artikel

Infomanagement: voordelen zichtbaar, wil ontbreekt nog

Supply chain

Goed informatiemanagement kan een bedrijf vooruit helpen. Daar is vrijwel iedereen, sales-, logistiek- of IT-manager, het wel mee eens. Waarom verloopt het proces naar het goed managen van de informatiebehoefte binnen bedrijven en tussen ketenpartners dan zo stroef? De mogelijkheden zijn er, de kosten van falen zijn te berekenen. “Het afstoffen van oude processen vergt vooral ondernemerschap”, aldus Jos van Hillegersberg, werkzaam voor de Universiteit van Twente.

Infomanagement: voordelen zichtbaar, wil ontbreekt nog

De mogelijkheden voor het delen van informatie in ketens nemen snel toe. Dat geldt uiteraard ook voor logistieke ketens en ketens waarin productiebedrijven actief zijn. Uit onderzoek blijkt bovendien dat de interesse naar managementinformatie, het verbeteren van datakwaliteit, digitale factuurverwerking, document management en ketenintegratie groeit. Bedrijven zien deze aspecten van de bedrijfsvoering als belangrijke aandachtsgebieden voor het realiseren van bedrijfsdoelstellingen. De behoefte aan informatie is groot en digitalisering wordt gezien als een proces dat kan helpen. Toch zijn volgens Van Hillegersberg de discussies over het onderwerp informatiemanagement en zeker infrastructuur ten opzichte van de jaren negentig nauwelijks veranderd: “Ik herinner me levendige discussies hierover. Het soort kosten is veranderd, vroeger namen bedrijven de facturen voor inkt mee in een overweging om wel of niet in beter informatiemanagement te investeren. Nu vragen ze zich af of ze wel of geen mobiele datacommunicatie nodig hebben. Het is een verschuiving van de discussie, maar de kern blijft dezelfde.”

 

Informatiemanagement in keten kan en moet beter

De behoefte en de noodzaak van het delen van informatie met intern personeel, met andere vestigingen binnen de onderneming of met ketenpartners, neemt toe. Het is vooral de druk vanuit de markt die dit drijft, waarbij het snel kunnen reageren op een klantvraag of een verandering het verschil kan maken tussen wel of niet succesvol zijn. Het bewustzijn dat informatiemanagement in de keten beter kan en moet, is er. Dat zegt niet alleen Van Hillegersberg, ook Marcel van Oosterhout, werkzaam voor de Rotterdam School of Management (RSM). Van Oosterhout: “Het informatiemanagement in de keten is zeker voor verbetering vatbaar. Een redelijk percentage van de grote verladers en logistiek dienstverleners heeft het al op orde. Veel van de wat kleinere bedrijven zijn nog zeker niet zover. Wel verwacht ik dat de druk om over goede informatie te beschikken zal toenemen en in het kielzog daarvan ook de projecten om dit te realiseren. Denk alleen al aan allerlei wet- en regelgeving rondom voedselveiligheid en duurzaamheid.”

 

Verouderde IT niet zomaar vervangen

Desondanks zijn er niet al te snel grote veranderingen te verwachten bij het verbeteren van de keteninformatie, stelt Van Oosterhout. Hij ziet een aantal beren op de weg richting een beter ketenmanagement. “Hoewel techniek eigenlijk geen belemmering meer zou mogen zijn, worden veel bedrijven nog wel tegengehouden door verouderde IT-systemen. Er is veel in die tools geïnvesteerd, dus vervang je ze niet zomaar.” De onderzoeker constateert daarnaast dat er een gebrek is aan standaarden of dat deze nog onvoldoende integraal door de keten heen toegepast worden. “Verder mist bij ondernemingen te vaak de bereidheid tot het uitwisselen van data en zien bedrijven onvoldoende het belang tot het delen van info. Om van dat laatste een voorbeeld te geven: sommige bedrijven hebben bestaansrecht dankzij het gebrek aan transparantie.”

 

Waarde toevoegen door delen informatie

Slecht informatiemanagement in een keten kan een bedrijf behoorlijk parten spelen. Van Hillegersberg werpt een aantal vragen op. Geeft een bedrijf zijn verkoopdata aan een productiebedrijf? Plannen ze samen? Denkt de logistiek dienstverlener mee over de opslag van goederen? Hoe wordt er geleverd? Zijn inkooporders goed geïntegreerd in de IT-systemen van meerdere ketenpartners? Wat ik merk bij het doen van onderzoek, zijn juist de hele grote verschillen tussen sectoren. Zo kopen sommige bedrijven elektronisch in, andere niet. Soms ligt de scheidslijn zelfs tussen het ene en het andere onderdeel.” Volgens de onderzoeker is het de hoogste tijd dat ondernemingen het belang van goed informatiemanagement gaan inzien en daarnaar gaan handelen. “Ze zullen op zoek moeten naar die ketenaspecten waar ze door het delen van informatie de meeste waarde kunnen toevoegen. Dat doen ze onvoldoende. Vaak ligt de nadruk nog teveel op het op orde brengen van de eigen IT-processen, het eigen ERP. Het is zaak te waken voor allerlei ad-hoc projecten die deze orde kunnen verstoren.”

 

Oude installed bases

Gezamenlijk inkopen of plannen kan wat betreft Van Hillegersberg veel opleveren, mits goed gedaan. Maar hij erkent dat dit niet altijd eenvoudig is om te realiseren. “Praktisch gezien hebben bedrijven vaak te maken met grote oude installed bases, waarbij het maar de vraag is of al die data correct is. Daarnaast kun je in een poging tot keteninzicht wel overal een sensor op plakken, maar dat zal in veel gevallen geen echte oplossing zijn. Bovendien krijg je zo nog veel meer data, waarmee iemand iets moet doen.”

 

Concurrentie versterken door uitwisseling gegevens

Mooie praktijkvoorbeelden van hoe het delen van keteninformatie tot succes kan leiden, zijn er ook. Marco van de Bremer-Hornsby, werkzaam als ICT Director voor PD Ports in Engeland, ziet dat de wereld om zijn bedrijf heen snel verandert. Hij ziet in gegevensuitwisseling een manier om de concurrentiepositie van PD Ports te versterken. “We zagen enkele jaren terug al in dat we naar de markt toe zouden moeten bewegen. We werden gedwongen om af te stappen van de traditionele business en hebben ons omgevormd tot een ‘port centric logistics provider’. Daarbij proberen we vooral verladers te benaderen. Bij hen zijn we het beste in staat om onze ketenwaarde zichtbaar te maken. Subcontractors zijn minder interessant, die krijgen immers van verladers een logistieke keuze opgelegd.” In het port centric model van PD Ports, probeert het haven- en logistieke bedrijf de haven, magazijnen en containers zo dicht mogelijk bij elkaar te brengen. “Dat maakt de kosten van assets lager en verhoogt de flexibiliteit.”

 

Logistieke voordelen

Van de Bremer-Hornsby, een in Groot-Brittannië werkzame Nederlander, erkent dat het bieden van toegevoegde waarde lastiger is dan het tonen van de logistieke voordelen. Toch slaagt PD Ports hier steeds beter in. “Er ligt een kans voor ons door data te combineren. Nu nog streven verschillende partijen elk een eigen sub optimalisatie na. Zo wordt een boot betaald om zo snel mogelijk bij een haven te zijn. In die planning is niet meegenomen dat de boot bij aankomst misschien moet wachten. Sterker nog, op het te laat arriveren, met soms minder wachttijd tot gevolg, staan soms straffen. Als wij die havendata transparant maken, hebben andere partijen inzicht in welke kade wanneer vrij komt en is er een betere resourcebenutting mogelijk. Met minder herplannen tot gevolg.” Het feit dat veel bedrijven, waaronder de zijne, nog moeite hebben met het uitwisselen van gegevens, komt ook door het gebrek aan standaarden. “Containers worden gezien als bulk en een boot met containers als een busservice. Wat we willen kunnen beïnvloeden is de afnemer van de container. Als deze partij, bijvoorbeeld een retailer, kan aangeven wat hij verwacht, dan kunnen wij aangeven wanneer deze container arriveert. Daarmee schakelen we de traditionele partij uit die de invoer-haven kiest en verbeteren we de planning.” De ICT Director omschrijft het voorbeeld als een situatie met een backfill order in een magazijn. “Als een webbestelling niet aanwezig is in het magazijn, dan kan de logistiek dienstverlener een bestelling doen voor bijvoorbeeld de retailer, omdat hij weet wat deze op welk moment nodig heeft en wanneer de zending die onderweg is arriveert . Dat passen we  toe  op containerniveau.”

 

Te laat zicht op de keten

Van de Bremer-Hornsby gaf het al aan, veel van de producten of onderdelen die in Europa worden verwerkt, komen aan vanuit Azië. Van Oosterhout: “Daar ontstaat ook de informatie, eventueel zelfs bij een partner van de leverancier. Als Europese bedrijven pas beginnen te plannen wanneer de goederen onderweg zijn naar de EU, dan is informatie in de keten al relatief laat beschikbaar.” Om dit te verbeteren zijn volgens Van Oosterhout niet alleen IT-systemen nodig, maar is vooral overleg in de keten noodzakelijk. “Alleen zo krijg je een beeld van welke info er is, waaraan behoefte is en wat er verbeterd dient te worden. Daarna kun je gaan nadenken over het koppelen van gegevens en zoeken naar partners die je daarbij kunnen helpen.” Van Oosterhout is onder andere werkzaam voor het Europese onderzoeksproject Cassandra. Daarbinnen bekijken meerdere partijen hoe de data van een bron eerder is te ontsluiten en hoe andere ketenpartijen waaronder de Douane daar gebruik van kunnen maken. “Bijvoorbeeld voor een beter risicomanagement. Dit biedt zowel voordelen voor de betrokken partijen alsook voor de overheidspartijen.”

 

Quick wins

Quick wins zijn vaak wel te behalen. Ze leggen eveneens bloot waarin bedrijven eerst moeten investeren voordat de echte ketenvoordelen te behalen zijn. “Door uit te zoeken waar de bottlenecks liggen, kun je erachter komen of je je keten wel of niet moet herinrichten. Doe dat eerst, voordat je verder gaat met het binnenhalen van quick wins”, aldus de projectmanager van RSM.

 

Opkomst van webportals

Positief: de mogelijkheden tot het verbeteren van de informatietransparantie in de keten nemen toe, mede door de opkomst van webportals. De prijs van technologie daalt, apparaten communiceren laagdrempeliger met elkaar. Toch zijn logistieke ketens complex en de RSM-onderzoeker ziet dat bovendien niet zo snel veranderen. “Er ontstaat nu veel meer data door bijvoorbeeld het gebruik van RFID en sensoren. Met die data moet natuurlijk wel iets worden gedaan.” Volgens zowel Van Oosterhout als Van Hillegersberg heeft het de sterke voorkeur om zaken die te automatiseren zijn ook te automatiseren. “Start met basale zaken, zoals transacties, de operationele ordercycle. De betalingen. Erg vaak komen bij deze zaken nog menselijke handelingen voor. Dat is geen slim werk, automatiseer je dit, dan blijft er tijd over om slimmer te plannen”, aldus van Hillegersberg. Beide heren zijn het er in elk geval over eens dat het doel te allen tijde moet zijn om de datakwaliteit zo hoog mogelijk te krijgen. Een combinatie van mensen, intellligent agents die een deel van de menselijke beslissingen overnemen en goed communicerende IT-systemen helpen daarbij. En vrijwel elk halfjaar dienen zich wel nieuwe mogelijkheden aan, zoals de mogelijkheid om ERP-data social te maken, ofwel op een social media achtige manier te delen. Daarmee zouden verkopers op een push basis sneller op de hoogte zijn van alles wat met hun klanten te maken heeft en deze zodoende kunnen informeren. Een ontwikkeling als deze heeft ook prettige voordelen voor de bedrijven die het willen gebruiken: de technologie is vrijwel of geheel gratis.

Reageer op dit artikel