artikel

Eromes verbetert primaire processen met nieuw ERP

Supply chain

Eromes is een van de grotere projectinrichters in zorg en onderwijs in Nederland. Het bedrijf differentieert 100 verschillende productiegroepen waarbij van een stoel wel een miljoen varianten mogelijk is. Het bedrijf was toe aan een nieuwe ERP-oplossing.

Eromes verbetert primaire processen met nieuw ERP

– tekst door de leverancier –

De basis van projectinrichter Eromes is een schoolmeubelfabriek dat door toenmalig hoofdonderwijzer Gommert Mes in 1909 werd opgericht. Oorspronkelijk hield het bedrijf zich enkel bezig met de productie van schoolmeubels maar inmiddels is het productportfolio fors uitgebreid. Naast onderwijsinstellingen behoren zorginstellingen en kantoren tot klanten van Eromes en spelen advies en creativiteit een steeds grotere rol.
Eromes biedt klanten in zorg- en onderwijsinstellingen en kantoren een variëteit aan gespecialiseerde oplossingen en diensten. Ze helpen bedrijven met het optimaal inrichten van hun ruimtes, waarbij rekening wordt gehouden met looproutes, functie en sfeer, zodat er een prettige leer-, werk- en zorgomgeving ontstaat. Elke klant heeft zijn eigen wensen en voorkeuren waardoor Eromes elk project individueel benadert. Naast het ontwerpen en fabriceren van meubilair en het opstellen van het inrichtingsplan zorgt Eromes voor de totaalinrichting. Indien gewenst levert Eromes via derden ook tapijt, muurbekleding en specifieke items van bepaalde ontwerpers. Hiervoor realiseerde Eromes tientallen samenwerkingen.

Miljoen varianten

Eromes differentieert 100 verschillende productiegroepen waarbij van een stoel een miljoen varianten mogelijk is. Zo zijn er 250 verschillende stoffen voor de rug mogelijk, 250 stoffen voor de zitting, verschillende armleggers en soorten materiaal en variaties in blank en beuken. Al deze producten wil de projectinrichter standaard volgen. Om dit te realiseren, besloot Eromes in 1998 hun financieel pakket met daar omheen een houtje-touwtjemaatwerk te vervangen door een gedegen ERP-oplossing. Na een selectietraject waarbij ze hulp kregen van adviesbureau Berenschot voldeed Infor het beste aan de behoeften van Eromes. De productconfigurator van Baan IV was uitermate geschikt om de complexiteit ten aanzien van de variëteit aan oplossingen te tackelen.

Veranderingen in de markt

Jeroen Burgmans, directeur van Eromes, slaat een aantal veranderingen in de markt gade. “Wij zien bij zorginstellingen bijvoorbeeld dat het nu veeleer om hospitality gaat. In de realisatie daarvan speelt inrichting een toenemende rol van betekenis.” Ook in het onderwijs ziet Burgmans de aandacht voor de inrichting toenemen. “Door de krimp in het basisonderwijs die zich voortzet in het voortgezet onderwijs en daarna ook vast in het hoger onderwijs wordt de slag om de scholier scherper. Als je een nieuwe school gaat uitzoeken, kijk je naar het gebouw, naar de inrichting van de centrale hal en als je dan nog een goede docent tegenkomt, denk je dat het een goede school is.”

We doen aan topsport

Daarnaast ziet Burgmans vaker aanbestedingen van een stichting voor bijvoorbeeld 50 basisscholen in een keer. “Het contract wordt dan met de overkoepelende organisatie gesloten en dat konden we voorheen niet in een softwarepakket kwijt.” Ook de prijsdruk is een factor die meespeelt. “Dan moet je je interne processen goed op orde hebben en kun je geen verspillingen veroorloven.”
Burgmans licht toe: “Wat wij doen, kun je vergelijken met topsport, als we succesvol willen zijn, moet alles kloppen.”
Door de toename in het aantal aanbestedingen waardoor de noodzaak tot beheersing groter was geworden en de variëteit aan oplossingen was het duidelijk dat Eromes toe was aan een nieuwe ERP-oplossing. “Als je een fout maakt in een aanbesteding heeft dat grote consequenties. Dat was ook de motivatie om van Baan IV naar Infor LN te migreren: we wilden onze processen beter onder controle hebben”, aldus Burgmans. “Situaties waarbij een salesmanager uit de losse pols opdrachten opschrijft en er vervolgens van uitgaat dat helemaal goed komt, zijn voorgoed verleden tijd.”
Voor de overstap van Baan IV naar Infor LN bekeek Eromes een aantal andere pakketten, zoals SAP en Dynamics maar dat zou de overstap volgens Eromes een stuk ingewikkelder hebben gemaakt. Tevens was de samenwerking met Infor en partner Korade uitstekend. Dit resulteerde in een soepel verlopen implementatieproces. “Daar was ik heel blij mee”, onthult Burgmans. “Het was gewoonweg goed georganiseerd met de juiste key users, een goede implementatiepartner en een goed hoofd ICT.”

Motor van interne proces

Infor LN is de motor van het hele interne proces en genereert alle product- en inkoopopdrachten en van daaruit alles processen zoals de levering, transport en controles. Eromes werkt klantordergestuurd in plaats van via voorraad. Zo wordt voor een stoel met bekleding, 1m² stof in Denemarken bestelt en dat gaat dan naar de stoffeerder – aangestuurd via Infor LN. Als de stoffeerder de stof verknipt, heeft Eromes een probleem.

Betere beheersing primaire processen

De ERP-oplossing stroomlijnt activiteiten en biedt inzicht in de hele organisatie en vergemakkelijkt de werkzaamheden van de 60 gebruikers wat resulteert in meer rust op de werkvloer. De foutkans is tevens sterk verkleind. Er treden minder fouten op bij de verkoop binnendienst en als er iets fout dreigt te gaan, kunnen ze sneller ingrijpen. “Maar bovenal weten we precies wat we aan het doen zijn en is de beheersing van de primaire processen sterk toegenomen”, bevestigt Burgmans. “Dit is cruciaal om mee te kunnen doen in de prijzenslag en om concurrenten voor te blijven. We kunnen ons simpelweg geen fouten veroorloven”, besluit Burgmans. In de productieomgeving resulteerde de overstap van LN, dankzij de toegenomen controle, het verbeterde overzicht en de efficiëntere werkwijze in de reductie van het aantal productiechefs van 5 naar 2.
Na de overname van een ander bedrijf met eigen softwareoplossingen werd de waarde van Infor nog eens bevestigd. “Wij wilden de stuklijsten namelijk overzetten en dit werd boven verwachting snel en goed gerealiseerd. Geen enkele order heeft er last van gehad en de scepsis die vooraf bestond was geheel ten onrechte”, weet Burgmans.

Integratie inkoopportaal

De nieuwe technologieën van Infor LN bieden meer connectiviteit. De software is makkelijk te gebruiken en biedt slimme koppelingen met de backend. De makkelijk te realiseren koppelingen zijn voor Eromes een welkome aanvulling. Om de inkoop te monitoren, is een integratie gerealiseerd met een inkoopportaal. De koppeling met de productie resulteert in een geheel papierloze gang van zaken. Geen papierwerk meer waar alle informatie op staat en het gehele productieproces op de vloer moest doorlopen. De opdracht gaat simpelweg van LN naar de user interface waar de gebruiker met behulp van een touchscreen de opdracht kan ophalen. Zodra deze is uitgevoerd en gereed gemeld gaat deze weer terug het LN-systeem in op naar het volgende proces. “Dit scheelt niet alleen veel papierwerk maar heeft de efficiëntie sterk verbeterd”, aldus Burgmans.

Webshop opzetten

“Van Infor LN hebben we nog lang veel plezier en op dit moment zijn er geen plannen voor aanpassingen. Het pakket is zeer compleet, doordacht en als het goed is ingericht en eenmaal loopt is het eenvoudig om te gebruiken”, concludeert Burgmans. “Maar de markt ontwikkelt continu en met veranderingen moet je mee.” Met Infor LN, een pakket dat makkelijk aan te passen is aan nieuwe productiemethoden, veranderende eisen van de klant en nieuwe bedrijfsstrategieën en kan Eromes daarop inspelen.
In lijn met het doel om de dienstverlening en service richting klanten nog verder te verbeteren en professionaliseren, wil Eromes in de toekomst een webshop opzetten. Burgmans: “Deze webshop zal gekoppeld worden aan Infor LN. Het gemak voor klanten neemt daarmee nog verder toe. Als een aantal stoelen is gesneuveld bij een basisschool, of er is een aantal extra exemplaren gewenst, kan de basisschool zelf rechtstreeks een bestelling plaatsen. Doordat het een klantspecifieke webshop betreft, krijgt de persoon die inlogt een overzicht van zijn producten, wat hij bijvoorbeeld als laatste heeft besteld, waardoor het gemak nog verder toeneemt.”

Reageer op dit artikel