artikel

Bolsius fabriceert de kaarsen efficiënter

Supply chain Premium

Bolsius fabriceert de kaarsen efficiënter

Wanneer u thuis een kaars aansteekt, is de kans groot dat de kaars afkomstig is van de Nederlandse kaarsenproducent Bolsius. Het bedrijf is Europees marktleider op het gebied van kaarsen en levert in meer dan 50 landen wereldwijd. Het bedrijf veranderde de laatste jaren behoorlijk en paste de bedrijfsprocessen daarop succesvol aan.

Boslius heeft in de afgelopen decennia te maken gehad met verschillende marktuitdagingen. Zo onderging de IT een complete herinrichting en werden verschillende systemen gecombineerd en gestandaardiseerd tot een centraal systeem dat wordt beheerd vanuit het hoofdkantoor. Dit is de basis voor het flexibel kunnen outsourcen van verschillende bedrijfsprocessen en zo kan de IT-afdeling resources vrijmaken om zich te richten op het continu verbeteren van werkprocessen.

Bolsius opereert 24 uur per dag

Ook werd de marketingfocus naar home & living uitgebreid. Hierdoor spreekt Bolsius inmiddels ook het lifestyle-segment aan en heeft het sterkte relaties met de retailmarkt. Appliance voor Microsoft Lync van StartReady helpt Bolsius nu bij nieuw ingeslagen koers. Marcel Donkers, manager ICT vertelt waarom continuïteit een vereiste was tijdens het keuzeproces: ‘Bolsius opereert 24 uur per dag. Door de uitbesteding van de logistiek en EDI met klanten is er continue communicatie met externe partijen in binnen- en buitenland nodig. Iedere dag worden er meerdere malen orderberichten, maar ook aankondigingen van zendingen verstuurd. Mochten er verbindingen niet operationeel zijn, betekent dat er lege schappen ontstaan bij onze klanten. We kunnen ons geen down-time veroorloven.’

Voorheen veel gereis tussen locaties

Een andere invloedrijke factor was de nieuwe marketingfocus. De marketingfocus op het lifestyle-segment zorgde ervoor dat er een grotere rotatie ontstond in het productaanbod. Donkers: ‘De product development vindt in Schijndel in Nederland plaats, maar de productieafdelingen bevinden zich in Boxmeer in Nederland en in Zalesie Male in Polen. Voorheen was het een tijdrovend proces om de producten tussen de afdelingen af te stemmen. Kaarsen moesten verstuurd worden en er werd veel gereisd tussen de verschillende locaties. Om die reden besloten we een pilot met StartReady uit te voeren met de videoconference-functie van Microsoft Office Communication Server (OCS, voorganger van Microsoft Lync) in een aantal werkruimtes op verschillende locaties.’

Na het afronden van de succesvolle pilot met Microsoft OCS begin 2010, werd dat jaar besloten de optie videoconferencing bij vaste werkruimtes op vijf verschillende locaties in Europa te installeren, deze keer met de opvolger van OCS: Microsoft Lync. Ook werd dit uitgebreid met de chat-functie en de presence-functie over andere kantoren. Donkers: ‘We besloten Lync zonder training of verdere introductie beschikbaar te stellen aan onze medewerkers. We wilden niemand verplichten tot het gebruik, maar het laagdrempelige karakter is een groot voordeel. Mensen met enige computerervaring kunnen er meteen mee overweg. We merken dat de marketingafdeling vooruitstrevend met Lync te werk gaat, andere afdelingen zijn soms wat terughoudender.’ Binnen Bolsius moesten sommigen bijvoorbeeld wennen aan de presence functie die Lync biedt. Deze functie is gekoppeld aan de Outlook agenda en toont aan wanneer de desbetreffende medewerker in een gesprek is, een afspraak heeft of beschikbaar is. ‘Privacy speelde hierbij een rol,’ aldus Donkers.’Langzaam ontdekte men dat je dankzij deze functie doelgerichter communiceert, dat deed de eerste bezwaren verdwijnen.’

Minder e-mails versturen

Over de implementatie en onderhoud van de StartReady-producten is Donkers duidelijk: ‘We zijn zeer tevreden over het verloop van het proces. Ook de update van het systeem van Microsoft OCS naar Microsoft Lync aan het begin van 2012 verliep soepel. We merken ook intern dat er draagvlak is voor het systeem. Ook de mogelijkheid om even snel een chatberichtje te sturen, maakt dat er minder e-mails verstuurd worden. Dit bevordert heldere communicatie. En naast het feit dat het een stabiele communicatie oplossing is, blijven we flink besparen op reiskosten.’ Een ander voordeel was dat het beheer van de Appliance uit handen genomen kon worden. Donkers: ‘Als IT-afdeling zitten we vaak in een spagaat. De markt waarin we ons bevinden is een snel concurrerende markt dus we moeten een goede afweging maken tussen de kosten en de baten van de installatie van een dergelijk product. We willen niet veel tijd kwijt zijn aan het testen,  positioneren en beheren van een product in ons systeem, dan gaat het middel het doel voorbij. Maar de Appliance van StartReady voldoet aan deze eisen. Medewerkers gaan er ook zelf mee aan de slag, ze maken actief gebruik van de mogelijkheden die Lync biedt om tot een verbeterde samenwerking te komen.’

‘Inmiddels werken we al twee jaar naar volle tevredenheid met de producten van StartReady. We hebben geen downtime gehad en ook onze eisen als het aankomt op Service Level Agreements worden waargemaakt. StartReady belooft, maar maakt het ook waar.’ Voor de komende jaren staan nieuwe updates voor de IT gepland. Marcel: ‘We willen ‘the leading candle company in Europe’ zijn. Een productiegerichte onderneming is iets anders dan een marketing-sales gedreven organisatie, daarop gaan we onze systemen aanpassen. We willen ons meer richten op een flexibele inrichting, communicatie hoort daar ook bij, precies wat StartReady nu levert. Zo kunnen we ons continu aanpassen op de veranderingen in de markt en IT steeds beter op de werkprocessen afstemmen. Er zijn in elk geval genoeg uitdagingen waarmee we met IT kunnen bijdragen in het excelleren van Bolsius.’

Reageer op dit artikel