo wilden we bijvoorbeeld met het pakket zicht hebben op onze aan- en verkopen op de termijnmarkt en we wilden real time kunnen zien wat onze positie is. Onze voorraad en logistiek moest uiteraard worden ondersteund, maar we wilden bijvoorbeeld ook de kwaliteit van de grondstoffen erin kwijt kunnen en zaken zoals de bemonstering van cacao. De lijst met wensen en eisen die we hadden was groot.”

Oracle JD Edwards EnterpriseOne

Uiteindelijk heeft Amtrada gekozen voor Oracle JD Edwards EnterpriseOne (JD Edwards E1), versie 8.12, om alle bedrijfsactiviteiten binnen de organisatie te ondersteunen. Seijbel: “In 2007 hebben we deze keuze gemaakt.” Specifiek voor de complexiteit en dynamiek van de (termijn)handel en de logistiek van grondstoffen, heeft het bedrijf een nieuwe module laten bouwen: Trade and Contract Management (TCM). Seijbel: “De module die werd gebouwd moest enorm flexibel zijn. Waar normaliter een order tegen een vaste prijs en op een vaste datum geleverd wordt, is het in- en verkoopproces bij ons juist heel variabel. Alles moet mogelijk zijn. Op deze wijze kunnen traders heel creatief zijn in leveringsafspraken. Immers, als je slimme afspraken maakt, kun je meer rendement uit de handel halen. Zo kan het voorkomen dat goederen al geleverd zijn, maar de prijs nog vastgesteld moet worden (ook wel fixeren genoemd). Een ander voorbeeld is dat een handelaar rekening houdt met het gewichtsverlies om precies binnen de internationale afspraken van de cacaohandel te kunnen leveren. Denk daarnaast ook aan partijen die geleverd worden en die terug moeten omdat de kwaliteit niet voldoet of partijen waar aparte afspraken voor moeten komen omdat er schade is. Al dat soort zaken wilden wij in ons systeem kunnen vastleggen. TCM is gebouwd om ons hierin te ondersteunen. Daarnaast hebben we een Business Intelligence-pakket aangeschaft, dat als laag over JD Edwards E1 en TCM heen fungeert.”

Realtime sturingsinformatie

In 2010 is Continaf, na realisatie van de TCM-module, live gegaan met JD Edwards E1. NedCoffee volgde een jaar later. “Ons derde bedrijf, Daarnhouwer, heeft het nieuwe systeem nog niet in gebruik. Omdat de business anders is, zijn er nog aanpassingen nodig”, zegt Seijbel. “Maar de voordelen zijn nu al enorm groot. De grootste winst die we hebben weten te behalen met de aanschaf van JD Edwards E1, is dat we nu één geïntegreerd pakket hebben waar we onze informatie uit kunnen halen. Zo beschikken we nu realtime over rapportages waar we voorheen veel langer op moesten wachten, waar veel meer handelingen voor nodig waren of die we voorheen niet eens uit het systeem hadden kunnen halen. We hebben nu op ieder moment van de dag zicht op bijvoorbeeld onze aan- en verkopen op de (termijn)markt en op onze voorraad. Maar ook gedetailleerde informatie als wat we kwijt zijn aan veemkosten (de locatie voor de opslag van cacao) die maand of dag, is met één druk op de knop uit het systeem te halen. We beschikken over enorm veel sturingsinformatie, wat op management niveau veel winst oplevert.”

Daarnaast biedt het nieuwe systeem ook veel administratieve voordelen. Seijbel: “Een geïntegreerd pakket zorgt voor veel winst in handelingen, alleen al doordat informatie slechts eenmaal ingegeven hoeft te worden. Bij ons begint een proces bij de traders; zij leggen de gemaakte deal vast in het systeem. Back office kan met deze data uit het systeem verder met de verwerking van de contracten, zonder zaken opnieuw in te hoeven geven. Ook transport haalt de data uit het systeem, om zo voor de juiste verschepingen te kunnen zorgen. Doordat we werken met één systeem, behalen we veel administratieve winst en verkleinen we bovendien de kans op fouten. Daarnaast zien we dat door het gebruik van JD Edwards E1, onze bedrijven verder naar elkaar toegroeien. We maken meer gebruik van elkaars kennis en kunde, wat een mooie bijkomstigheid is.”

Optimaliseren met Cadran

Amtrada werkt continu aan het verbeteren van het systeem. Seijbel: “We werken hiervoor sinds begin van dit jaar samen met Oracle partner Cadran. Cadran is eigenaar van de TCM-module en zij ondersteunen ons met het optimalisatieproces dat we nu doorlopen. TCM is een module die speciaal voor ons is gebouwd, maar dat voor andere bedrijven in de (termijn)handel ook heel geschikt zou kunnen zijn. Wij werken samen met Cadran aan het optimalisatieproces van deze module. Dat verloopt heel prettig en we zijn erg tevreden over de samenwerking. Cadran is een professionele organisatie, met zeer betrokken en bekwame medewerkers. Het is voor ons erg prettig om met Cadran te werken. Zij werken er ook echt aan om het product verder te verbeteren.”

Roadmap

“En dat is nodig”, zegt Seijbel. “Want de markt van cacao, koffie en noten verandert. De marges worden kleiner en de eisen steeds hoger. Zo was je vroeger de alleswetende, tegenwoordig volgen de boeren in de betreffende landen de marktprijs met hun smartphone. Maar ook de plicht voor traceability (het kunnen traceren van de herkomst) wordt belangrijk voor de grondstoffen waar wij mee werken. Een informatiesysteem dat ons hierin ondersteunt is een must. Verbeteringen zijn dus nodig om mee te gaan met de tijd.” Cadran heeft samen met Amtrada een roadmap gemaakt, voor de verbeteringen die de komende tijd op de agenda staan. Seijbel: “Daarin staat opgenomen wanneer de modificaties plaatsvinden en wanneer de releases zijn. Na afloop van een release kijken we steeds terug. Hoe is het gegaan, wat willen we anders en wat ging juist heel goed? Deze verdere ontwikkeling van het TCM-product verloopt in uitstekende samenwerking en daar zijn we erg blij mee.”

Reageer op dit artikel