artikel

Coop Supermarkten halveert out-of-stock met SAP F&R-tool

Supply chain Premium

Coop Supermarkten halveert out-of-stock met SAP F&R-tool

Coop Supermarkten is druk doende haar forecasting en replenishment te verbeteren. Het bedrijf stapte niet alleen over op een gesloten goederenstroom, maar aanvullend werd SAP Forecasting & Replenishment geïmplementeerd door myBrand. Eric Landwaart, projectleider: “Nog niet alle winkels zijn over, maar de out-of-stock (OOS) is al behoorlijk gedaald, waarbij het voorraadniveau in de winkels met twintig procent is geslonken.”

De eerste resultaten zijn volgens de projectleider beter dan verwacht. De logistieke veranderingen werpen daarmee al voordat het project is afgerond zijn vruchten af. Landwaart zegt erg tevreden te zijn, ondanks dat het hard werken is om de organisatie logistiek gezien klaar te stomen voor de toekomst. “De twee projecten, het invoeren van voorraadregistratie op artikelniveau en de uitrol van SAP F&R, hebben veel raakvlakken met elkaar. Dat alleen al zorgt ervoor dat je goed moet uitkijken de ene verandering niet met de andere te verstoren.”

Out-of-stock stevig gedaald

De eerste resultaten lijken aan te geven dat Coop op de juiste weg is. Het niet beschikbaar hebben van artikelen in de winkel is volgens Landwaart met veertig tot vijftig procent gedaald. De servicegraad, die nauw is gelinkt aan de out-of-stock, steeg met twee procent. “Het lijkt zelfs nog iets meer te zijn.” Ook de omzet is gestegen. De voorraad daalde in de winkels met bijna twintig procent. “Dat was beter dan verwacht.”

Blauwdruk en starterskit

Voorafgaand aan de twee projecten werd door Coop en implementatiepartner myBrand een blauwdruk gemaakt van de organisatie en de te nemen stappen richting realisatie. De aftrap van het selectietraject en de keuze voor de huidige partner vonden plaats in 2011. Nog tijdens de eerste stappen van het project nam Coop een aantal winkels over van C1000. Voor de inrichting van de software, een IT-tool die ook door collega Jan Linders Supermarkten wordt ingezet, heeft myBrand gebruikgemaakt van de SAP-starterskit. Deze starterskit draait op een testomgeving en biedt de mogelijkheid om te testen wat Coop zou moeten doen bij elke individuele discipline binnen het bestelproces. “Daarmee hebben we de koers bepaald van het project én van de manier van bestellen in de winkels. Het is nu zaak die koers vast te houden, ook als we SAP F&R in de magazijnomgeving gaan doorvoeren.”

Snellere uitrol

De blauwdruk en de extra energie die er in het begin van het project is gestoken, betaalt zich nu uit in een sneller dan verwachte uitrol. De oorspronkelijke planning, waarin werd bepaald dat alle filialen inclusief de winkels van de ondernemers in de zomer van 2016 aangesloten moesten zijn, is inmiddels in de prullenbak beland. Vermoedelijk maken nog in de loop van 2014 alle winkels gebruik van SAP F&R. “Door bij de start veel energie te steken in de gewenste aanpassingen en rekening te houden met de andere processen, hebben we veel tijd weten te besparen.” Een van de vele keuzes die Coop maakt, is om te beoordelen of een winkel wel of niet geschikt is om met behulp van de Forecasting & Replenishment module te bestellen. “Het kan inderdaad betekenen dat we niet direct een winkel op het systeem overzetten. Soms ontbreekt daarvoor de discipline of zijn andere zaken niet goed ingevuld. Van schapinrichting tot voorraadniveau, tot het vertrouwen dat het systeem in de basis goed bestelt;  alles moet kloppen anders loopt het niet goed.”

Distributiecentra volgen na winkels

Zodra een belangrijk deel van de winkels is aangesloten op het systeem, gaat  Coop kijken naar de mogelijkheden voor het implementeren van de dc’s. “We denken vanaf dat moment de bestellingen in het dc al beter op de wensen in de vestigingen te kunnen afstemmen. Bezoeken bij concurrenten en collega supermarktorganisaties hebben laten zien wat hier mogelijk is.”

Testen flexibiliteit keten

Landwaart zegt zich te realiseren dat Coop door de steeds preciezere bestelplanning en het aanhouden van minder voorraad, de flexibiliteit van de eigen keten in toenemende mate test. “Bang voor problemen zijn we zeker niet, maar het is natuurlijk wel zaak om goed te blijven kijken naar eventuele back-up scenario’s voor het geval er problemen mochten ontstaan.” Voorlopig lijken de cijfers Coop gelijk te geven. Daarbij bieden de lagere voorraad in de winkels, en op een later moment ook in het dc, ook kansen. “Er ontstaat de mogelijkheid om ruimte te creëren voor de aankoop van grotere hoeveelheden van een bepaald product, dat je vervolgens tegen een interessante prijs in de winkels kunt leggen. We hebben dit buitenlandse collega’s zien doen.”

Teltijd voor besteltijd

Los van de cijfers is het meest concrete gevolg van de implementatie van de software, dat de besteltijd uit de inmiddels aangesloten winkels is weggenomen. “Daarvoor in de plaats is de teltijd gekomen. De winst hiervan is een grotere beschikbaarheid van artikelen. De software heeft bovendien in deze winkels voor een duidelijk zichtbare omzetplus gezorgd.” Het percentage aanpassingen vanuit de winkel in de door het systeem bestelde orders is klein.

Historie opbouwen

Lokale acties zijn nog niet verwerkt in F&R. “In onze vraagvoorspelling elimineren wij nu deze acties, zodat de software hier geen rekening mee houdt. Dit moet door de medewerkers in de winkel aangegeven worden. Wil een winkel een nieuwe lokale actie doen dan zullen zij deze bestellingen zelf moeten aanpassen.”
Centrale acties worden wel door het systeem bijgehouden. Aan de hand van de centrale acties kan Coop historie opbouwen. Historie is overigens iets wat ontbreekt bij de van C1000 overgekomen winkels. Een aantal daarvan is al wel overgestapt op de nieuwe bestelwijze. Het gebrek aan historie is ondervangen door referentiewinkels als vergelijkingsmateriaal te gebruiken. “Ook handmatig hebben we het nodige in het systeem gezet. Dat was arbeidsintensief, maar hoe sneller de winkels zijn overgezet, des te beter.”

Reageer op dit artikel